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Annexe 1B Activités de distribution d’espèces Conditions spéciales 1. Sous rése

Annexe 1B Activités de distribution d’espèces Conditions spéciales 1. Sous réserve de la disponibilité de ressources, le PAM fournira au Partenaire coopérant les ressources financières indiquées dans le Plan d’opérations et décrites dans le Budget. Conformément au Plan d’opérations, le Partenaire coopérant organisera la distribution des fonds aux bénéficiaires au titre du présent Accord, directement ou par le biais d’un intermédiaire (les « Prestations »). 2. Le Budget comprendra deux parties: i) les Prestations payables par le PAM à l’avance conformément à la section E ci-dessous; et ii) les coûts et la commission pour frais de gestion afférents aux activités mises en œuvre en vertu du présent Accord (les « Coûts du Partenaire coopérant »), payables par le PAM au Partenaire coopérant à terme échu, conformément à la section F ci-dessous. Le budget relatif aux coûts du Partenaire coopérant comprendra, avec toutes les justifications voulues, les éléments concernant: a) la livraison; b) les services techniques ou spécialisés; c) la gestion et l’administration; et d) une commission de gestion égale à 7 pour cent des coûts susmentionnés. Les coûts de démarrage et d’achèvement des activités inclus dans le budget seront expressément indiqués. Section A - Obligations spéciales du Partenaire coopérant Outre ses obligations au titre des Conditions générales, le Partenaire coopérant devra : 3. prendre les dispositions voulues pour la réception, la mise en lieu sûr et le décaissement des Prestations fournies par le PAM conformément au Plan d’opérations ; 4. prendre toutes les mesures nécessaires pour faire en sorte que les Prestations parviennent aux bénéficiaires visés dans les délais convenus ; 5. tenir une comptabilité appropriée: i) de tous les fonds destinés aux Prestations reçus du PAM et décaissés conformément aux procédures comptables/directives financières énoncées dans le Plan d’opérations ; ii) des coûts encourus; et iii) de tous les fonds reçus du PAM qui n’ont été ni distribués ni décaissés ; 6. communiquer au PAM la liste des personnes autorisées à confirmer la réception des fonds et à signer l’accusé de réception, à manipuler les fonds et à présenter au PAM les documents, rapports et renseignements certifiés comme le prescrit le présent Accord. Cette liste comprendra également les spécimens des signatures des personnes autorisées et du sceau du Partenaire coopérant. Ce dernier informera le PAM de toute modification apportée à la liste ; 7. ouvrir et/ou tenir un compte bancaire, auprès d’une banque approuvée par le PAM, spécifiquement et exclusivement pour déposer les fonds reçus du PAM destinés aux Prestations, jusqu’à ce que ces fonds soient utilisés (le « Compte du programme »). Le Partenaire coopérant ne contractera pas ni ne permettra que subsistent une hypothèque, un privilège, un gage, une charge, un nantissement ou une sûreté, ou tout autre accord ou arrangement ayant pour effet de constituer une sûreté sur le Compte du programme ; 1 | Accord de partenariat sur le terrain - Conditions spéciales –Distributions d’espèces 8. informer par écrit la banque détenant le Compte du programme de la situation concernant les fonds, ainsi qu’il est indiqué au paragraphe 15 de la section C, et obtenir de la banque un accusé de réception écrit à cet effet. Section B - Obligations spéciales du PAM Outre ses obligations au titre des Conditions générales, le PAM doit : 9. effectuer les paiements en faveur du Partenaire coopérant et transférer les fonds sur le Compte du programme conformément aux modalités et conditions du présent Accord ; 10. informer le Partenaire coopérant de tout problème connu ou prévu concernant la disponibilité des fonds; le cas échéant, l’aider à réduire au minimum l'impact d'une telle situation ; 11. fournir des avis et des indications sur la mise en œuvre de l’Opération ; 12. en cas de besoin, dispenser une formation aux membres du personnel du Partenaire coopérant sur la gestion de l’opération (par exemple, sélection de données de référence, vérification, suivi, comptabilité, établissement de rapports et finance). Section C – Situation concernant les fonds destinés aux Prestations 13. Les fonds destinés aux Prestations seront transférés au Partenaire coopérant qui les gérera, selon les dispositions du Plan d’opérations arrêté par le Partenaire coopérant et le PAM. Le PAM pourra récupérer ces fonds jusqu’au moment de leur transfert aux Bénéficiaires, conformément aux modalités et conditions du présent Accord. 14. Ces fonds jouiront d’une immunité de juridiction absolue en application de l’Article II de la Convention de 1946 sur les privilèges et immunités des Nations Unies et de l’Article III de la Convention de 1947 sur les privilèges et immunités des institutions spécialisées. 15. Les fonds destinés aux Prestations qui n’auront pas été distribués seront restitués au PAM conformément aux paragraphes 24 et 25 de la section F des présentes Conditions spéciales. Section D – Dispositions spéciales relatives à l’établissement des rapports 16. Le Partenaire coopérant fournira des rapports mensuels sur les données quantitatives relatives à ses activités dans le cadre de l’Accord. Ce rapport mensuel sera conforme au modèle de rapport figurant dans le Plan d’opérations et il comprendra des données détaillées sur le montant des Prestations versées aux bénéficiaires, le montant des fonds décaissés aux intermédiaires (comme les intermédiaires financiers), le nombre de bénéficiaires par sexe et âge, et le solde des fonds restant sur le Compte du programme. Sauf indication contraire dans le Plan d’opérations, les rapports seront présentés au PAM dans les trente (30) jours civils suivant la fin de chaque mois d’exécution du ou des programmes concernés. Sauf dans le cas mentionné à l’article 5.5 des Conditions générales, 2 | Accord de partenariat sur le terrain - Conditions spéciales –Distributions d’espèces le PAM n’effectuera aucun paiement au titre de coûts opérationnels afférents à une partie quelconque des Programmes, tant qu’il n’aura pas reçu les rapports y relatifs. 17. En outre, le Partenaire coopérant fournira tous les trimestres: i) des rapports intérimaires comportant une partie explicative et des données quantitatives; et ii) des états financiers conformes au modèle figurant dans le Plan d’opérations. La partie explicative des rapports intérimaires portera notamment sur l’état général d’avancement des activités convenues, les difficultés opérationnelles rencontrées et les mesures prises pour les surmonter, les apports complémentaires provenant d'autres sources, les résultats dont les groupes cibles ont tiré directement profit, l'évolution prévisible de la situation et les autres activités proposées. Les informations sur les bénéficiaires comprendront, dans tous les cas où cela sera possible, des données ventilées par sexe et âge, comme le pourcentage des ressources allouées aux hommes et aux femmes, la composition par sexe des comités d’assistance alimentaire locaux, avec une indication des postes occupés par des femmes, et la part des avantages tirés des diverses catégories d’activités. 18. Le Partenaire coopérant informera et consultera le PAM s’il soupçonne une fraude ou une tentative de fraude en rapport avec la mise en œuvre de la présente Opération, ou s’il en prend connaissance. En pareil cas, le Partenaire coopérant proposera des mesures correctives, notamment, mais pas exclusivement, une enquête et des actions en recouvrement aux fins d’examen et d’approbation par le PAM, ou bien il décidera avec ce dernier de la manière dont la situation doit être gérée. Section E - Pertes 19. Sans préjudice de l’article 7 des Conditions générales, le Partenaire coopérant assumera l’entière responsabilité juridique de la mise en lieu sûr, de l’administration et de la gestion des Prestations qui lui ont été remises par le PAM, et de toute sous-traitance de ses obligations à des tierces parties, y compris des intermédiaires financiers. Il incombera au Partenaire coopérant de faire en sorte que les Prestations soient distribuées aux bénéficiaires dans les délais convenus et conformément au Plan d’opérations. Le Partenaire coopérant sera tenu à réparation et remboursera le PAM en cas de perte ou de détournement des Prestations transférées par ce dernier, qui pourrait découler d’une violation du présent Accord ou d’une négligence, d’un acte intentionnel ou d’une omission attribuable au Partenaire coopérant et/ou à ses fonctionnaires, employés, agents, préposés, sous-traitants et autres représentants. 20. Le PAM aura le droit de déduire du solde des sommes dues au Partenaire coopérant toute perte dont ce dernier est responsable en vertu du présent Accord. Section F – Dispositions spéciales relatives aux paiements 21. Le Partenaire coopérant recevra les fonds affectés aux Prestations selon les dispositions convenues du budget et/ou du Plan d’opérations. Le PAM ne pourra effectuer aucun paiement sans les pièces justificatives certifiées par le Partenaire coopérant, répertoriées dans le Plan d’opérations et acceptées/signées par le représentant autorisé du PAM indiqué dans ledit Plan. 3 | Accord de partenariat sur le terrain - Conditions spéciales –Distributions d’espèces 22. Le premier versement des fonds destinés aux Prestations sera effectué conformément au calendrier de décaissements décrit dans le Plan d’opérations et il couvrira le montant total des Prestations qui seront allouées pendant la première période de distribution. Le transfert au Partenaire coopérant aura lieu avant le début de cette période. 23. Les fonds affectés aux Prestations seront ensuite débloqués par le PAM dès lors qu’il aura reçu du Partenaire coopérant la demande de versement. Cette demande sera accompagnée des rapports et documents nécessaires, certifiant le uploads/Finance/ annex-1-b.pdf