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LA CODIFICATION OBJECTIFS : 1- Objectif général : L’élève doit être capable de

LA CODIFICATION OBJECTIFS : 1- Objectif général : L’élève doit être capable de coder une information 2- Objectifs spécifiques : A la fin de cette leçon l’élève doit être capable de : Définir : code, codification, codification fonctionnelle, codification technologique ; donner les avantages et les inconvénients de la codification ; déterminer les qualités d’un code ; citer les principaux codes ; contrôler les codes. TAD 5 2014/2015 1 LA CODIFICATION INTRODUCTION Le travail administratif comporte généralement trois parties à savoir : la collecte et la saisie des informations, leur traitement et la prise de décisions. Ainsi les informations recueillies par l’entreprise sont exprimées sous forme de langage naturel. Pour assurer un traitement sûr et rapide de l’information, il faut réduire l’intervention humaine et automatiser le travail administratif. A cet effet, il est nécessaire de traduire le langage alphanumérique (naturel) en langage compréhensible par la machine. Cette traduction se fait grâce à la codification. Elle peut être définie comme une opération qui consiste à traduire une information en symboles, lettres ou chiffres afin de faciliter son traitement informatique. Dans le cadre de cette leçon nous aborderons tour à tour la codification fonctionnelle d’une part et la codification technologique d’autre part. TAD 5 2014/2015 2 Langage naturel de l’homme Codification fonctionnelle Langage abrégé conformément à un code Codification technologique Langage adapté à la machine LA CODIFICATION I. DEFINITIONS ET SCHEMA DE LA CODIFICATION 1- QUELQUES DEFINITIONS  Code : c’est une désignation conventionnelle généralement abrégée, d’un individu, d’un ensemble ou d’une chose ; c’est aussi un ou plusieurs symboles utilisés pour représenter une information ;  Codification : c’est une opération qui consiste à représenter une information par des codes ;  Codage ou codification technologique : c’est l’opération qui consiste à traduire matériellement le code de façon à le rendre assimilable par l’ordinateur ;  Codification fonctionnelle : c’est une opération intellectuelle qui consiste à étudier puis à choisir un système appelé code destiné à identifier ou à caractériser les entités d’un ensemble (opération manuelle) ;  Format d’un code : c’est la dimension exprimée en nombre de caractères ;  Dactylo codage : c’est l’opération qui consiste à transférer les données d’un support classique à un support moderne. 2- SCHEMA DE LA CODIFICATION Document de base Document de base codé Support perforé magnétique TAD 5 2014/2015 3 Symboles compris par la machine Ecriture courante - chiffres, lettres, symboles, signes Langage binaire (0 et 1) LA CODIFICATION II. ROLE ET QUALITES D’UN CODE 1- Rôle d’un code Un code permet :  D’identifier avec précision chaque donnée ;  de condenser l’information ;  de normaliser une information ;  de contrôler une information ;  de favoriser le gain de temps et de place ;  de réduire les risques d’erreurs ;  d’accélérer la saisie et le traitement de l’information. 2- Qualités d’un code Un code doit être :  Univoque : c’est-à-dire avoir une seule signification ;  souple : pour permettre les extensions et les insertions ;  concis : c’est-à-dire le plus court possible ;  contrôlable : c’est-à-dire permettre de détecter les erreurs ;  interprétable : pour faciliter le décodage ;  extensible : c’est-à-dire avoir une capacité suffisante pour envisager tous les cas actuels et les besoins prévisibles. Il existe deux types de codification : la codification fonctionnelle (opération manuelle) et la codification technologique (opération matérielle). III. LA CODIFICATION FONCTIONNELLE A. Définition La codification fonctionnelle est une opération intellectuelle qui consiste à étudier, puis à choisir un système de codification destiné à identifier les entités à l’aide d’un langage abrégé afin de faciliter son traitement. TAD 5 2014/2015 4 LA CODIFICATION B. Etapes de la codification La codification est une opération importante nécessitant une préparation et un contrôle rigoureux. Pour cela il faut :  Définir l’information à codifier ;  préciser les objectifs de la codification ;  choisir le type de code à retenir ;  préciser la date de mise en service du nouveau code, rédiger les consignes d’utilisation à l’intention du personnel chargé de codifier et à l’intention des utilisateurs ;  procéder à des vérifications systématiques sur des documents de base. C. Sécurité de la saisie a. Présentation du document de base Pour éviter les erreurs, lors du traitement des informations (qu’elles soient codées ou non) portées sur les documents de base, il faut qu’elles soient correctement saisies. A cet effet, on utilise :  des cases ou des cadres à cocher  des peignes ou des râteaux b. La capacité d’un code La capacité d’un code est le nombre de valeurs qu’un code est susceptible de représenter sans encombrement. Lors de la mise en place d’un code, il importe de lui assurer une durée de vie suffisamment longue donc d’éviter qu’il soit vite saturé. La capacité d’un code est fonction du nombre de caractères disponibles dans l’alphabet utilisé (B) et le nombre de positions dans le code (n). D’une manière générale, la capacité d’un code est (C) : C = Bn C = capacité du code ; B = nombre de caractères possibles ; n = nombre de positions possibles. TAD 5 2014/2015 5 LA CODIFICATION Exemple : Pour un code alphabétique à 4 positions (SGBC), nous aurons : C = 264 C = 264 = 456 976 positions. Pour un code alphanumérique à 3 chiffres et à 2 lettres (23 lettres seulement car I, S, O ne sont pas utilisées) CE328, nous aurons : C = 103 X 232 C = 529 000 positions. Pour un code numérique à 3 chiffres, (212), nous aurons : C = 103 C = 1 000 positions. On remarque que la capacité des codes alphabétique et alphanumérique est nettement supérieure à celle des codes purement numériques. Toutefois, il est préférable d’utiliser les codes strictement numériques car les contrôles et les traitements sont plus aisés. D. Les différents codes fonctionnels 1ère famille : Codes Description Exemples Numérique Code composé uniquement de chiffres. Pour la saisie un clavier numérique à dix touches est suffisant. Code des départements MEFOU : 01 MFOUNDI : 02 Alphabétique Code composé uniquement de lettres. Pour la saisie un clavier alphabétique à 26 touches est nécessaire. ENSET : Ecole Normale Supérieure d’Enseignement Technique Alphanumérique Code composé de lettres et de chiffres. L’immatriculation d’un véhicule : CE9984A 2ème famille Codes Description Avantages Inconvénients Exemples Significatif A chaque caractère ou groupe de caractères correspond une information. Permet de faire des sélections. -le numéro peut se périmer ; -il n’est pas toujours très précis lorsque l’entreprise a des établissements dans des départements différents. Le numéro de client : 240 310 2 : profession 40 : numéro de département 310 : numéro d’ordre. Non significatif Code créé par l’utilisateur dont lui seul connaît la signification. Les chiffres ou C’est un système simple. Nécessité de consulter fréquemment les répertoires. Le numéro de matricule des élèves d’une classe. TAD 5 2014/2015 6 LA CODIFICATION les lettres n’ont en eux-mêmes aucune signification. Mnémonique Code significatif dont les caractères évoquent en clair l’information. -la signification des symboles est instantanément traduit par l’opérateur et les erreurs d’interprétation sont ainsi évitées ; -la mémorisation de l’information. Le nombre de caractères nécessaires est important. CDE : commande BL : bon de livraison L : longueur Descriptif Code comportant un certain nombre de positions qui décrivent l’objet codifié. Permet de faire des sélections. Péremption du numéro dû par exemple à un changement d’activités. Identification des matelas dans une usine ou taille d’un vêtement(S, M, L). 3ème famille Codes Description Exemples A séquences continues Code dont la désignation des informations est faite dans l’ordre naturel des nombres entiers ou des lettres. Enregistrement du courrier dans l’ordre d’arrivée : 19/09/2013 : 071 20/09/2013 : 072 21/09/2013 : 073 A séquences successives Code dont la désignation des informations comporte plusieurs tranches de chiffres ou de lettres. Le numéro des appartements dans un immeuble. TAD 5 2014/2015 7 LA CODIFICATION 4ème famille Codes Description Exemples Juxtaposé Code combiné et indépendant. Numéro d’immatriculation d’un véhicule : LT035CB LT : région 035 : numéro d’ordre d’enregistrement CB : numéro de série Hiérarchisé Code dont la première partie indique une partie générale et la deuxième les subdivisions. Le plan comptable : le compte de tiers 41 : clients et comptes rattachés 411 : clients 4111 : clients ordinaires E. Contrôle des codes Pour éviter les erreurs de saisie et vérifier l’exactitude des codes, divers types de contrôles sont effectués par l’ordinateur à savoir : - Le contrôle de la structure de l’information (nombre et type de symboles) ; - le contrôle par vraisemblance ; - le contrôle par redondance (l’information est codée sous deux formes différentes qui doivent être cohérentes) ; - le contrôle par utilisation des clés de contrôle (modulo). 1- Contrôle manuel 1.1- Contrôle de forme Il est question ici de vérifier le format, la composition, la structure du document. 1.2- Contrôle par redondance C’est une répétition qui permet d’éviter de se tromper sur l’information reçue. Exemple : sur une fiche de personnel, le uploads/S4/ codification.pdf