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Direction de la réforme budgétaire Module 5 – Chantier contrôle interne/audit i

Direction de la réforme budgétaire Module 5 – Chantier contrôle interne/audit interne Rédacteur : C. BERDAH/ C.DARCHY Version : 4.1 Création 01/06/2005 Date : 14/10/2005 Statut : Validé SIMPLIFICATION ET MODERNISATION DES PROCESSUS BUDGETAIRES ET COMPTABLES DE L’ETAT MATRICE DE CONTROLE INTERNE INTERMINISTERIELLE VERSION OCTOBRE 2005 Documents et travaux de référence Compte-rendu réunion de coordination 6A/Ré-ingénierie des 26 mai et 16 juin 2005 Référentiel de contrôle interne interministériel DGCP Validation Nom / qualité Date de validation Claire DARCHY 8/7 et 13/10/2005 Christophe FANICHET 8/7/2005 Jean-Paul MILOT 8/72005 Avis Date d’avis Version Nom / qualité Date de révision Version Commentaires Carine Berdah / BearingPoint 20/07/2005 4.0 Carine Berdah / BearingPoint 14/10/2005 4.1 Principales modifications par rapport à la version 4.0 du 20/07/2005. Correction §1.1 Définition du contrôle interne Corrections § 4 « Structure de la matrice de contrôle interne » : - Définition de l’attribut « Nature du contrôle ». - Précision sur les règles d’alimentation du moment et du champ du contrôle Direction de la Réforme Budgétaire Assistance à la simplification et à la modernisation des processus budgétaires et comptables de l’Etat 273207198.doc 11/06/2015 Sommaire Sommaire....................................................................................................................................2 0 Objet du document...............................................................................................................3 1 Qu’est-ce que le contrôle interne ?.......................................................................................4 1.1 Définition du contrôle interne : « Maîtriser le fonctionnement des activités »................4 1.2 Ce que n’est pas le contrôle interne..............................................................................5 2 Comment se concrétise un contrôle interne efficace ?.........................................................6 3 Le contrôle interne dans le cadre de la ré-ingénierie............................................................7 4 La structure de la matrice de contrôle interne interministérielle............................................9 5 Annexes.............................................................................................................................14 5.1 Annexe 1 : Différences Loi de Sécurité Financière et Sarbanes-Oxley.......................14 5.2 Annexe 2 : Décret n° 2003-596 du 26 juin 2003 relatif au contrôle interne des organismes de mutualité sociale agricole et aux sécurités informatiques..............................15 5.3 Annexe 3 : Définition des principaux objectifs recensés de la matrice de contrôle interne....................................................................................................................................19 5.4 Annexe 4 : Le contrôle interne comptable...................................................................21 5.4.1 Articulation des travaux ré-ingénierie avec le contrôle interne comptable............21 5.4.2 Points clefs du Référentiel de Contrôle Interne Interministériel DGCP...............23 273207198.doc Page 2 sur Direction de la Réforme Budgétaire Assistance à la simplification et à la modernisation des processus budgétaires et comptables de l’Etat 273207198.doc 11/06/2015 0 Objet du document L’objet de ce document est de présenter les composantes du dispositif de contrôle interne dans le cadre de la ré-ingénierie. 273207198.doc Page 3 sur Direction de la Réforme Budgétaire Assistance à la simplification et à la modernisation des processus budgétaires et comptables de l’Etat 273207198.doc 11/06/2015 1 Qu’est-ce que le contrôle interne ? 1.1 Définition du contrôle interne : « Maîtriser le fonctionnement des activités » Le contrôle interne correspond à une démarche unanimement admise dans le secteur public et dans le secteur privé qui répond à la préoccupation constante des dirigeants de mieux maîtriser leurs activités. Le contrôle interne, dans le secteur privé, est encadré en France par plusieurs textes, notamment :  La loi du 1er août 2003 de sécurité financière,  Le règlement n° 97-02 du 21 février 1997 du Comité de la réglementation bancaire et financière relatif au contrôle interne des établissements de crédit, Aux Etats-Unis, le Sarbanes-Oxley Act1 daté de 2002 fait référence en matière de contrôle interne. Dans le domaine public, nous pouvons notamment citer le développement du contrôle interne dans les instances européennes (24 standards de contrôle interne adoptés par la Commission Européenne2 en 2000), dans les collectivités locales ou encore dans les organismes de mutualité sociale agricole3. Enfin, si le terme « contrôle interne » n’est pas explicitement employé dans la LOLF, la mise en œuvre de la loi soulève la question de son développement. Le contrôle interne se définit comme suit :  Ensemble des dispositifs (processus), organisés, formalisés et permanents, choisis par l'encadrement, mis en œuvre par les responsables de tous niveaux pour maîtriser le fonctionnement de leurs activités;  Ces dispositifs sont destinés à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants :  La réalisation et l'optimisation des opérations.  La protection des actifs et des ressources financières.  La qualité des informations de toutes natures, en particulier comptables, budgétaires et des indicateurs de résultat.  La conformité aux lois et règlements. Cette définition est inspirée de la définition du COSO (Committee of sponsoring organizations of the Treadway Commission), manuel de référence international en matière de contrôle interne, de la définition de l’IFACI (Institut de l’audit interne) et prend en compte les remarques des représentants des ministères pilotes lors des ateliers ré-ingénierie de la phase macro- maille. Le terme « contrôle interne » est la traduction de l’anglais « internal control » ce qui signifie en majeur « maîtriser » et en mineur « vérifier ». Aussi la traduction française peut être trompeuse. Le contrôle interne doit permettre de répondre à la question « Que faire pour maîtriser ses activités ?». 1 Cf. § 5.1 Annexe 1 : Différences Loi sécurité financière / Sarbanes-Oxley Act 2 SEC (2000) 2203 du 13 décembre 2000 et SEC (2001) 2037 du 20 décembre 2001. 3 Cf. § 5.2 Annexe 2 : Décret n° 2003-596 du 26 juin 2003 relatif au contrôle interne des organismes de mutualité sociale agricole et aux sécurités informatiques 273207198.doc Page 4 sur Direction de la Réforme Budgétaire Assistance à la simplification et à la modernisation des processus budgétaires et comptables de l’Etat 273207198.doc 11/06/2015 1.2 Ce que n’est pas le contrôle interne  Le contrôle interne constitue un moyen d’arriver à ses fins et non pas une fin en soi.  Le contrôle interne est mis en œuvre par des personnes. Il ne s’agit pas simplement d’un ensemble de manuels de procédures et de documents ; il est assuré par des acteurs à tous les niveaux de la hiérarchie.  L’encadrement ne peut attendre du contrôle interne qu’une assurance raisonnable, et non une assurance absolue.  Le contrôle interne n’est pas un système d’inspection ou de vérification.  Le contrôle interne ne constitue pas une charge de travail supplémentaire : le contrôle interne doit être intégré à l’organisation et aux procédures. 273207198.doc Page 5 sur Direction de la Réforme Budgétaire Assistance à la simplification et à la modernisation des processus budgétaires et comptables de l’Etat 273207198.doc 11/06/2015 2 Comment se concrétise un contrôle interne efficace ? Le dispositif de contrôle interne doit permettre à l’entité de s’organiser pour que les éléments de toutes natures transmis aux autres entités aient le niveau de qualité convenu. La démarche de contrôle interne comprend les grandes étapes suivantes :  Fixer des objectifs qui découlent des missions de l’entité et les indicateurs afférents  Les objectifs de l’entité, qu’ils soient liés à la réalisation ou à l’optimisation des opérations, à la protection des actifs ou des ressources financières, à la qualité des informations ou à la conformité aux lois et règlements, doivent être fixés par le responsable opérationnel.  Lesdits objectifs découlent d’un cadre stratégique et se déclinent d’objectifs généraux en objectifs « opérationnels ».  L’atteinte des objectifs généraux doit être mesurée par des indicateurs de suivi.  Recenser et hiérarchiser les risques de ne pas atteindre les objectifs  Le responsable doit identifier les risques susceptibles d’avoir un impact sur la réalisation des objectifs fixés. Le risque se définit comme suit « un événement qui, par sa survenance, ne permet pas d’atteindre l’objectif »4.  Une fois identifiés, les risques doivent être hiérarchisés en fonction de leur gravité et de leur probabilité de survenance (« fort », « moyen », « faible »).  Mettre en place un dispositif de contrôle interne :  Organiser :  Mettre en place une organisation structurée via une définition et attribution claire des tâches et en veillant au respect des principes de séparation des tâches.  Définir des points de contrôle tout au long du processus.  Organiser la sécurité des biens, fonds et valeurs.  Documenter et formaliser : disposer de guides de procédures, d’organigrammes fonctionnels à jour.  Tracer : remonter, à partir de la trace d’une opération, à son fait générateur. Le dispositif de contrôle interne doit permettre de définir les modalités d’organisation de l’entité en situation normale et en situation perturbée (ex : panne informatique dans l’entité amont).  Evaluer, via l’audit, la qualité du dispositif de contrôle interne 4 Source : Référentiel de Contrôle Interne Interministériel DGCP 273207198.doc Page 6 sur Direction de la Réforme Budgétaire Assistance à la simplification et à la modernisation des processus budgétaires et comptables de l’Etat 273207198.doc 11/06/2015 3 Le contrôle interne dans le cadre de la ré-ingénierie Pour chacun des macro-processus cibles, MP1 Elaboration ministérielle d’un budget, MP2 Allocation et mise à disposition des ressources, MP3 Exécution des dépenses, MP5 Exécution des recettes et MP9 Gestion des immobilisations, le dispositif de contrôle interne dans le cadre de la ré-ingénierie est véhiculé par :  les processus en cible détaillés (logigrammes d’activités etc.)  la matrice de contrôle interne interministérielle La matrice de contrôle interne est un outil à destination de tous les opérationnels et en particulier des responsables. Ses objectifs :  Accompagner et sécuriser la mise en place des uploads/s1/ guide-matrice-controle-interne.pdf