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1 GUIDE DES PROCEDURES DE LA Société Nationale de Développement Informatique (S

1 GUIDE DES PROCEDURES DE LA Société Nationale de Développement Informatique (S.N.D.I.) Novembre 2006 2 SOMMAIRE I Introduction ….………………………………………………………………………5 II Présentation de la SNDI ……………………………………………………….... 6 III Organisation et Fonctionnement de la SNDI ……..……………….……….… 7 III.1 Le Conseil d’Administration ....………………………..……………………….. 9 III.2 La Direction Générale ……………………………………..……………….…....10 III.3 Les Conseillers Techniques ……………………….……..…………….………11 III.4 Le Chargé de Mission ..………………….……………………..…………….....13 III.5 Les Directions …....…………………….……………………..……….……..…...13 1. Direction de l’Administration et de la Logistique ………………..……......13 2. Direction Financière et Comptable ….……………………………………….46 3. Direction Commerciale et Marketing ……………………………………...100 4. Direction des Etudes, du Développement et de la Formation …….……107 5. Direction de l’Exploitation …………………………………………….……..113 IV Conclusion …………….….......................................................….…….….……..117 3 GLOSSAIRE Le CA : Le Conseil d’Administration Le PCA : Le Président du Conseil d’Administration La DG : La Direction Générale Le DG : Le Directeur Général Le CT1 : Le Conseiller Technique chargé du suivi des affaires Administratives et Juridiques, Financières, Commerciales et Marketing Le CT2 : Le Conseiller Technique chargé du suivi de l’Exploitation, des Etudes et du Développement La DFC : La Direction Financière et Comptable Le DFC : Le Directeur Financier et Comptable La DAL : La Direction de l’Administration et de la Logistique Le DAL : Le Directeur de l’Administration et de la Logistique La DEDF : La Direction des Etudes, du Développement et de la Formation Le DEDF : Le Directeur des Etudes, du Développement et de la Formation La DEX : La Direction de l’Exploitation Le DEX : Le Directeur de l’Exploitation La DCM : La Direction Commerciale et Marketing 4 Le DCM : Le Directeur Commercial et Marketing Le CM : Le Chargé de Mission Le Dépt. AAJ : Le Département de l’Administration et des Affaires Juridiques Le Dépt. Logist. : Le Département de la Logistique Le Dépt. FCB : Le Département Finance et Contrôle Budgétaire Le Dépt. Cpta. : Le Département Comptabilité Le Dépt. Com. : Le Département Commercial Le Dépt. MC : Le Département Marketing et Communication Le Dépt. C.O : Le Département Conseil et Organisation Le Dépt. D. NTIC : Le Département Développement et NTIC Le Dépt. Format. : Le Département Formation Le Dépt. DBA : Le Département Administration des Bases de Données Le Dépt. SM : Le Département Systèmes et Maintenance Le Dépt. R.T : Le Département Réseau et Télécommunications S N D I : Société Nationale de Développement Informatique MDPMEF : Ministère Délégué auprès du Premier Ministre chargé de l’Economie et des Finances N T I C : Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication 5 I – INTRODUCTION Le 18 septembre 2006 s’est tenue une réunion à l’échelle du Ministère Délégué auprès du Premier Ministre chargé de l’Economie et des Finances (MDPMEF) sous la présidence du Ministre portant sur la nécessité d’un guide de procédures du fonctionnement aussi bien au sein des services de l’Administration Centrale que des Etablissements Publics et des Sociétés d’Etat sous sa tutelle. A l’issue de cette rencontre exploratoire, le Ministre a instruit ses collaborateurs Directeurs Généraux et Directeurs Centraux de doter leurs structures d’un Guide de Procédures qui décline chronologiquement le fonctionnement des services ; un tel document pouvant servir aussi bien à informer les usagers qu’à contrôler l’exactitude du travail de chacun des acteurs. Le présent Guide de Procédures est élaboré pour satisfaire les objectifs suivants : permettre aux agents de la SNDI d’avoir une vue d’ensemble sur l’exécution des tâches qui les attendent ; mettre à la disposition des agents un outil de travail qui leur donne une large vue sur les tâches exécutées dans tous les autres compartiments de la société afin d’éviter le cloisonnement et la sclérose ; permettre aux tiers de comprendre le mécanisme de fonctionnement des services de la SNDI pour la fourniture des prestations ; favoriser la transparence en exposant, au vu de tous, les procédures en usage à la SNDI ; offrir une grande réactivité pour satisfaire les tiers à travers les outils des Technologies de l’Information et de la Communication. 6 II – PRESENTATION DE LA SNDI La SNDI est une société d’Etat de droit privé dont le rôle est d’effectuer dans le domaine informatique des prestations de gestion, de conseil et de formation à l’adresse de l’Etat, de ses ramifications et du secteur privé. Placée sous la tutelle du Ministère Délégué auprès du Premier Ministre chargé de l’Economie et des Finances, la SNDI a son siège social à Abidjan, Cité Financière, au 4è étage de l’immeuble du Trésor. Elle dispose d’infrastructures techniques de très haute technologie et des ressources humaines au nombre de 171 personnes. Elle a été créée par le décret n°99220 du 10 mars 1999 qui lui confère les attributions suivantes : 1. Au titre de ses activités de gestion, la société assure, à la demande de l’Etat : • la gestion administrative des matériels informatiques des services de l’Etat, qui à cet effet, sont inscrits pour mémoire dans un inventaire tenu par la société ; • la gestion d’un observatoire national, à travers la mise en œuvre d’un plan informatique ; 2. Au titre de ses activités de conseil, la société, à la demande des services de l’Etat, des communes, des entreprises publiques ou de tous autres tiers : • effectue des études de projets et de schémas directeurs, des études de marchés informatiques et de budgétisation de la dépense informatique ; • exploite et contrôle pour leur compte l’exécution de projets d’investissements informatiques en qualité de maître d’œuvre ; • exploite les applications informatiques ; • concourt à la mise à niveau technologique et à la promotion de la recherche ; • met en place des services télématiques d’échanges d’informations stratégiques nationales ; • donne un appui à leurs personnels et à leurs services dans l’utilisation des techniques informatiques avancées ; 3. Au titre de ses activités de formation, la société met en œuvre des programmes de formation. 7 III – ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT ORGANISATION DE LA SNDI Pour assumer ses missions, la SNDI est structurée en quatre niveaux hiérarchiques de base : Niveau 1 : Le Conseil d’Administration Niveau 2 : La Direction Générale Niveau 3 : Les Directions opérationnelles Niveau 4 : Les Départements La composition et le rôle de ces niveaux hiérarchiques sont décrits dans la partie concernant le fonctionnement de la société. L’organigramme cidessous est une illustration de l’organisation en vigueur à la date de rédaction du présent guide des procédures (Octobre 2006). 8 Légende : cf. glossaire page 3 octobre 2006 DG DAL DFC DEX Dépt AAJ Dépt Logist. . Dépt FCB Dépt Cpta. Dépt Com. Dépt MC Dépt C.O Dépt Format. Dépt DBA Dépt SM Dépt R.T Conseil d’Administration CT1 CT2 CM DCM DEDF Dépt D.NTIC 9 FONCTIONNEMENT DE LA SNDI Le cadre juridique et administratif du fonctionnement de la SNDI est défini par son décret de création. Par ailleurs, l’administration et la gestion sont confiées respectivement au Conseil d’Administration et à la Direction Générale. III1 – Le Conseil d’Administration Le Conseil d’Administration comprend : Un représentant du Premier Ministre ; Deux représentants du ministre délégué auprès du Premier Ministre chargé de l’Economie et des Finances ; Un représentant du ministre de la Fonction Publique et de l’Emploi ; Un représentant du ministre des Infrastructures Economiques ; Un représentant du ministre du commerce ; Un représentant du ministre de l’Enseignement Technique et de la Formation Professionnelle ; Un représentant du ministre de l’Industrie et de Développement du Secteur Privé. Les membres du Conseil d’Administration sont nommés par décret sur rapport conjoint des ministres représentés au dit conseil. Le Conseil d’Administration exerce, de façon continue, son autorité et son contrôle sur les activités de la société. Il exerce ses attributions dans le respect de celles expressément réservées à l’autorité de tutelle ou au Directeur Général, par les dispositions législatives et réglementaires en vigueur et par celles de l’article 6 du décret de création ou par les statuts. Sans préjudice de l’exercice de ses attributions propres, telles que définies par les dispositions législatives et réglementaires en vigueur et par le décret susvisé, le Conseil d’Administration exerce les attributions ciaprès qu’il ne peut déléguer : 10 1. il détermine la politique générale de la société ; 2. il arrête le projet de budget de l’exercice à venir et vérifie périodiquement que le budget de l’exercice en cours s’exécute en équilibre ; 3. il autorise le Directeur Général à signer le contrat de programme pluriannuel et veille à son exécution ; 4. il autorise dans le respect du budget de la société pour l’exercice considéré, les investissements d’un montant supérieur à un seuil qu’il fixe ; 5. il autorise le recrutement de tout personnel d’encadrement relevant d’un statut de droit privé. III2 – La Direction Générale La Direction Générale de la société est assurée par un Directeur Général, nommé par le Conseil d’Administration. Le Directeur Général est une personne physique distincte du Président du Conseil d’Administration. Toutefois, le Conseil peut confier la Direction Générale à son Président, uploads/s1/ guide-de-procacdures-sndi-j-23-11-2006-paginac.pdf