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NOTE DE CADRAGE PROJET : Instauration d’un logiciel de facturation au sein du c

NOTE DE CADRAGE PROJET : Instauration d’un logiciel de facturation au sein du cabinet B&S AVOCATS Rédigé par : Marion NGO PROMOTION n°6 : 2022/2023 Mentors désignés : Me BOULET & Me SALOMON PLAN THEORIE ET PRATIQUE I/ LES CABINETS D’AVOCATS FACE A LA TRANSFORMATION NUMERIQUE Les nouvelles technologies bousculent les professions en se présentant comme un nouveau concurrent capable de répondre plus directement et pour un moindre coût aux besoins évolutifs des clients. L’expertise de l’avocat et sa règlementation ne constituent pas une protection efficace contre cette pression concurrentielle. Les outils numériques apparaissent donc comme la solution au problème qu’ils posent. Cela permet aux avocats de se les approprier et ainsi accentuer la réorganisation de leurs services autour des besoins du client. A. Contexte Dans un environnement concurrentiel marqué par la transformation numérique, les cabinets d’avocats voient leur fonctionnement bouleversé. Ainsi, ils doivent s’adapter en intégrant la dimension technologique dans leur pratique. Le marché des services juridiques s’approfondit ; Les avocats s’y adaptent au moment où la concurrence s’intensifie et se globalise. Mais où en outre, tous les secteurs économiques sont eux-mêmes transformés par les nouvelles technologies. Qu’est-ce que la transformation numérique ? « C’est l’action de muter pour passer d’un état à un autre ». B. L’intégration des outils technologiques : facteur de compétitivité des entreprises du droit L’enjeu étant au contraire de déterminer dans quelle mesure le professionnel du droit peut améliorer la qualité de son travail en utilisant la technologie. La transformation numérique est de nature à accroître la compétitivité des entreprises du droit. En effet, les outils numériques peuvent permettre à ces dernières d’être plus performantes en termes de rapidité et de gains. Outre l’aspect performatif, la transformation numérique - lorsqu’elle est réussie - va permettre aux professionnels du droit de se concentrer sur leur cœur de métier et sur l’amélioration de leur offre de service à destination des clients. Ainsi, apparaît-il pertinent de parler de « synergie numérique et stratégique. C. Synergie numérique et stratégique : une condition pour accroître sa compétitivité Une appropriation judicieuse des outils technologiques permet aux entreprises du droit de pouvoir se concentrer sur leur cœur de métier et d’améliorer leur offre de service. La transformation numérique dans un cabinet d’avocat permet de décharger les équipes des tâches chronophages à faible valeur ajoutée et de se concentrer sur l’amélioration du service client. Toutefois, la transformation numérique doit être le résultat d’une stratégie tant prudence que définie. A/LE CABINET ET SON ENVIRONNEMENT/ LE CONTEXTE ORGANISATIONNEL ET L’ORIGINE DU PROJET 1. Présentation du cabinet et de son organisation Le cabinet B&S AVOCAT est une AARPI (association à responsabilité professionnelle individuelle) créé par deux avocats Nicolas SALOMON et Romain BOULET, spécialisés dans la défense pénale. Élus, Secrétaires de la Conférence en 2000, ils représentent le barreau de Paris, à l’étranger et assurent une mission de défense criminelle. Ils fondent leur cabinet en 2005 afin d’apporter à leurs clients une expertise et un accompagnement personnalisé en matière de droit pénal général de droit pénal des affaires. Compte-tenu de la transversalité du contentieux pénal, le cabinet B&S avocats intervient dans des procédures de droit de la presse et de droit commercial et assure également la défense des entreprises et leurs dirigeants, prévenus ou victimes. Le cabinet B&S AVOCATS est situé 39, boulevard Exelmans à Paris 16e et est composé de quatre avocats dont deux associés, deux collaborateurs et deux stagiaires. 2. Présentation du marché et de l’environnement du cabinet Les cabinets sont devenus, en trente ans, des entreprises et ce, en apprenant la gestion et les outils. Preuve en est, le développement et la professionnalisation des fonctions de support comme la communication et le marketing, mais aussi plus récemment, l’informatique, les ressources humaines, etc... 3. Présentation de la stratégie du cabinet et des facteurs différenciants L’expérience des avocats au sein du cabinet est un atout, tant sur le plan juridique que par son ancienneté ; en effet, c’est une équipe facilement déployable que ce soit sur le territoire ou à l’étranger. Leurs parcours pluridisciplinaires leurs permettent de traiter plusieurs thématiques et d’apporter Au cours de ces dernières années, le cabinet a vu sa clientèle s’accroitre et se diversifier, raison pour laquelle les méthodes de facturation ne répondent plus à celles précédemment utilisées. Elles varient selon les dossiers traités. Il a donc été décidé de pallier certaines défaillances et d’optimiser la facturation en présentant ce projet. II/ LA DESCRIPTION DU PROJET 1) Auteur du projet Idée commune des employeurs et de moi-même de procéder à l’installation d’un logiciel de facturation au sein du cabinet afin de structurer la facturation. 2) Présentation du projet envisagé « L'article 286-I-3° bis du Code Général des Impôts (CGI) présente l'obligation pour une personne assujettie à la TVA d'utiliser un logiciel ou un système de caisse qui satisfasse aux conditions d'inaliénabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale ». En matière de dématérialisation, l'article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 prévoit l'obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France. A. ENJEUX ET OBJECTIFS DU PROJET La pandémie a démontré à quel point ceux qui avaient investi et anticipé l’évolution et la place de ces nouvelles technologies ont été capables de mieux s’en sortir et ont continué leur évolution à la fois en interne, dans leur manière de se développer et vis-à-vis des clients, dans leurs interactions, mais également leurs offres de services. C’est dans cette optique que nous avons décidé d’investir dans un logiciel de facturation qui nous permettrait de délaisser la « méthode traditionnelle » (classeurs, facturiers, etc), et éviter ainsi les inconvénients (perte de temps, doublons, incompréhensions comptables, erreurs de calculs etc…). Ce futur logiciel sera efficace et permettrait donc de regrouper tous ces éléments pour, le moment venu, établir une facture claire et transparente. Les factures éditées peuvent ainsi être l'addition des temps passés sur les différentes diligences effectuées, une facturation de consommation de forfait ou la facturation d'une convention. Une fois les factures finalisées, elles peuvent être directement envoyées à leur destinataire final (le client). Outre la bonne santé financière de notre cabinet, une bonne facturation permettra d’avoir également un effet bénéfique sur la relation client. En effet, des factures claires, sans ambiguïté et conformes au travail accompli ont plus de chances d'être réglées dans les délais souhaités et concourent à la fidélisation de la clientèle en transmettant une image de sérieux et de professionnalisme. B. QUELS SONT LES BENEFICES ? - Gain de temps : h/ jours ou semaine - Facturation avancée : réduction des impayés - Suivi rapide : visibilité fluide des données - Suppression des erreurs : professionnalisme du cabinet - Calcul facturation par les collaborateurs : temps passé saisis automatiquement Cela garantira une vue globale sur la trésorerie du cabinet et définira également sa rentabilité. On peut définir simplement la rentabilité comme la différence entre le chiffre d’affaires et les charges du cabinet. Cependant, à la lumière des défis actuels (concurrence, interprofessionnalité, etc), la question de la rentabilité s’impose pour tous les cabinets d’avocats cherchant à développer ou à pérenniser leur activité. Le pilotage stratégique du cabinet s’oriente alors vers les gains de productivité pour maximiser le chiffre d’affaires tout en minimisant les coûts. C. LES LIVRABLES Ce projet débutera entre février 2023 et doit s’achever avant juillet 2023 D. LES RISQUES ET LES OPPORTUNITES - SWOT FORCES FAIBLESSES - Technologie reconnue - Efficacité - Rentabilité - Innovation - Parties prenantes pas à l’écoute - Utilisation partielle OPPORTUNITES MENACES/RISQUES -Cabinet prend conscience du bienfait d’un outil numérique - Evolution du CA - Nouvelle image du cabinet - Nouveaux logiciels plus performants sur le marché - Evolution de la technologie - Défaillance informatique - Qualité des sauvegardes E. LES CONDITIONS ET LES CRITERES DE SUCCES DU PROJET Les conditions : Le projet doit répondre aux défaillances et aux problématiques rencontrées au cabinet ; Tenir les délais Être utilisée par tous les membres du cabinet pour une meilleure rentabilité  Les critères : Trouver le logiciel adéquat Avoir une bonne capacité de stockage des données Être aux normes Garanties en cas de défaillance III/ LES ACTEURS DU PROJET 1. Les commanditaires du projet a) Le rôle Le Sponsor : Me SALOMON & Me BOULET Ils doivent définir les besoins exacts du cabinet, veiller au et b) Contribution Il gère l’aspect financier avec un budget défini 2. Le chef de projet : Marion NGO a) Rôle et responsabilité ? b) Style de management envisagé ? c) Enjeux personnels ? 3. Equipe projet (acteurs internes et externe) a) Rôle b) Contributions 4. Les ressources affectées au PROJET a) Ressources humaines ? b) Ressources matérielles ? c) Ressources budgétaires ? FIN Qu'est-ce qu'une note de cadrage ? Il s'agit du document de référence dans le processus. Il reprend dans les grandes lignes les points importants à connaitre d'un projet. Il répond aux questions QQOQCP :  Q - Quoi : définition du projet, périmètre  P - Pourquoi uploads/S4/ note-de-cadrage 1 .pdf