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MASNAOUI 1 MASNAOUI M A Z A R S L’ ELABORATION ET LE SUIVI DES MANUELS DE PROCE

MASNAOUI 1 MASNAOUI M A Z A R S L’ ELABORATION ET LE SUIVI DES MANUELS DE PROCEDURES Les séminaires du cabinet Masnaoui Mazars Séminaire animé par : Monsieur Nabil BAYAHYA - Directeur de mission, Masnaoui Mazars Consulting Systems 13-14-15 Juin 2001 MASNAOUI 2 MASNAOUI M A Z A R S SOMMAIRE GENERAL  SOMMAIRE Partie 1. Présentation du manuel de procédures • Rappel de la loi 9/88 article 4 • Définition du manuel de procédures • Objectifs du manuel de procédures • Nomenclature du manuel de procédures proposée le cabinet Masnaoui Mazars Partie 2. Méthodologie d ’approche 1. Relevé de l ’existant • Reconstitution des circuits d ’information • Tests de compréhension • Rapport préliminaire à la direction sur les points de procédures à améliorer 2. Contenu du manuel de procédures • Informations générales • Fiches de fonctions et de postes • Procédures opérationnelles • Procédures fonctionnelles • Etats de sortie MASNAOUI 3 MASNAOUI M A Z A R S  SOMMAIRE 3. Description du Manuel de procédures • Module Ventes - Clients • Module Achats - Fournisseurs • Module Immobilisations • Module Paie • Module Stocks • Module Trésorerie • Cycle de clôture comptable 4. Les annexes du manuel de procédures • Le plan comptable • l ’organigramme des services comptables • les principaux schémas d ’écriture MASNAOUI 4 MASNAOUI M A Z A R S 1. Présentation du manuel de procédures Définitions Objectifs Contexte et rappel de la loi Nomenclature proposée MASNAOUI 5 MASNAOUI M A Z A R S Définition Objectifs Contexte   Pourquoi un manuel de procédures ? • Une obligation légale; • Une nécessité opérationnelle que nous verrons à travers les objectifs un peu plus loin. Nomenclature MASNAOUI 6 MASNAOUI M A Z A R S Définition Objectifs Contexte   A quelle occasion est on amené à concevoir et à mettre en œuvre des procédures ? • Suite à des évolutions majeures … – Réorganisation de la structure, – (re) informatisation, – Déconcentration des activités, – Intégration de nouveaux métiers. • … Ou à la recherche d ’amélioration constante … – Plan d’action qualité totale, – Evolution des règles de gestion – Evolution des outils informatiques. Nomenclature MASNAOUI 7 MASNAOUI M A Z A R S  Rappel des Obligations légales • Le manuel d’organisation comptable est rendu obligatoire par la loi N° 9-88 relative aux obligations comptables des commerçants. – Article 4 de la loi n° 9-88 : Les personnes assujetties à la présente loi dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à sept millions et demi de dirhams (7.500.000 DH) doivent établir un manuel qui a pour objet de décrire l’organisation comptable de leur entreprise. • Le code général de normalisation comptable a édicté la même disposition – Cette disposition est applicable à l’ensemble des entreprises du secteur public et étendue à l’ensemble des assujettis à la loi comptable par avis du Conseil National de la Comptabilité Définition Objectifs Contexte  Nomenclature MASNAOUI 8 MASNAOUI M A Z A R S  L’analyse de cette disposition de la loi comptable et du C.G.N.C permet de dégager certaines observations : • Personnes assujetties – “Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant au sens du code de commerce ”. • Date d’entrée en vigueur – Toutes les personnes assujetties doivent disposer d’un manuel d’organisation comptable à partir du 1/1/94. • force légale de cette disposition – Le manuel d’organisation et de procédures comptables est un document obligatoire, au même titre que les autres supports et livres légaux requis des personnes assujetties. – L’inapplication de cette disposition implique que “l’administration fiscale peut rejeter les comptabilités qui ne sont pas tenues dans les formes prescrites par la présente loi et les tableaux y annexés ”. Articles 23 de la loi 9-88. Définition Objectifs Contexte  Nomenclature MASNAOUI 9 MASNAOUI M A Z A R S  Définitions des notions de base • Ci-après nous définissons Quatre notions clés de notre démarche : – Contrôle interne, – Procédures, – Règle de gestion, – Manuel de procédures. Définition Objectifs Contexte  Nomenclature MASNAOUI 10 MASNAOUI M A Z A R S  Notions de base - Contrôle interne • CONTRÔLE INTERNE est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. – Il a pour but, d’un côté, d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information, de l’autre, l’application des instructions de la direction et de favoriser l’amélioration des performances. – Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et procédures de chacune des activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci. Définition Objectifs Contexte  Nomenclature MASNAOUI 11 MASNAOUI M A Z A R S Exemple : Les règles de contrôle interne liées au cycle de ventes – Toutes les commandes sont traitées rapidement (Pas de livraison pouvant générer ultérieurement des litiges). – Les conditions de la commande sont acceptables (elles doivent être établies avec soin avant d’accepter la commande). – Le client est solvable : la commande reçue ne doit pas impliquer un dépassement du crédit maximum qui lui est alloué. – Les factures sont toutes correctement et rapidement établies et enregistrées.  Notions de base - Contrôle interne  Définition Objectifs Contexte Nomenclature MASNAOUI 12 MASNAOUI M A Z A R S Exemple (suite …) : Les règles de contrôle interne liées au cycle de ventes – Les quantités livrées ont été correctement saisies et correspondent aux quantités commandées et aux quantités facturées. – Les prix sont correctement appliqués et les différents rabais ou remises accordés en fonction des accords passés avec les clients. – La facture est arithmétiquement correcte. – La relance des clients est systématique et les provisions sont constatées. – Le suivi des encaissements est assuré.  Notions de base - Contrôle interne  Définition Objectifs Contexte Nomenclature MASNAOUI 13 MASNAOUI M A Z A R S Notions de base - Procédures • UNE PROCEDURE : Une procédure est un document qui décrit un processus spécifique et précise les responsabilités et les moyens requis pour obtenir le résultat prévu. PROCESSUS RESPONSABILITÉ RÉSULTAT MOYEN Quand ? Où ? qui ? Comment ? Quoi ? Pourquoi ? Définition Objectifs Contexte  Nomenclature MASNAOUI 14 MASNAOUI M A Z A R S Stratégie Politique Règles de gestion Règles de gestion Structure Procédures Informatique Action quotidienne   Notions de base - Règle de gestion • UNE RÈGLE DE GESTION est la déclinaison logique de la politique dans un domaine de gestion. C ’est le niveau le plus fin de la volonté managériale • LA POLITIQUE est une façon d ’organiser des actions homogènes au sein d ’un métier pour concrétiser la stratégie Définition Objectifs Contexte Nomenclature MASNAOUI 15 MASNAOUI M A Z A R S  Notions de base • UN MANUEL DE PROCÉDURES est un outil de mise en œuvre et de maîtrise de la gestion – C’est un outil simple et uniformisé de vision d’ensemble de l’entreprise et de cohérence des processus d ’activités. – Il permet de décrire simplement les actions à réaliser et les acteurs impliqués. – Il facilite le contrôle des dysfonctionnements et leur résolution Définition Objectifs Contexte  Nomenclature MASNAOUI 16 MASNAOUI M A Z A R S Définition Objectifs Contexte  Un Manuel de Procédures vise quatre objectifs principaux: • Objectif 1 : Un moyen de renforcement du contrôle interne • Objectif 2 : Un moyen de capitalisation pour l ’entreprise • Objectif 3 : Un moyen d ’amélioration des performances • Objectif 4 : Un moyen de transparence de l ’activité » Ces objectifs sont explicités ci-après ...  Nomenclature MASNAOUI 17 MASNAOUI M A Z A R S  Objectif 1: Un moyen de renforcement du contrôle interne • Le manuel de procédures doit tenir compte des Principes du contrôle interne : – Une bonne organisation implique des responsabilités bien définies, des objectifs déterminés, des procédures écrites, des moyens de contrôle efficaces et une séparation des fonctions de décision, de détention des valeurs et des biens, d’enregistrement de l’information et de contrôle. – Les procédures en place doivent prévoir les étapes successives de la circulation des biens, des services, des hommes, des documents et informations. – Elles doivent permettre un auto-contrôle, c’est-à-dire que le système de lui-même, signale toute anomalie. Les anomalies sont décelées par les divers recoupements, par le contrôle réciproque des tâches ou sont évitées par la mise en œuvre de moyens techniques appropriées. – Le contrôle interne doit permettre d’obtenir une information fiable, utile, claire et véritable. Définition Objectifs Contexte  Nomenclature MASNAOUI 18 MASNAOUI M A Z A R S  Objectif 2 : un moyen de capitalisation pour l’entreprise • Uniformiser et pérenniser les modes de fonctionnement, • Ne pas perdre le savoir faire acquis avec le temps, Cette perte peut être due à plusieurs raisons et notamment : – départs en retraite, – licenciements, – reconversion, – absence momentanée de projets. • Former le personnel : – le manuel des procédures peut servir d ’un guide pédagogique dans le cadre d uploads/s1/ elaboration-et-suivi-de-manuel-de-procedures.pdf