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Audit du Cycle Ventes Clients DESA Finance Introduction: La pérennité et le dév

Audit du Cycle Ventes Clients DESA Finance Introduction: La pérennité et le développement de toute entreprise a but lucratif, reposent sur sa capacité à utiliser et gérer des moyens matériels, financiers et humains avec efficacité et efficience. La fonction commerciale étant une des principales fonctions au sein d’une entreprise, doit être bien organisée et structurée grâce à un contrôle efficace et pertinent. Elle doit aussi être auditée régulièrement afin d’éviter le gaspillage et les détournements des deniers sociaux. Cependant dans le cadre de notre séminaire, il nous importe d’analyser le cycle vente client du point de vue comptable et financière, ainsi qu’au niveau des procédures du contrôle interne. I- Présentation du cycle vente client : A- Les opérations concernées : Ce cycle est centré sur des opérations principales auxquelles peuvent se rattacher des opérations inverses et des opérations accessoires. 1- Opérations principales : Fondamentalement, ce cycle concerne des opérations visant à l’obtention d’un revenu et entrant dans l’objet social de l’entreprise ; il peut donc s’agir, soit de ventes de biens fabriqués, transformés ou achetés par l’entreprise, soit de ventes de services. 2- Opérations inverses : Deux types d’opérations ont un caractère « inverse » par rapport à la vente. Il s’agit tout d’abord des opérations qui nécessitent l’émission d’un avoir (retour de marchandise par exemple) ; ensuite des décisions dont le résultat est l’extourne d’une créance à pertes et profits (abandon de créance). 3- Opérations accessoires : Enfin, on ne peut dissocier de l’étude des ventes un certain nombre d’opérations accessoires (octroi de remises, rabais ou ristournes, décisions d’escompte, vents de déchets et de sous produit, etc.). B- Les principaux comptes à examiner : Les comptes dans lesquels sont enregistrés ces opérations sont les suivants : a- comptes de produits : 711 ventes de marchandises 712 ventes de biens et services produits b- comptes de charges : 6196 dotation d`exploitation aux provisions pour dépréciation de l`actif circulant 61964 DEP pour dépréciation des créances de l’actif circulant 6585créances devenues irrécouvrables 1 Audit du Cycle Ventes Clients DESA Finance 6182 pertes sur carences irrécouvrables c- Comptes de bilan : 342 Clients et comptes rattachés 3421 Clients 3423 Clients retenues de garantie 3424 Clients douteux ou litigieux 3425 Clients effets à recevoir 3427 Clients factures à établir et créances sur travaux non encore fracturables 442 Clients créditeurs, avances et acomptes 4421 Clients avances et acomptes reçus sur commandes en cours 4425 Clients dettes pour emballages et consignés 4427 Rabais remises et ristournes à accorder – avoir à établir 4428 Autres clients créditeurs 4455 Etat TVA facturée C-les caractéristiques du cycle : Pour le cycle « vente », l’auditeur retiendra particulièrement les éléments suivants :  Le volume généralement important des opérations enregistrées en comptabilité.  La complexité relative des enregistrements, qui doivent traduire non seulement certains aspects commerciaux particuliers (correspondant par exemple a la spécificité de certains types de ventes, a des réductions et a des retenues de garantie, a la reprise ou a l’échange de marchandises détériorées…), mais également un certain nombre de risques attachées aux opérations (ceux en particulier qui sont relatifs a l’octroi de crédits). D- les limites du cycle : Selon la nature économique des opérations, pourront être exclus :  Les produits accessoires, qui ne sont pas liés au cycle des ventes. Ainsi rattachera-t- on par exemple, au cycle « personnel » les revenus des services exploités dans l’intérêt du personnel.  Les produits financiers, qui sont étudiés principalement avec le portefeuille titres, opérations financières et la trésorerie. 2 Audit du Cycle Ventes Clients DESA Finance II- CARACTERISTIQUES D’UN BON CONTROLE INTERNE. A. SERVICES INTERVENANTS. Dans un schéma d'organisation type permettant l'exercice d'un bon contrôle interne, on rencontre généralement les services suivants : 1. Service "Administration des ventes". Distinct du service des ventes, il est essentiellement chargé du traitement et du suivi de l'exécution de la commande clients. 2. Service "Approbation des crédits". Il est essentiellement chargé pour les ventes autres qu'au détail de donner son approbation avant le traitement de la commande. L'activité de contentieux lui est généralement rattachée. 3. Service "Expédition". Il doit s'assurer qu'aucune marchandise n'est livrée sans autorisation correspondante (ordre de livraison, ordre de travail, etc). Il est souvent souhaitable que ce service soit distinct du service des réceptions. 4. Service "Facturation". Rattaché généralement au service comptable, il prend en charge l'établissement des factures à partir d'informations communiquées par les autres services. 5. Service "Comptes clients". Il enregistre les factures et doit s'assurer que le total enregistré correspond aux éléments transmis par le service "Facturation". B. principales caractéristiques du contrôle interne par phase : Les principales phases du cycle ventes se présentent comme suit : Acceptation, traitement et exécution de la commande, Facturation, Enregistrement des factures, Suivi des comptes "Clients", Suivi des encaissements, 1/Acceptation, traitement et exécution de la commande. -Objectifs du contrôle interne : Le contrôle interne doit garantir que : ● Toutes les commandes sont traitées rapidement (pas de livraisons pouvant générer ultérieurement des litiges). L'enregistrement chronologique et quotidien des commandes et la surveillance constante de leur exécution constituent à cet égard une procédure satisfaisante. ● Les conditions de la commande sont acceptables (elles doivent, en effet, être étudiées avec soin avant d'accepter la commande) : - le prix offert et les délais de paiement sont-ils acceptables eu égard à la politique de l'entreprise ? 3 Audit du Cycle Ventes Clients DESA Finance - peut-on les fabriquer dans un délai raisonnable ? - les marchandises commandées sont-elles en stock ? - ces marchandises doivent-elles être livrées et si oui par quel moyen de transport ? A cet égard l'approbation des conditions de la commande par un responsable est le plus souvent nécessaire. ● le client est solvable : la commande reçue ne doit pas impliquer un dépassement du crédit maximum qui lui est alloué. S'il s'agit d'un nouveau client, sa solvabilité doit être examinée. -Organisation correspondante Prise d’information pour approbation des conditions du BC(refus ou acceptation) le BC est soumts à l’approbation d’une personne responsahle de l’octroi de credit(etabliss ement des limites de crédit) Service production ou/et stockage Expédition livraison 4 Bc1 BC Bc2 Bc3 BC Bc4 Enregistrement en plusieurs examplaires pré-numérotés Audit du Cycle Ventes Clients DESA Finance 2/Facturation (objectifs et organisation) Que le système soit manuel ou automatisé, les procédures de livraison et de facturation doivent donner l'assurance que : ● les factures sont toutes correctement et rapidement établies, ● les quantités livrées ont été correctement saisies et correspondent aux quantités commandées et aux quantités facturées, ● les prix sont correctement appliqués et les différents rabais ou remises accordés en fonction des accords passés avec les clients, ● la facture est arithmétiquement correcte. 3/Enregistrement des factures : -Objectifs du contrôle interne Le contrôle interne doit garantir l'exhaustivité de l'enregistrement des factures. Par ailleurs, les erreurs d'enregistrement doivent pouvoir être détectées par des procédures adéquates. - Organisation correspondante Ces objectifs sont généralement atteints, soit par un système informatique assurant directement les enregistrements, soit par un système manuel comportant les éléments suivants ● Les factures sont enregistrées journellement afin d'éviter tout oubli ou retard, ● Les factures sont enregistrées selon leur suite numérique, ce qui permet d'en vérifier rapidement l'enregistrement, soit par le pointage du journal des ventes, soit par le pointage d'une liste récapitulative des ventes journalières, ● Une séparation correcte des tâches est assurée : les journaux de ventes doivent être établis, dans la mesure du possible, par une personne ou un service indépendant de la facturation et surtout de la tenue des comptes "Clients" et n'ayant pas accès à la trésorerie, ● des contrôles et rapprochements globaux sont effectués. 4/Suivi des comptes clients -Objectifs du contrôle interne Le contrôle interne doit veiller au respect des objectifs suivants : ● assurer la relance des arriérés. ● permettre la constatation de la dépréciation de certaines créances 5 Audit du Cycle Ventes Clients DESA Finance -Organisation crrespondante Cela suppose que soient, notamment, remplies les conditions suivantes :  l'édition d'une balance par antériorité de soldes échus permet de détecter rapidement les arriérés, une procédure de relance systématique la complétant efficacement,  le suivi des comptes "Clients" est fait par une personne n'ayant pas accès aux opérations de trésorerie,  les provisions pour dépréciation sont approuvées par un responsable indépendant du suivi des comptes "Clients". 5/Suivi des encaissements -Objectifs du contrôle interne Le contrôle interne doit permettre d'atteindre les objectifs suivants : ● Les recettes sont intégralement comptabilisées, ● elles sont imputées au bon compte individuel. -Organisation correspondante Cela suppose notamment l'existence des contrôles suivants :  un contrôle préliminaire sur les recettes avant tout enregistrement,  une séparation des tâches de réception des encaissements, contrôle de la liste des recettes et enregistrement des recettes,  une remise fréquente en banque des chèques et espèces reçus,  un contrôle des comptes individuels "Clients". III- EVALUATION DU CONTROLE INTERNE ET EXAMEN DES COMPTES. A- Guide standard d'évaluation cycle ventes-clients OBJECTIFS D'AUDIT RISQUE POTENTIEL CONTRÔLES DE PROCÉDURES ENVISAGEABLES 1. Réalité : toutes les ventes (retours) comptabilisées correspondent à des opérations réelles Surévaluation du chiffre uploads/s1/ expose-du-cycle-ventes-clients.pdf