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REPUBLIQUE DE GUINÉE MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L’ELEVAGE, DE L’ENVIRONNEME

REPUBLIQUE DE GUINÉE MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L’ELEVAGE, DE L’ENVIRONNEMENT ET DES EAUX ET FORETS MANUEL QUALITÉ DES SERVICES CENTRAUX DE LA DNE 36-07-1 1 PROCEDURE DE GESTION DU COURRIER ET DES ORDRES DE SERVICE DNE-SC Cette procédure décrit les étapes obligatoires du courrier entrant et sortant de la DNE en vue d’assurer : - la traçabilité de tout courrier de son arrivée jusqu’à l’archivage final à la DNE ou de son départ de la DNE jusqu’à la garantie de réception par le destinataire - le suivi de l’exécution de toute instruction dans les délais exigés par le donneur d’ordre. 1/ COURRIER A L’ARRIVÉE A. Au niveau de la Direction 1/ Réception et enregistrement sur le registre « arrivée » de la Direction, avec attribution d’un numéro de référence et ajout d’une fiche de circulation sur chaque courrier 2/ Remise du courrier numéroté et enregistré au Directeur National 3/ Lecture, tri, instructions sur la fiche de circulation et attribution, sur certains courriers, de la mention « Ordre de service » par le Directeur (tampon avec mention OS en rouge). Un ordre de service est une instruction ou une demande émanant d’une autorité supérieure ou de référence (Gouvernement, Gouvernorat, Institutions internationales, etc.) et devant conduire à une action spécifique, souvent dans un délai précis. 4/ Retour du courrier au secrétariat de Direction (après consultation du DNAE si nécessaire) qui exécute les opérations suivantes : 4.1. Pour le courrier non OS, ventilation vers le destinataire principal au sein de la DNE ou archivage direct au niveau du secrétariat de Direction (si ventilation inutile). 4.2. Pour le courrier répertorié « OS », enregistrement informatique dans le fichier Excel « Gestion des OS » placé sur le réseau informatique de la DNE (cf. modèle dans annexe), avec notamment une date limite d’exécution. Après cet enregistrement, le courrier OS est ventilé comme le courrier ordinaire. B. Au niveau du Service destinataire (division, service rattaché, service spécialisé, etc.) 1/ Réception et enregistrement sur le registre « arrivée » du Service, avec attribution d’un numéro d’ordre au niveau du service. Cet enregistrement doit obligatoirement indiquer dans une colonne le numéro de référence du dossier (celui attribué par le secrétariat de Direction). 2/ Remise du courrier enregistré au chef de Service 3/ Lecture, tri et instructions complémentaires éventuelles portées sur la fiche de circulation par le chef de Service pour le destinataire final 4/ Retour du courrier au secrétariat du Service qui exécute les opérations suivantes : 4.1. Pour le courrier non OS, ventilation vers le destinataire au sein du Service ou archivage direct au niveau du secrétariat du Service (si ventilation inutile). 4.2. Pour le courrier répertorié « OS », enregistrement informatique (date de remise et nom du destinataire final) dans le fichier Excel « Gestion des OS » placé sur le réseau informatique de la DNE. REPUBLIQUE DE GUINÉE MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L’ELEVAGE, DE L’ENVIRONNEMENT ET DES EAUX ET FORETS MANUEL QUALITÉ DES SERVICES CENTRAUX DE LA DNE 36-07-1 2 PROCEDURE DE GESTION DU COURRIER ET DES ORDRES DE SERVICE DNE-SC 2/ COURRIER AU DÉPART A. Au niveau des Divisions 1/ Propositions de courrier soumises obligatoirement à la lecture du chef de Division. Après corrections éventuelles et finalisation, transmission à la secrétaire de Division 2/ Enregistrement, par la secrétaire de Division, des courriers au départ dans le registre « Départ » au niveau de la Division 3/ Pour les courriers classés « OS », enregistrement informatique des informations relatives à la réponse apportée dans la colonne « Suites données » dans le fichier Excel « Gestion des OS ». 4/ Remise (avec émargement sur le registre division) au secrétariat de Direction des courriers finalisés pour signature du Directeur National (ou de son adjoint). Aucun courrier ne peut quitter la DNE sous une signature autre que celle du DNE ou du DNAE (sauf exceptions ou délégations clairement précisées par écrit). B. Au niveau du secrétariat de Direction 1/ Enregistrement et archivage (chronos) de tous les courriers au départ. Une copie des courriers émanant des Divisions est cependant retournée au secrétariat de Division pour archivage (chronos) 2/ Expédition des courriers au départ exclusivement sous la responsabilité du secrétariat de Direction. Le courrier ne doit pas retourner dans les services pour envoi aux destinataires. Examen par le Responsable Assurance Qualité Nom : Signature : Date : Validation par le Directeur National de L'Elevage Nom : Seny MANÉ Signature : Date : (Cette fiche annule et remplace celle du : ) uploads/s1/ dne-sc-36-06-1-gestion-du-courrier-et-des-os.pdf