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IV- ELABORATION DU MANUEL DES PROCEDURES L'auditeur interne en est l'acteur pri

IV- ELABORATION DU MANUEL DES PROCEDURES L'auditeur interne en est l'acteur principal. Il se situe à toutes les phases du processus d'élaboration et de mise en oeuvre du manuel des procédures. IV-1- CONDITIONS D'ELABORATION l avoir un organigramme détaillé, l avoir une bonne description des attributions de chaque poste, l avoir une bonne définition des responsabilités l définir les objectifs du manuel et son champ d'application IV-2- PHASE D'ELABORATION DU MANUEL DES PROCEDURES Elle commence par la description par les opérationnels eux-mêmes, de la manière dont ils traitent leurs transactions. Les auditeurs internes définissent le cadre et l'architecture selon lesquels les opérationnels formalisent les opérations qu'ils traitent. Le cadre se présente sous la forme d'ateliers sectoriels (par service) regroupant tous les agents d'un même service où sont discutés les « avant-projets de procédures ». L'auditeur ne décrit pas les procédures, son rôle se limite à mettre en évidence les zones de risques qui doivent être couverts par des points de contrôle que les opérationnels définissent eux-mêmes. Le rôle de l'auditeur est un rôle de conseiller vis-à-vis des opérationnels. IV-3- PHASE DE RECENSEMENT DES SUPPORTS Parallèlement à la définition des procédures, un important travail de recensement, d'identification et de codification des supports doit être entrepris par les opérationnels avec l'aide des auditeurs. Cette phase importante a pour objet d'éliminer les redondances et double- emploi de supports de manière à rationaliser leur utilisation. IV-4- SYNTHESE ET VALIDATION DES AVANT-PROJETS DISCUTES EN ATELIERS Chaque service envoie, après discussion en atelier, son avant- projet à l'Audit Interne qui centralise tous les avant-projets. L'Audit Interne s'assure à ce niveau du respect de l'architecture déjà définie (cycle, procédures, sous-procédures, opérations), mais aussi de l'exhaustivité des supports énoncés dans la narration faite par les opérationnels. Une réunion de synthèse regroupant l'ensemble des services opérationnels est convoquée à l'initiative de l'Audit pour l'examen des avant-projets. L'avantage est une mise à niveau des opérationnels qui, de ce fait, vont prendre connaissance de l'ensemble des procédures de l'entreprise. Ils acquièrent également une polyvalence ce qui peut leur être utile au cas où ils seraient affectés à un autre service opérationnel. IV-5- LA REDACTION ET LA MISE EN FORME DU MANUEL La rédaction du document de synthèse qui sera le projet de manuel des procédures est souvent confiée à un comité de rédaction composé des opérationnels et de l'Audit Interne. La mise en forme est du ressort exclusif de l'Audit Interne, mais compte tenu de la dimension esthétique qu'elle renferme, cette tâche peut être sous-traitée à des cabinets d'étude externes qui disposent souvent de logiciels performants. Ce qui peut constituer un gain de temps pour l'audit. Une fois rédigé et mis en forme, le manuel est approuvé par la Direction Générale. uploads/s1/ ivmanuel-de-procedure.pdf