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FICHE TECHNIQUE N° 10 CAPITALISER UNE EXPERIENCE : QUELLE METHODE ? La Lettre d

FICHE TECHNIQUE N° 10 CAPITALISER UNE EXPERIENCE : QUELLE METHODE ? La Lettre du CEDIP - En lignes n° 10 - juin 1999 - page 1 Capitaliser : dans l’air du temps Capitalisation, management de la connaissance (certains disent knowledge management), transfert des savoirs... sont des termes de plus en plus fréquents dans le monde de l’entreprise et dans les réflexions sur leurs stratégies d’évolution liées à l’approche par les compétences. La notion de capitalisation existe depuis longtemps dans les entreprises industriel- les, elle se traduit sous la forme de manuels de production, de check-lists... Mais, avec l’augmentation des activités tertiaires, ap- paraît la nécessité de capitaliser des savoir- faire plus intellectuels que techniques. Cette capitalisation est favorisée par : • la nécessité d’améliorer la productivité dans les entreprises de service et donc de va- loriser le capital de connaissances ; • le départ à la retraite, dans les années à venir, d’un nombre important d’experts obligeant à capitaliser les savoirs et savoir- faire qu’ils détiennent ; • l’apparition des nouvelles technologies facilitant l’échange et la diffusion des connaissances. Notre ministère et son réseau formation n’échappent pas à ce mouvement La déconcentration de la responsabilité des politiques de formation dans chaque service a conduit à une forte production de formations, à un foisonnement d’idées et d’expériences. Mais, à l’inverse, on constate aussi un cloisonnement du réseau, des actions en double emploi et une perte d’expérience aggravée par la rotation des personnels. Cette situation n’est pas caractéristique du seul réseau formation du ministère et la capitalisa- tion n’est pas une solution miracle ou unique à ce problème. Toutefois, elle peut permettre d’améliorer la situation et donner un support plus large à chacun (notamment aux nou- veaux arrivants) pour conforter et perfection- ner ses pratiques professionnelles. Si chacun capitalise déjà de bien des façons (ne serait-ce qu’en accumulant de l’expérience), il paraît tout de même nécessaire de : • préciser quelques notions ; • caractériser le travail de capitalisation avec ses apports et ses limites ; • organiser les circuits de production et de diffusion ; • passer réellement à l’acte en s’appuyant sur des méthodes à affiner ; • produire, diffuser et utiliser. Car, ce n’est que dans un cadre organisé et structuré que la capitalisation pourra avoir un effet au profit de tous, bien entendu, mais aussi (et peut-être surtout d’ailleurs) au profit de soi-même. La Lettre du CEDIP - En lignes n° 10 - juin 1999 - page 2 Dans ce système complexe, nous privilégierons ici uniquement l’émergence des savoir-faire individuels implicites, relatifs à l’expérience, et leur passage vers l’explicite. La connaissance et son management La connaissance La connaissance (savoirs et savoir-faire) à capitaliser possède de multiples facettes, elle se répartit en connaissance implicite (ou tacite) et explicite, individuelle et collective. La capi- talisation consiste à faire émerger la connaissance individuelle implicite pour la verser dans le collectif explicite, avec pour objectif une appropriation collective (implicite collectif). Le schéma ci-après, inspiré des travaux de Jean-Yves Prax (voir bibliographie), illustre les différents états de la connaissance et la capitalisation. E x t e n s i o n C o n s c i e n c e I m p l i c it e A p p r e n t i s s a g e I n t é ri o ri s a t i o n Boucle de la capitalisation Individuel Etats de la connaissance et capitalisation - Connaissance consciente - Connaissance déclarative - Connaissance automatique - Connaissance instinctive - Connaissance pratique - Connaissance scientifique - Connaissance institutionnelle - Normes, règles - Connivence - Sens commun - Communauté de pratiques La Lettre du CEDIP - En lignes n° 10 - juin 1999 - page 3 Action Résultat CREER x - Création de la connaissance - Découvrir - Inventer de la connaissance - Donne une valeur ajoutée aux pro- duits et aux services. IDENTIFIER et CAPITALISER y - Identification du savoir stratégique - Collecter et consigner le savoir stra- tégique de façon à le conserver (capitaliser) - Crée de la mémoire active (capitalisation) DIFFUSER z - Diffusion du savoir stratégique - Transmettre - Partager - Distribuer le savoir en fonction de • son importance • sa confidentialité • son degré d’urgence • sa fiabilité - Met à disposition de l’ensemble de l’entreprise une base de savoirs commune et stratégique EXPLOITER ET CRÉER DE NOUVEAU - Utilisation du sa- voir diffusé - Utiliser et exploiter les acquis - Améliorer et renouveler les savoirs existants - Ajoute de la valeur au fonctionne- ment de l’entreprise et ouverture vers une nouvelle phase de création de sa- voirs nouveaux La capitalisation apparaît ici comme une étape du processus du management des connaissances. Le management des connaissances Soumis à des influences très diverses, le management des connaissances, tout comme la capitalisation, sont encore des notions à préciser. On peut considérer, à l’instar de Françoise Rossion (voir bibliographie), que le management des connaissances est un processus itératif qui se renouvelle. Le tableau ci-dessous en illustre les étapes principales. La capitalisation La capitalisation peut être définie à partir de ce qu’elle n’est pas (ou n’est pas seulement) et de ce qu’elle est (ou que l’on peut admettre comme telle pour les pratiques à mettre en place dans le domaine de la formation). La capitalisation ce n’est pas seulement : La capitalisation c’est aussi : - réfléchir sur les pratiques professionnelles - analyser et décrire les pratiques utilisées dans le cadre d’une action définie - écrire ces pratiques - en tirer des éléments “ décontextualisés ” et synthétisés - diffuser - ... - accumuler de l’information - indexer les dossiers techniques de base - archiver - évaluer - créer un outil informatique - utiliser internet ou intranet - ... Il faut éviter, comme c’est encore trop souvent le cas, de confondre ce qui relève des outils et des techniques utilisables en appoint (techniques documentaires, réseaux informatiques, intranets...) de la nature réelle et de l’objet même de la capitalisation. A partir d’un travail d’analyse des pratiques professionnelles, la capitalisation consistera aussi à « décontextualiser » les données recueillies, écrire le produit de l’analyse et le diffuser. 4 La Lettre du CEDIP - En lignes n° 10 - juin 1999 - page 4 Intérêt de la capitalisation D’une part, l’analyse des pratiques conduit à un enrichissement personnel (regard porté sur sa façon de faire, en vue de l’améliorer), d’autre part sa formalisation et l’échange autour de celle-ci permettent une appropriation partagée ou, pour le moins, suscitent une réflexion des personnes confrontées aux mêmes questions et problèmes. Pour qui ? Individu qui produit la capitalisation Individu et/ou groupe qui participent à sa production Service et réseau professionnel Quel intérêt ? - ancrage des méthodes et des pratiques par l’ex- pression orale et écrite (échanges lors de la pro- duction), - levée des blocages par rapport à l’écrit, - perfectionnement à l’écriture, - ... - apprentissage sur les méthodes, les pratiques, etc. par l’échange avec le «producteur» de la capi- talisation, - apprentissage à l’écoute, à la reformulation et à l’écriture, - ... - mise en mémoire des ac- tions menées, sous une forme cohérente et acces- sible, - échanges optimisés, - transfert de connais- sances, - ... Développer la capitalisation Force est de constater que la capitalisation va au-delà des pratiques actuelles de la majorité d’entre nous et que, même si parfois elle relève d’initiatives individuelles, elle ne saurait reposer pour son développement sur la bonne volonté et les pratiques de quelques uns. Le développement de la capitalisation au profit de l’ensemble du réseau repose sur : • un engagement de service basé sur une analyse stratégique initiale ; • une prise en compte des besoins ; • une organisation du système ; • un accompagnement ; • une intégration de cet aspect nouveau dans les plans de charge ; • une valorisation des personnes et des productions. Nous examinerons successivement une proposition de structure pour une capitalisation sur une expérience et la méthode mise en oeuvre pour l’établir. La Lettre du CEDIP - En lignes n° 10 - juin 1999 - page 5 Capitaliser : une méthode possible La capitalisation se traduit par un document écrit de synthèse. La réalisation de ce docu- ment doit être considérée comme partie intégrante de l’action et doit être menée par celui qui conduit l’action. Toutefois, il doit être aidé. Structure d’un document de capitalisation Type d’action capitalisée Ce type de structure s’apparente aux fiches de cas traditionnelles, mais c’est la partie analyse des pratiques qui constitue la différence. ves à l’adhésion des participants et aux réac- tions du commanditaire, ainsi qu’une ré- flexion sur les forces et faiblesses de celui qui a mené l’action, en particulier sur les mé- thodes mises en œuvre. La réalisation : des résistances surmontables Au-delà du problème du temps et du plan de charge trop souvent évoqués pour différer la réflexion sur l’action, les obstacles à la capitalisation sont de plusieurs ordres : L’analyse des pratiques doit être intégrée. Il s’agit, dans l’établissement uploads/Finance/ capitaliser-une-experience.pdf