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LA NOTE ADMINISTRATIVE Ce document s'adresse aux personnels soucieux d'apprendr

LA NOTE ADMINISTRATIVE Ce document s'adresse aux personnels soucieux d'apprendre à rédiger des lettres administratives courantes ou de se présenter à des concours ou à des examens professionnels. 1 SOMMAIRE SOMMAIRE 1 INTRODUCTION 2 CONSEILS MÉTHODOLOGIQUES 3 NATURE DE L'ÉPREUVE 3 LES DIFFÉRENTS TYPES DE NOTES ADMINISTRATIVES 3 MÉTHODOLOGIE DE LA NOTE ADMINISTRATIVE 6 LES QUALITÉS DE LA NOTE ADMINISTRATIVE 14 QUELQUES CONSEILS 16 2 La quasi-totalité des concours administratifs, de catégorie A ou B, comporte une épreuve de rédaction administrative, à partir de l'étude d'un dossier. La définition la plus courante de cette épreuve est la suivante : "Rédaction d'une note administrative à partir de l'étude d'un dossier remis aux candidats et permettant d'apprécier leurs qua- lités d'analyse et de rédaction". Ce type d'épreuve n'est pas destiné à apprécier les connaissances des candidats, mais leurs qualités d'analyse, de synthèse, de méthode, de rédaction en même temps que leur aptitude au raisonnement. Si l'objectif de la rédaction administrative semble clair, sa pratique est parfois plus difficile, et l'expérience des jurys montre qu'elle se révèle être une épreuve particulièrement sélective, qui mérite une préparation et un entraînement consciencieux. 3 CONSEILS MÉTHODOLOGIQUES N A T U R E D E L ' É P R E U V E Elle se présente sous la forme d'un dossier comportant un sujet et un certain nombre de documents. Le nombre et la longueur de ces documents peuvent varier suivant le concours concerné et le choix du jury (entre 10 et 15 pages). Les documents peuvent être également d'origine diverses : - Textes législatifs et réglementaires (lois, décrets, arrêtés, circulaires), - Correspondances échangées entre administrations ou provenant d'usagers du service public, - Articles de presse spécialisée. L E S D I F F É R E N T S T Y P E S D E N OT E S A D M I N I S T R A T I V E S La note administrative répond à un objectif et à une utilité précise. C'est un document interne à l'administration, un élément du processus de décision ; elle n'est ni une dissertation de culture générale, ni une dissertation juridique. Elle constitue un élément de la procédure de prise décision. Elle doit être claire, simple, et pratique. Elle doit fournir à l'autorité hiérarchique, le cas échéant, l'ensemble des éléments qui vont lui permettre de faire le point sur une question et préparer, en cas de besoin, sa décision. Elle peut avoir différents destinataires : - un supérieur hiérarchique, - un service ou un ensemble de services, - les usagers du service public. 4 Suivant son (ou ses) destinataire, et donc sa finalité, la note administrative peut prendre plusieurs formes. Destinée à un supérieur hiérarchique Elle a pour objectif de permettre à son destinataire de prendre connaissance d'un dossier sans avoir à consulter et étudier l'ensemble des documents le constituant. Elle a alors pour but : - soit d'informer le destinataire en faisant le point sur une réglementation ou sur un dossier, - soit de proposer au destinataire une (ou des) solution à un problème administratif. Destinée à un service ou un ensemble de services C'est alors une note de service qui a pour but de transmettre des instructions/iinformations. Destinée au public C'est alors une note d'information ; elle peut alors prendre la forme d'une lettre : lettre administrative ou lettre en forme personnelle. Il est important le jour du concours, et dans la préparation, de se poser la question de savoir quel type de note administrative il convient de rédiger, la réponse à cette question comportant des conséquences sur la formulation de la note. 5 STRUCUTRE D’UNE NOTE ADMINISTRATIVE TIMBRE Lieu et date Note à l'attention de Objet : Référence : INTRODUCTION DÉVELOPPEMENT NOTE FAISANT ÉTAT D'UNE RÉGLEMENTATION NOTE COMPORTANT LE CHOIX DE SOLUTIONS 1ère partie : Phrase titre de cette partie Courte introduction annonçant les sous- parties A) Sous-partie Développement s B) Sous-partie Développement s I - Les données du problème Courte introduction annonçant les sous- parties A) Sous- partie Développements B) Sous- partie Développements 2ème partie: phrase titre de cette partie Courte introduction annonçant les sous- parties A) Sous-partie Développement s B) Sous-partie Développement s Il - La recherche des solutions Courte introduction annonçant les sous- parties A) Sous- partie Développements B) Sous- partie Développements SIGNATURE 6 METHODOLOGIE DE LA NOTE ADMINISTRATIVE Il faut tout d'abord rappeler que, dans les conditions d'un concours, les "lauréats" seront ceux qui auront produit les meilleures notes administratives dans un laps de temps imposé. Savoir gérer son temps est une des conditions de la réussite. Il convient donc de se préparer soigneusement à cette situation, en se donnant une véritable méthode de travail. Cette méthode peut passer par le respect chronologique de différentes étapes : 1. Lecture du sujet 2. Découverte du dossier. Compréhension des orientations générales du dossier 3. Analyse méthodique du dossier 4. Rédaction soignée des passages clés de la note 5. Rédaction de l'ensemble des éléments de la note 6. Relecture Voici un schéma indicatif pour une épreuve d'une durée de 2 heures 30 : 1. Lecture du sujet ........................................................................................... 2 ou 3 mn 2. Découverte du dossier compréhension générale .............................................. 15 mn 3. Analyse méthodique .......................................................................................... 35 mn 4. Rédaction partielle soignée ............................................................................... 20 mn 5. Rédaction générale............................................................................................ 70 mn 6. Relecture............................................................................................................ 10 mn Il est entendu que ce découpage n'a qu'un caractère indicatif ; chacun l'adaptera à ses qualités propres, mais la répartition globale doit être respectée. La répartition proportionnelle des différentes étapes devra être assurée dans tous les cas, en l'adaptant à la durée réelle de chaque épreuve.  Lecture du sujet Il est important de lire attentivement l'énoncé du sujet : - Quel est le thème du dossier à traiter ? - Quels sont les mots importants ? - Quelles sont les consignes données dans le sujet ? - Qu'attend-on du candidat ? 7 Cette recommandation peut sembler banale, voire incongrue. En fait, de son respect peut dé- pendre le succès ou l'échec. Nombre d'erreurs grossières résultent d'une lecture incomplète ou erronée. L'épreuve place le candidat fictivement dans une situation administrative. Il faut absolument en tenir compte. Celle-ci peut avoir des conséquences importantes sur le fond et sur la forme de la note. Cette mise en situation s'appuie sur trois éléments. - La place dans la hiérarchie Cet élément n'est pas en lui-même déterminant pour l'étude du dossier soumis. Il résulte simplement du type de concours présenté. - Le service administratif concerné Cet élément est plus important dans la mesure où il peut avoir des répercussions sur les modalités d'approche d'un dossier et sur l'orientation générale de l'étude et de la rédaction. Le jour du concours, il convient donc de faire attention au service dans lequel vous êtes fictivement affecté pour les besoins de l'épreuve. - Le destinataire de la note Cet élément est déterminant ; selon la qualité du destinataire, l'approche d'un même dossier sera évidemment différente. Une erreur dans la détermination du destinataire est, par ailleurs, une faute lourdement sanctionnée par les jurys.  Découverte du dossier, compréhension des orientations générales Il s'agit, dans cette phase, de prendre connaissance des documents constituant le dossier. Il ne s'agit pas de les lire dans le détail, mais de les répertorier, d'en appréhender le contenu général, d'étudier l'ordre dans lequel ils sont présentés. Cet ordre peut être thématique, hiérarchique, chronologique... et ne pas correspondre à l'enchaînement le plus logique pour traiter le dossier. Dans ce cas, il convient de réorganiser le contenu du dossier en fonction de l'approche retenue pour l'étude. Cette première lecture globale du dossier doit permettre de se familiariser avec son contenu, de le jauger, de commencer à en prendre possession. A la fin de cette phase, l'appropriation du dossier doit permettre de répondre aux questions suivantes : - Pour qui doit-on écrire ? - Qu'attend le destinataire ? - De quels éléments dispose-t-on pour élaborer la réponse ? 8 L'efficacité de cette phase d'appropriation est capitale pour la bonne suite du travail. Elle suppose : - une culture juridique et administrative élémentaire, - une certaine familiarité avec les textes administratifs, - un bon esprit d'analyse.  Analyse méthodique du dossier C'est bien entendu une phase importante de l'étude : il faut analyser précisément les documents du dossier, en faire ressortir toutes les informations utiles, classer et ordonner ces informations selon leur thème et leur importance. Trois problèmes se posent : La composition du dossier Trois catégories de documents peuvent se présenter : - Les textes juridiques : Lois, décrets, arrêtés, circulaires... Il faut en connaître la forme et la structure habituelle afin de pouvoir engager une lecture efficace, sans omettre d'examiner les éléments tels que dates, titres, visas, etc. La règle de lecture essentielle est ici l'ordre hiérarchique des textes, sans oublier que lorsque des dispositions sont modifiées par un texte de même niveau, c'est le texte le plus récent qui doit être retenu. RAPPEL DE LA HIÉRARCHIE DES TEXTES ADMINISTRATIFS. Normes supra-Iégislatives - la Constitution - les traités - les accords internationaux Normes législatives uploads/s1/ guide-la-note-administrative 2 .pdf