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2022 – PROCESSUS D’ELIGIBILITE DES PARTENAIRES AU FONDS HUMANITAIRE SÉANCE D’IN

2022 – PROCESSUS D’ELIGIBILITE DES PARTENAIRES AU FONDS HUMANITAIRE SÉANCE D’INFORMATION 0 0 0 0 AGENDA 1 Présentation du Fonds Humanitaire – RDC Architecture Humanitaire en RDC Les étapes du processus d’éligibilité Questions et Réponses 2 3 4 01 Présentation du Fonds Humanitaire –RDC 2022 – PROCESSUS D’ELIGIBILITE DES PARTENAIRES AU FONDS HUMANITAIRE Présentation du Fonds Humanitaire en RDC ( FH- RDC) Le Fonds Humanitaire en République Démocratique du Congo (FH RDC) est opérationnel en RDC depuis 2006, c’est un Fonds de financement commun pour les pays (CBPF), soit un mécanisme de financement humanitaire multi-bailleurs géré par le Bureau des Nations Unies de la coordination des affaires humanitaires (OCHA) en RDC sous la direction du Coordonnateur humanitaire (CH). • Les fonds permettent de financer des projets humanitaires mis en œuvre par les ONG nationales et internationales, les organisations du Mouvement de la Croix-Rouge et les Agences des Nations Unies, partenaires éligibles du FH RDC. Le Fonds Humanitaire en RDC a trois objectifs principaux : • Améliorer la réponse humanitaire en augmentant la part de financement alloué aux besoins humanitaires prioritaires à travers un processus inclusif et coordonné avec le terrain opérationnel ; • Renforcer le leadership du Coordonnateur humanitaire et tirer parti de son rôle de coordination ; • Mobiliser des ressources et soutenir la coordination en appui au Plan de Réponse Humanitaire (PRH). 02 Architecture Humanitaire en RDC Contexte humanitaire La province du Nord-Kivu compte en général plus de 1,9 millions de déplacés internes et plus de neuf cent mille retournées est en proie à des crises humanitaires liées à l’activisme des groupes armés. Les zones de santé de Mutwanga, Oïcha et Rwanguba (à cause incursions des éléments du M-23) sont particulièrement impactées à la suite de la dégradation du contexte ces derniers mois. On estime à plus de 1,4 millions de personnes affectées dans les zones de sande Oicha, Mutwanga et Rwanguba (370 735 PDI, 71 266 retournés et 993 362 populations hôtes). Un mouvement timide de retour y est observé et ceci laisse croire qu’en cas d’accalmie sur une période relativement longue, plusieurs déplacés pourront préférer retourner dans leurs villages 03 Les étapes du processus d’éligibilité Contexte et Justifications • Transition Managing Agent (Agent de gestion) PNUD – OCHA , depuis janvier 2020 • Recommandations de la Mission de Revue FH RDC (Janvier 2022) • Prise en compte des orientations du nouveau Global Handbook CBPF 2022 – PROCESSUS D’ELIGIBILITE DES PARTENAIRES AU FONDS HUMANITAIRE Objectifs et Méthodologie 1. Informer toutes les parties prenantes (partenaires, coordinateurs de clusters, les sous- bureaux et antennes d’OCHA RDC et autres) sur le processus d'éligibilité et l'approche de gestion basée sur les risques; 2. Rouvrir le processus d'éligibilité aux nouveaux partenaires sur la base de l'approche actualisée, et informer chaque partenaire évalué de son niveau de risque obtenu à la fin du processus d’évaluation des capacités par le FH. Une phase préparatoire + 4 étapes clés. Pourquoi évaluer les partenaires ? Le FH RDC est responsable de s’assurer qu'une évaluation des capacités de chaque ONG ou Mouvement de Croix/du Croissant Rouge partenaire est effectuée. Il y a deux raisons principales pour évaluer les partenaires : La gestion des performances : pour examiner les forces et les faiblesses des systèmes de gestion interne d'une organisation. Gestion des risques : examiner toutes les informations afin de mesurer les risques finaux et les avantages potentiels et prendre une décision sur les méthodes d'assurance les plus appropriées à appliquer au partenariat. Etape Préparatoire Phase préparatoire Activités et consultations 16 Septembre – 26 Septembre Consultations – 3 Octobre – 7 Octobre – Séances d’Information FH mapping des capacités et gaps des partenaires du Fonds FH consultations avec ICN, COHP et sous-bureaux; FH prépare les documents nécessaires au processus: 1. Annexe A – Questionnaire préliminaire au candidat à l’éligibilité; 2. Annexe B – lettre de référence pour la signature du Cluster; 3. Annexe C – Liste de contrôle des documents requis pour la due diligence (desk review) 4. Annexe D – Liste de contrôle des documents requis pour l’ICA (internal capacity assessment); 5. Annexe F – Formulaire d’Evaluation des capacités. FH déroule des séances d’information et sensibilisation pour toutes les organisations intéressées au partenariat avec le Fonds en RDC. Les étapes Etape1 • Questionnaire préliminaire et screening Etape 2 • Création de profil dans GMS Etape 3 Etape 4 • Due Diligence / Desk review (Vérifications préalables) • Evaluation des capacités Etape 1 Etape 1 Questionnaire Préliminaire et screening 10- 17 Octobre ( 10 jours) Les ONGs intéressées retournent le questionnaire préliminaire remplis au FH par email : info-drchf@un.org. Les questions préliminaires renseignent sur le curriculum vitae de l’organisation intéressée et sont basées sur les standards du manuel global CBPF : ( Voir Annexe A) Le partenaire intéressé devrait avoir une identification UNPP ( United Nations Partners Portal) ou s’enregistrer sur cette plateforme si il ne l’a pas fait au préalable sur le site https://www.unpartnerportal.org/ Ce questionnaire devra être impérativement accompagné de la lettre de référence signée d’un des clusters d’activités du partenaire (Annexe B). La recommandation par les clusters sera basée sur la couverture géographique et sectorielle. Autres critères: ONG travaillant/Protection des droits de la femme – Handicap – Engagée Forum ONG Après screening par le FH RDC, les partenaires ayant fournis les informations requises seront inscrits dans le Grant Management System (GMS). TBC Une notification individuelle par e-mail sera envoyé à tous les partenaires pour communiquer les résultats du screening. Etape 2 Etape 2 Création du profil dans GMS (Grant Management System) 17 Octobre -28 Octobre ( 10 jours ouvrables) Après screening par le FH RDC, les partenaires ayant remplis les minimum standards requis c- dessous , seront inscrits dans le Grant Management System (GMS) • Agreement officiel • Compte bancaire • Identification UNPP • Manuel de procédure • La lettre de référence des clusters ( Annexe B) Le FH enverra un e-mail officiel aux partenaires retenus pour les informer de la création de leurs comptes GMS, des orientations pour accéder à ce compte et fournira les instructions pour télécharger tous les documents nécessaires aux processus de due diligence. Une Séance de formation sera prévue pour l’utilisation de GMS :24/10 ( TBC) La liste de contrôles des documents requis pour la due diligence sera fournir aux partenaires Annexe C ( Présentation de l’annexe C) Etape 3 Etape 3 Due Diligence/Desk Review 25 – 31 Octobre ( 7 jours) La Due Diligence/Desk Review mise en place par le FH: vérifier la validité des documents pour tous les partenaires inscrits dans GMS ( vérification préalable à leur existence légale, de leur structure d’organisation et de leur fonctionnement opérationnel) Annexe C. Uniquement Les organisations qui fourniront tous les documents requis valides dans le délai, passeront la phase de due diligence/ desk review ( Approbation de la Due Diligence dans GMS). Un message (e-mail) sera envoyé aux partenaires ayant passé la due diligence et retenus pour l’évaluation de capacité interne pour expliquer les étapes prochaines. Etape 4 Etape 4 Evaluation des capacités A partir du 01 Novembre TBC • L’Evaluation des capacités concernera les partenaires qui ont passé l’étape 3 (Due diligence). • L’évaluation des capacités aura lieu au bureau principal de l’organisation. • Echange avec le Responsable de l’Organisation et son équipe autour de quatre (4) domaines. • Le niveau de risque du partenaire sera déterminé : Sur la Base du score de l’évaluation des capacités ; Les seuils d’éligibilité sont fixés par le CH, en concertation avec le CC; Le FH RDC communiquera de manière bilatérale le résultat de l’évaluation des capacités qui va se conclure par l’éligibilité ou non; L’évaluations des capacités des partenaires reflètent la capacité d'un partenaire au moment présent = Niveau de risque initial. Les scores et les détails de l'évaluation des capacités ne seront pas partagés. Les partenaires non éligibles à l’ICA actuelle pourront postuler à une autre évaluation 6 mois après la notification du résultat non concluant. 04 Questions Et Réponses MERCI uploads/Finance/ 2022-processus-d-x27-eligibilite-fh-rdc.pdf