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SPIE Sud-Ouest FORMATION / SENSIBILISATION INTERNE : MANAGEMENT DES RISQUES ET

SPIE Sud-Ouest FORMATION / SENSIBILISATION INTERNE : MANAGEMENT DES RISQUES ET SOUS-TRAITANCE Date Rédigé Vérifié Approuvé Ind Objet de révision Mars 2013 S. Rémésy / O. Dubesset O. Dubesset A. Langlais B Méthodologie et pilotage Contrat Sous-traitance Avril 2013 S. Rémésy / O. Dubesset O. Dubesset A. Langlais C Mises à jour Mai 2013 S. Rémésy / O. Dubesset O. Dubesset A. Langlais D Mises à jour - Liste pièces administratives - Paragraphes formalisation du contrat et Garantie de paiement SOMMAIRE A. Introduction - Contexte B. Objectifs C. Méthodologie et pilotage D. Les grandes étapes E. Les règles et modes opératoires F. Les contrôles – audits internes G. Références règlementaires H. Documents associés à la sous-traitance I. Questionnaire sous-traitance A – INTRODUCTION - CONTEXTE  La sous-traitance est un acteur économique incontournable dans nos métiers et nécessaire à l’optimisation et à la sécurisation de notre développement.  Nos sous-traitants sont des partenaires et nous avons l’obligation de « sécuriser » l’ensemble des étapes de la consultation à la réalisation des prestations jusqu’au paiement.  La complexité de la sous-traitance doit nous alerter sur les principales infractions pénales ou civiles qui peuvent nous être reprochées ; directement, le marchandage et le prêt illégal de main-d'œuvre ; indirectement le travail dissimulé, si nous ne mettons pas en place des procédures de contrôle. En cas d’infraction, SPIE Sud-Ouest serait exposée à un risque de solidarité financière du fait des agissements d’un sous-traitant. B – OBJECTIFS Cette maîtrise passe impérativement par le respect des règles légales et des modes opératoires propres à SPIE Sud-Ouest. Il est nécessaire de mettre en place des procédures de contrôle de nos sous-traitants pour répondre aux exigences des textes en vigueur et se prémunir des inspections de plus en plus fréquentes effectuées sur nos chantiers par les administrations (douane, URSSAF, inspection du travail,…) sur le respect des règles légales liées à la sous-traitance. L’objectif de cette session de formation / sensibilisation est notamment de « sécuriser » l’ensemble du processus de sous-traitance et de mieux appréhender le rôle de chaque intervenant dans le processus. Programme de la formation des Comités de Direction et Responsables d’affaires : C – METHODOLOGIE ET PILOTAGE La maîtrise des risques nécessite de préciser ou de rappeler les règles légales et les modes opératoires à respecter tout au long du processus de recours à une entreprise sous-traitante. Les étapes principales ci-dessous décrivent les points clefs du processus. Pour chacune des étapes, les règles essentielles fixent les modes opératoires internes en conformité avec les textes en vigueur à ce jour. Le Directeur Opérationnel est le garant du respect de l’ensemble des étapes du processus de gestion de la sous-traitance dans son Unité Opérationnelle. Il s’appuie sur les fonctions supports (achats, juridique et QSE) qui apportent leurs contributions pour la maitrise de la sous-traitance. Au-delà du respect des exigences règlementaires et des modes opératoires propres à chaque Unité Opérationnelle, le service juridique et la direction QSE procéderont régulièrement à des audits sur la sous-traitance. D – LES GRANDES ETAPES 1. Sélection et Consultation du sous-traitant 2. Le contrat de sous-traitance 3. La déclaration du sous-traitant auprès du Maître de l’Ouvrage 4. Le suivi du sous-traitant sur chantier : - PPSPS / PdP - L’accueil sécurité du responsable du sous-traitant - Contrôle de la qualité des prestations sous-traitées 5. Réception, DGD 6. Evaluation du sous-traitant E – LES REGLES ET MODES OPERATOIRES Si les règles à respecter sont communes à tous, les modes opératoires sont sous la responsabilité et restent propres à chaque Direction Opérationnelle. 1. Sélection et Consultation du sous-traitant  Avec le concours des Achats, le porteur d’affaires identifie les besoins en sous-traitance et choisit un sous-traitant, si possible dans le Panel Achat, en conformité avec les exigences législatives en vigueur et les prestations attendues. Fiche de Renseignements sous-traitant :  La fiche de renseignements sous-traitant est envoyée par le Service Achats au sous-traitant, lequel doit la retourner complétée et signée avec les documents demandés. Pièces Administratives Obligatoires :  Le Service Achats est en charge de la gestion des documents administratifs obligatoires et doit s’assurer que l’ensemble de ces documents est à jour : Si le sous-traitant doit compléter l’envoi de documents administratifs obligatoires, il doit les communiquer aux Achats avant tout début d’exécution de ses travaux. A défaut les Achats interviendront auprès de la comptabilité pour bloquer le règlement des factures du sous-traitant qui n’est pas à jour ou n’a pas renouvelé ses documents administratifs obligatoires. Pour chaque contrat, le sous-traitant délivre une attestation sur l’honneur établissant la liste des salariés étrangers intervenant dans l’exécution des travaux. (Document SSO : « Attestation salariés étrangers ») Pour les sous-traitants étrangers, les pièces administratives obligatoires doivent être traduites en Français et 2 pièces complémentaires doivent être fournies (déclaration préalable de détachement (CERFA n°13816 02) + lettre d’envoi à l’inspection du travail + certificats A1 pour chaque salarié). Liste des pièces administratives obligatoires : A renouveler tous les 6 mois : - Extrait K-bis de moins de 2 mois (société) ou Carte inscription au répertoire des métiers (artisan) - Attestation sur l’honneur (voir modèle joint) éditée sur papier à entête, signée du représentant légal - Attestation URSSAF - Attestation d’assurance RC en cours de validité et garantissant l’activité sous-traitée A renouveler tous les ans : - Attestation de régularité fiscale ( impôts + TVA) - Engagement en matière de prévention sécurité environnement - Cahier des clauses spéciales de sous-traitance signé Pour chaque contrat : - Attestation salariés étrangers Consultation :  Faire établir un devis précis systématique avant le début des travaux par le sous-traitant. Etre vigilant sur les prix qui doivent s’inscrire dans les pratiques de la profession. Vérifier que le sous-traitant ait la compétence et la capacité humaine et technique à exécuter la prestation et peut fournir les documents prévus par les textes. 2. Le contrat de sous-traitance Types de Contrat :  Le contrat de sous-traitance doit être établi suivant : - les 3 modèles de contrats types SPIE Sud-Ouest (contrat FNTP ou spécifique Métier, contrat simplifié, commande de sous-traitance) - les seuils et critères spécifiques à chaque Unité Opérationnelle. Le contrat doit faire référence au « cahier des clauses spéciales de sous-traitance » accessible sur Internet et qui doit être signé par le sous-traitant tous les ans avec la fiche de renseignements du sous-traitant (envoyée par les achats). Formalisation du contrat :  Tous les contrats destinés aux sous-traitants devront être établis avec le concours des porteurs d’affaires par les Achats, qui attribueront à chacun des contrats finalisés un numéro d’identification indispensable au sous-traitant pour lui permettre d’être payé. Les contrats de sous-traitance de « régularisation » ne seront donc plus autorisés. Les Achats ne pourront plus communiquer de numéros d’identification de commande si le contrat n’a pas été vérifié par les Achats avant envoi au sous-traitant pour signature. Les factures des sous-traitants ne mentionnant pas le numéro de commande auquel elles se réfèrent, ne pourront pas être traitées en comptabilité et seront retournées au sous-traitant.  Le contrat de sous-traitance doit indiquer avec précision le contenu et les limites de prestations à réaliser, le prix, les délais de réalisation et les conditions particulières d’exécution (travail de nuit, habilitations spécifiques…). La rémunération doit être forfaitaire ou sur prix unitaire et non établie en fonction d’un nombre d’heures. Les fournitures associées doivent être mentionnées dans le contrat.  Les exigences QSE doivent être répercutées dans le contrat (contrôles, PV,…).  Une retenue de garantie (5%) ne sera appliquée au sous-traitant dans son contrat que si le montant des travaux ou des prestations dépasse 15k€ (recommandation SSO) Garantie de paiement du sous-traitant :  En Marché Public, avec le contrat, un acte spécial (DC4) doit être établi et transmis pour signature au sous-traitant pour lui permettre d’être payé directement par le Maître de l’Ouvrage.  En Marché Privé, avec le contrat, une caution bancaire de garantie de paiement doit être remise au sous-traitant pour garantir le paiement de toutes ses factures par l’Entreprise Principale : l’absence de caution bancaire peut entrainer la nullité du contrat. Le seuil et/ou les conditions à partir desquels cette caution est systématiquement établie sont définis pour chaque UO. Signature du contrat :  Le contrat NON SIGNE est adressé au sous-traitant pour signature avant réalisation des travaux.  Après signature du sous-traitant, le contrat ne pourra être signé que par le N+1 du porteur d’affaires disposant d’une Délégation de Pouvoir et de Responsabilité, dont le seuil d’autorisation sera en conformité avec le montant des travaux figurant au contrat de sous- traitance. Les contrats simplifiés et les commandes de sous-traitance pourront être signés en fonction des montants (seuils spécifiques à chaque UO) par toute autre personne autorisée suivant l’organisation de chaque Unité Opérationnelle. 3. La déclaration du sous-traitant auprès du Maître de l’Ouvrage Le sous-traitant doit être déclaré auprès du Maître de l’Ouvrage préalablement à tout début d’exécution des travaux sur le chantier : - En marché Public, l’acte spécial DC4, préalablement signé par le sous-traitant sera transmis au Maître de uploads/s1/ formation-st-06-2015-v2-pdf.pdf