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1 FACULTÉ DES SCIENCES ÉVALUATION D’UNE THÈSE DE DOCTORAT 1 Nomination du jury

1 FACULTÉ DES SCIENCES ÉVALUATION D’UNE THÈSE DE DOCTORAT 1 Nomination du jury 1.1 Le jury responsable d’évaluer une thèse de doctorat est constitué d'au moins quatre (4) membres dont l'un est la directrice ou le directeur de recherche de l'étudiante ou l’étudiant. De plus, le jury comprend au moins un professeur du département où la candidate ou le candidat est inscrit et un membre provenant de l’extérieur de l’Université de Sherbrooke (membre externe). Les codirectrices et/ou codirecteurs sont invités à participer comme membres additionnels (voir section 3.2) 1.2 Les membres sont nommés par la Faculté à la suite d’une recommandation du département dont relève l'étudiante ou l’étudiant (Formulaire intitulé : Autorisation de dépôt et formation de jury d’un mémoire ou d’une thèse). Le jury est normalement présidé par l'un de ses membres appelés président-rapporteur. Ce membre doit être une professeure ou un professeur du département où la candidate ou le candidat est inscrit, est aussi nommé par la Faculté et il participe à l’évaluation. Le président-rapporteur est responsable du processus d’évaluation de la thèse. 1.3 Lorsque les circonstances l’exigent, la Faculté pourrait nommer, comme président-rapporteur, une professeure ou un professeur qui ne relève pas du même département que l'étudiante ou l’étudiant; cette personne s'ajoute aux membres énumérés à la section 1.1, mais ne participe cependant pas à l’évaluation de la thèse. 1.4 Dans la mesure du possible, un membre interne du jury, à l’exception du directeur et des codirecteurs, ne doit pas avoir collaboré avec l’étudiante ou l’étudiant. Un membre externe ne peut jamais avoir collaboré avec l’étudiante ou l’étudiant. On entend par ‘collaboration’ ici, être coauteur d’une publication, d’un brevet, ou autre ouvrage majeur ayant un rapport avec le travail de l’étudiante ou de l’étudiant. Dans un tel cas, le membre doit déclarer lors de la formation du jury toute situation de conflit d’intérêts incluant la collaboration. S’il y a un doute sur l’acceptabilité d’un membre, la vice-doyenne ou le vice-doyen à la recherche tranchera. Lorsque le règlement 1.4 oblige la nomination d’un membre du jury qui n’est pas raisonnablement familier avec le sujet de la thèse, ou cause tout autre préjudice à la bonne évaluation de la thèse, la Faculté pourra accepter la nomination d’un membre du jury ayant collaboré avec l’étudiante ou l’étudiante. Dans un tel cas, la règle 3.2 s’applique pour chacun des membres en conflit d’intérêts, à l’exception du directeur et des codirecteurs. 2 Évaluation de la thèse 2.1 Après le dépôt initial au vice-décanat, la Faculté envoie, par courriel, les exemplaires de la thèse aux membres du jury avec les formulaires appropriés (documents en format PDF). 2.2 Chaque membre remplit le formulaire Rapport d’évaluation d’une thèse par un membre du jury, en incluant une liste des corrections à effectuer, s’il y a lieu, ainsi que des commentaires mettant en évidence les points saillants de la thèse (voir l’annexe). Les membres retournent, par courriel, leur rapport dûment signé au président-rapporteur dans un délai de six semaines. 2 3 Décision du jury 3.1 Dès la réception des rapports, le président-rapporteur transmet une copie à tous les membres et, au besoin, les convoque à une réunion afin de prendre une décision sur l’évaluation de la thèse. 3.1.1 Le cas échéant, le jury peut convoquer l'étudiante ou l’étudiant lors de la réunion; il pourrait alors obtenir certaines précisions, une réponse à des objections, des informations supplémentaires, etc. Si l'étudiante ou l’étudiant ne se présente pas, il incombe au jury de décider si l’évaluation de la thèse peut être poursuivie ou non. 3.2 Toute décision du jury doit être prise par vote à la majorité des membres votants en l'absence de l'étudiante ou l’étudiant. Dans le cas d’une codirection, la décision du directeur et de tous les codirecteurs n’est exprimée que par un seul vote. S’il y a un différend entre le directeur et les codirecteurs, il est recommandé que ceux-ci tentent d’arriver à une entente. Dans l’impossibilité d’une entente, la recommandation du directeur a préséance sur celle des co-directeurs. Dans le cas où un membre interne du jury a collaboré avec l’étudiant ou l’étudiante (voir section 1.4) et que son vote brise l’égalité des votes, n’importe quel membre du jury, incluant le directeur ou un codirecteur, peut contester la décision. Si le jury est incapable d’en arriver à une décision à nouveau, le membre du jury ayant collaboré avec l’étudiante ou l’étudiant sera remplacé par un membre n’ayant aucun lien de collaboration avec celle-ci ou celui-ci et après un délai raisonnable (d’au plus 4 semaines), le jury se réunira à nouveau. Normalement, le jury prend l'une des trois (3) décisions suivantes : 3.2.1 Acceptation de la thèse avec ou sans corrections mineures On définit les corrections mineures par des améliorations à apporter à la thèse qui sont de nature à en faciliter la lecture ou la compréhension, mais qui n'affectent pas de façon importante ni le sens ni la portée de son contenu scientifique. Cette décision est prise à la majorité des membres votants (voir section 3.2). Toutefois en cas d’égalité des évaluations avec et sans des corrections mineures, la recommandation du membre externe est prépondérante et devient celle du jury. Si le jury décide d'imposer des corrections mineures, il en dresse une liste que le président-rapporteur transmet à l'étudiante ou l’étudiant après la réunion avec les rapports d’évaluation et les directives pour le dépôt final. Une date de soutenance est déterminée à ce moment. Le membre externe participe normalement à la soutenance, en présentiel ou par visioconférence. Dans le cas où sa participation n’est pas possible, il enverra une série de questions au président- rapporteur qui les lira au candidat. Le dépôt après les corrections mineures s’effectue auprès du président-rapporteur et doit se faire après la soutenance. Le président- rapporteur vérifie si les modifications ont été effectuées conformément aux directives du jury. La qualité du français ou de la langue utilisée doit être impeccable et peut à elle seule empêcher le dépôt final jusqu’à la satisfaction du jury. 3.2.2 Ajournement en raison de corrections majeures On définit les corrections majeures par des modifications importantes sur le contenu scientifique de la thèse (p. ex. qualité ou manque de résultats, leur interprétation, etc.). Une thèse dont la qualité du langage est telle que son évaluation en devient pénible voir impossible peut être retournée pour corrections majeures. Cependant, la Faculté des sciences souhaite que cette situation soit corrigée avant la soumission initiale de la thèse. 3 Cette décision est prise à la majorité des membres votants (voir section 3.2). Toutefois en cas d’égalité des évaluations pour ou contre des corrections majeures, la recommandation du membre externe est prépondérante et devient celle du jury. Si le jury décide d'imposer des corrections majeures, il en dresse une liste. Cette liste peut doit inclure tous les rapports d’évaluation des membres. Le jury fixe la période de temps allouée à l’étudiante ou l’étudiant pour apporter les modifications demandées. Le président-rapporteur rencontre l’étudiante ou l’étudiant pour lui remettre la liste des corrections, les autres documents appropriés et les directives pour le second dépôt. Le président-rapporteur avise le vice-décanat que le jury a exigé des corrections majeures. Il retourne les documents suivants à la Faculté : les rapports d’évaluation des membres dûment remplis, la liste des corrections exigées, et la date imposée par le jury pour le second dépôt. Le président- rapporteur conserve également une copie des divers documents et une copie de la thèse avant correction. Une fois les corrections effectuées, et après avoir obtenu l’accord de sa directrice ou de son directeur, l’étudiante ou l’étudiant dépose la nouvelle version de la thèse au vice- décanat. Le vice-décanat retourne la nouvelle version de la thèse ainsi que les formulaires à tous les membres du jury pour la seconde évaluation. Le président-rapporteur convoque à nouveau le jury pour prendre une décision finale d'acceptation ou de refus après un délai raisonnable, soit environ un mois. Si la version corrigée est acceptée par le jury, le processus continue comme décrite dans la section 3.2.1 Si la version corrigée de la thèse est refusée par le jury, la note Échec est attribuée à la thèse et il y a exclusion du programme d’études. Cette décision est prise, sous réserve des paragraphes 3.3 et 3.4, à la majorité des membres votants. Toutefois en cas d’égalité des évaluations pour ou contre le refus de la thèse, la recommandation du membre externe est prépondérante et devient celle du jury. Le jury doit consigner clairement et explicitement par écrit les raisons de la décision du refus. 3.2.3 Refus de la thèse à la première évaluation Sous réserve du paragraphe 3.3, le refus de la thèse signifie la fin de la candidature de l'étudiante ou l’étudiant. La note Échec est attribuée à la thèse et il y a exclusion du programme d’études. Cette décision est prise à la majorité des membres votants (voir section 3.2). Toutefois en cas d’égalité des évaluations pour le refus ou l’acceptation, la recommandation du membre externe est prépondérante et devient celle du jury. Le jury doit consigner clairement uploads/s1/evaluation-these.pdf