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procedure archivage v3 7 1

Procédure d ? archivage Département logistique Action Contre la Faim C CHistorique des révisions du document Date de révision Auteur Département logistique Département logistique Département logistique Département logistique Département logistique Résumé des modi ?cations Conception initiale Corrections Correction Précisions sur l ? archivage physique Mise à jour identité visuelle Action Contre la Faim Changement durée de conservation Remarques Table des matières Introduction Outils de normalisation de l ? archivage Codi ?cation des documents Catégories d ? articles Identi ?cation des bases Etiquetage Archivage papier Responsabilités Comment organiser les archives Fréquence des mouvements d ? archives Archivage numérique Organisation des dossiers dans les ordinateurs logistiques Règles simples pour l ? archivage numérique Scanner les archives logistiques Sauvegarde Di ?érents domaines d ? archivage voir le Tableau d ? archivage Gestion de la sécurité Financement de projet Signature autorisée Gestion de la Cha? ne d'approvisionnement Achat Transport Gestion du stockage Equipements Véhicules Gestion logistique Liens entre LOG et ADMIN Informations ?nancières Original du Dossier d ? Achat Originaux des Contrats SAGA Audit Audit interne Audit du bailleur Capitalisation des informations Di ?érents types d ? informations Passation Action Contre la Faim - Kit Log V Page C Organisation standard des dossiers dans les ordinateurs Introduction L ? archivage peut se dé ?nir comme les procédures et moyens nécessaires pour s ? assurer que les données sauvegardées sont correctement conservées pendant la période déterminée pour leur utilisation en interne comme en externe Les employés du Département Logistique sont donc responsables des principales activités relatives à l ? archivage L ? archivage est le processus de conservation de données ou d ? ensembles de données pour une utilisation ultérieure L ? archivage est un thème important pour Action Contre la Faim - D ? un point de vue interne un système d ? archivage performant nous rend plus e ?caces et réduit les pertes de temps pendant la préparation des rapports et des audits Un archivage adéquat re ète également les principes de Professionnalisme et de Transparence d ? Action Contre la Faim - D ? un point de vue externe Action Contre la Faim s ? engage auprès des bailleurs à justi ?er l ? achat l ? utilisation et la destruction des matériaux services et équipements etc Le respect des règles de classement et d ? organisation n ? a aucune valeur si les documents ne sont pas complets dûment complétés et signés Par conséquent seuls les employés auxquels on a con ?é une telle responsabilité sont autorisés à signer les documents Ces employés doivent comprendre ce que signi ?e leur signature en termes de responsabilité personnelle et de conséquence pour Action Contre la Faim Se référer au Formulaire de signatures autorisées Se référer aux responsabilités des signatures dans le processus de validation de la cha? ne d ? approvisionnement Les archives doivent être conservées ans Outils de normalisation de l ? archivage Codi ?cation des documents La plupart des formulaires d ? Action Contre la Faim ont des codes bien spéci