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Paris, le 28 août 2009 La directrice des archives de France Le directeur généra

Paris, le 28 août 2009 La directrice des archives de France Le directeur général des collectivités territoriales à Madame et Messieurs les préfets de région Mesdames et Messieurs les préfets de département Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 Objet : Tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales. Références : 1. Code du patrimoine. 2. Code général des collectivités territoriales. 3. Décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 modifié relatif à la compétence des services d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques. Textes modifiés : 1. Note AD/5018 du 25 mai 1994 du directeur des Archives de France relative aux règles de fonctionnement des salles de lecture. 2. Circulaire AD 93-1 - NOR INT/B/93/00190/C du 11 août 1993 du directeur général des Archives de France et du directeur général des collectivités locales : instruction pour le tri et la conservation, aux archives communales, des documents postérieurs à 1982 produits par les services et établissements publics des communes. Les parties 1. Administration communale ; 3. Personnel communal ; 5. Biens communaux ; 6. Finances communales sont abrogées. Veuillez trouver ci-joint l’instruction citée en objet. Nous vous remercions d’en assurer la plus large diffusion auprès des collectivités territoriales et structures intercommunales de votre département. La directrice des archives de France Le directeur général des collectivités locales Martine de BOISDEFFRE Edward JOSSA - 3 - 0. INTRODUCTION 0.1. NÉCESSITÉ D’UNE NOUVELLE INSTRUCTION 0.1.1. Pour les communes L’instruction de tri du 11 août 19931 prenait en compte les transferts de compétences issus de la première vague de décentralisation de 19822. Depuis lors, non seulement une nouvelle vague de décentralisation3 a conféré aux communes de nouveaux pouvoirs, notamment en matière d’urbanisme, qui donnent lieu à des documents volumineux et non pris en compte par l’instruction de 1993, mais les méthodes de travail et d’organisation des collectivités ont été largement modifiées, ce qui n’est pas sans conséquence sur la production archivistique des communes. Tant pour couvrir les nouvelles compétences des communes que pour tenir compte de nouveaux champs d’action créés par l’évolution des techniques et des méthodes de travail – développement de l’informatique, généralisation des méthodes et outils de contrôle de gestion – il était nécessaire de refondre le texte de 1993, insuffisant pour traiter les documents produits. 0.1.2. Pour les autres collectivités et les structures intercommunales La France est passée, en quelques années, à une organisation largement décentralisée, inscrite dans la Constitution, qui donne aux collectivités des responsabilités longtemps exercées directement par l’État. Les régions et les départements, de même que les EPCI qui exercent par délégation des communes membres certaines compétences conférées par la loi aux communes, sont des producteurs d’archives de plus en plus nombreuses, volumineuses, variées. Là aussi, le besoin d’outils de gestion des archives est devenu aigu. À l’origine, le projet consistait à refondre, en l’adaptant à la situation actuelle, l’instruction de tri des archives communales mentionnée ci-dessus ; celle-ci aurait naturellement pu être largement utilisée pour les archives des EPCI puisque ceux-ci exercent les mêmes compétences, et donc produisent les mêmes types d’archives. Considérant, au fil du travail d’élaboration de ce nouveau texte, que les autres collectivités – départements et régions – avaient également de pressants besoins d’instruction de sélection, et que certaines fonctions, notamment de soutien, étaient de fait exercées par toutes les collectivités, il est apparu opportun d’adopter une autre présentation. 0.2. MÉTHODE DE TRAVAIL ADOPTÉE Les collectivités territoriales et leurs groupements ont été appréhendés de manière globale : les activités communes d’une part – fonctions administratives, de soutien – et fonctions propres de l’autre. Ces différents types d’activités pourront donner lieu à autant de tomes différents d’une « collection » unique : ainsi, le présent tome, le premier, rassemble les documents produits dans le cadre des fonctions communes aux différentes collectivités ; le deuxième traitera des documents produits dans le cadre des fonctions spécifiques aux communes. Si les différentes collectivités ont des compétences obligatoires spécifiques attribuées par la loi, certaines d’entre elles choisissent d’intervenir dans des domaines où elles n’ont aucune obligation. En conséquence, certaines fonctions font l’objet de documents produits par plusieurs types de collectivités, voire toutes. Ainsi, la culture, le tourisme, l’économie, par exemple, peuvent faire l’objet d’actions incitatives et de véritables politiques élaborées et mises en œuvre par les communes, les 1 Circulaire AD 93-1 - NOR INT/B/93/00190/C du 11 août 1993 du directeur général des Archives de France et du directeur général des collectivités locales : instruction pour le tri et la conservation, aux archives communales, des documents postérieurs à 1982 produits par les services et établissements publics des communes. 2 Loi n° 82-213 du 2 mars 1982 relative aux droits et libertés des communes, des départements et des régions. 3 Loi n° 2004-809 du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales. Archives des collectivités territoriales – Tome 1 : Activités communes et fonctionnelles __________________________________________________________________________________ - 4 - groupements de communes, les départements et les régions, alors que, par exemple, seules les régions ont des compétences économiques obligatoires. Le choix retenu pour ce tome a été de ne prendre en compte que les fonctions de soutien et celles découlant du fonctionnement de l’assemblée de la collectivité ou du groupement : ce sont les fonctions que l’on trouve de façon certaine dans toutes les collectivités et qui donnent lieu à une production documentaire comparable en qualité, sinon en quantité, d’une collectivité à l’autre. Les fonctions propres aux départements et aux régions pourront faire ultérieurement l’objet de tomes spécifiques à chacune de ces catégories de collectivités. Contrairement à l’instruction de 1993, le délai de libre communication aux tiers des différents types de documents recensés dans la présente instruction ne figure pas. En effet, la loi sur les archives du 15 juillet 2008 a modifié le code du patrimoine, en posant le principe de la communicabilité de plein droit des archives publiques (art. L. 213-1), sous réserve de délais spéciaux applicables aux documents dont la communication serait susceptible de porter atteinte aux secrets que la loi entend protéger (art. L. 213-2). La désignation d’une typologie documentaire ne permettant pas d’en déterminer à coup sûr le contenu – un même type de dossier pouvant être composé différemment selon la collectivité qui en est à l’origine – il est apparu plus prudent de ne pas donner d’indication relative à la communicabilité. L’appréciation de l’archiviste, qui découle de l’examen des documents concernés, reste en la matière prépondérante. 0.3. UTILISATION DE L’INSTRUCTION 0.3.1. Champ d’application et objectifs La présente instruction est valable quel que soit le support des documents (papier ou électronique) : le service d’archives doit être associé, comme l’est le service informatique de la collectivité, à la conception de tout système devant faire l’objet d’un archivage électronique. Celui-ci nécessite en effet l’adoption de formats, de spécifications techniques, de modalités d’export et la compilation de méta- données dont l’expérience a largement montré qu’ils n’étaient réalisables que s’ils étaient pris en compte au moment de la conception du système. La présente instruction ne prétend aucunement définir de manière exhaustive, pour chaque action prise en compte, l’ensemble des typologies documentaires possibles. Les pratiques administratives, le principe de libre administration des collectivités, la liberté de choix de la plupart des formes documentaires laissées aux administrateurs, rendent illusoire l’établissement d’une liste exhaustive de types documentaires. La présente instruction offre cependant un très large panorama des activités pratiquées par les collectivités, de sorte qu’il est possible de trouver un document proche si celui recherché n’est pas mentionné. Cette analogie sera fondée sur l’objet du document, l’action dans le cadre de laquelle il a été produit, l’agent qui a accompli cette action (différence entre le document reçu pour information et celui reçu pour action), le cadre juridique dans lequel il est produit, etc. En particulier, certains types de documents ne découlant pas à proprement parler d’une action mais plutôt d’un mode d’organisation du travail (les chronos, les organigrammes, les comptes rendus de réunion, les notes, ordres et instructions de service, etc.) ne sont pas cités. En général, ces documents sont destinés à l’élimination ; toutefois, s’ils sont révélateurs d’une organisation et d’un mode de travail particuliers, ils pourront être conservés. En particulier, le choix a été fait de préconiser une conservation unique et centralisée des organigrammes de chaque service au niveau de la gestion des ressources humaines. Selon l’organisation et le mode de travail de la collectivité, il est possible que le service RH (ressources humaines) ne conserve que les organigrammes généraux, peu précis, tandis que chaque service conservera son organigramme détaillé propre ; dans un tel cas, on préférera naturellement et autant que faire se peut la conservation des organigrammes détaillés au niveau de chaque service. 0. Introduction générale __________________________________________________________________________________ - 5 - 0.3.2. Présentation de l’instruction 0.3.2.1. Tableaux Délibérément, le choix a été fait de ne pas tenter de suivre un organigramme imaginaire, standard ou idéal, mais de se détacher de l’organisation propre à chaque collectivité pour présenter, uploads/s1/ instruction-duree-conservat.pdf