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COMPTABILITÉ FINANCIÈRE A1 A2 MODULE 1 : Principes généraux de l'analyse compta

COMPTABILITÉ FINANCIÈRE A1 A2 MODULE 1 : Principes généraux de l'analyse comptable Chapitre 1 : Introduction à la comptabilité générale Chapitre 2 : L'enregistrement comptable Chapitre 3 : L'organisation des travaux comptables PLAN DU CHAPITRE 3 : L'ORGANISATION DES TRAVAUX COMPTABLES INTRODUCTION I LES SOURCES LÉGALES ET RÉGLEMENTAIRES DE L'ORGANISATION COMPTABLE II L'ORGANISATION COMPTABLE A VEC JOURNAL UNIQUE 1°) Schéma 2°) Les pièces justificatives 3°) Le livre journal 4°) Le grand-livre 5°) La balance 6°) Le livre d'inventaire III L'ORGANISATION COMPTABLE AVEC DIVISION DU JOURNAL IV LES CHANGEMENTS ORGANISATIONNELS LIÉS À L'INFORMATISATION DE LA COMPTABILITÉ V EXERCICE DE SYNTH È SE Cours comptabilité financière : David Lempernesse/ Page 1 sur 20 CHAPITRE 3 : L'ORGANISATION DES TRAVAUX COMPTABLES Le droit comptable oblige l'entreprise à mettre en place une organisation qui permette : - la saisie, l'enregistrement et la conservation des données sur des registres comptables ; - le contrôle de l'exactitude des données et des procédures de traitement ; - la production des états financiers nécessaires. La généralisation de l'informatique comme outil de tenue d'une comptabilité a conduit le législateur à assouplir les conditions de forme I LES SOURCES LÉGALES ET RÉGLEMENTAIRES DE L'ORGANISATION COMPTABLE Le code du commerce, à travers la loi comptable du 30/04/83 indique : "Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l'enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise; ces mouvements sont enregistrés chronologiquement. Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise. Elle doit établir des comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Ces comptes comprennent le bilan annuel, le compte de résultat et une annexe : ils forment un tout indissociable." "Les documents comptables sont établis en franc et en langue française. Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservées pendant dix ans. Les documents comptables relatifs à l'enregistrement des opérations et à l'inventaire sont établis et tenus sans blanc ni altération d'aucune sorte, ….." Le décret d'application du 29/11/83 précise : "Tout commerçant tient obligatoirement un livre-journal,, un grand-livre et un livre d'inventaire. Le livre journal et le livre d'inventaire sont côtés et paraphés, dans la forme ordinaire et sans frais, par le greffier du tribunal de commerce ou, le cas échéant, du tribunal de grande instance statuant en matière commerciale, au registre duquel, le commerçant est immatriculé. Chaque livre reçoit un numéro d'identification répertorié par le greffier sur un registre spécial. Par dérogation à l'alinéa précédent, des documents informatiques écrits peuvent tenir lieu de livre-journal et de livre d'inventaire; dans ce cas , ils doivent être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve". "Un document décrivant les procédures, et l'organisation comptable est établi par le commerçant dès lors que ce document est nécessaire à la compréhension du système de traitement et à la réalisation des contrôles. Cours comptabilité financière : David Lempernesse/ Page 2 sur 20 Ce document est conservé aussi longtemps qu'est exigé la présentation des documents comptables auxquels il se rapporte." "Les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise sont enregistrés opération par opération et jour par jour sur le livre-journal. Tout enregistrement comptable précise l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce justificative qui l'appuie. Les opérations de même nature, réalisés en un même lieu et au cours d'une même journée, peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique………." Les pièces justificatives sont classées dans un ordre défini au document visé à l'article 1er. "Les écritures du livre-journal sont portées sur le grand-livre et ventilées selon le plan de comptes du commerçant" "Le livre-journal et le grand-livre sont détaillés en autant de journaux auxiliaires et de livres auxiliaires que les besoins du commerce l'exigent. Les écritures portées sur les journaux et les livres auxiliaires sont centralisées une fois par mois au moins sur le livre-journal et le grand-livre". II L'ORGANISATION COMPTABLE A VEC JOURNAL UNIQUE Sur la base de ces dispositions légales et réglementaires, évoquées précédemment, il est possible de dresser un schéma récapitulatif de l'organisation comptable avec journal unique (On parle aussi de système classique). Cours comptabilité financière : David Lempernesse/ Page 3 sur 20 1°) Schéma général de l'organisation comptable avec journal unique Cours comptabilité financière : David Lempernesse/ Page 4 sur 20 Pièces justificatives (1) (3) Ensemble des comptes de l'entreprise. On le divise souvent en : • Grand-livre général. • Grand livre auxiliaire des comptes clients. • Grand-livre auxiliaire des comptes fournisseurs. Bilan Compte de résultat Annexe Report des écritures Regroupement des comptes (le plus souvent mensuel) (4) Tableau qui récapitule tous les comptes de l'entreprise Travaux quotidiens (2 ) Registre sur lequel on enregistre chronologiquement les opérations de l'entreprise. Balance (4) Grand-livre(s) (3) (1) Factures d'achat, double des facture de ventes, souches de chèques, pièces de caisse, double des bulletins de paye, …… (2) Livre-journal Travaux mensuels Travaux de fin d'exercice 2°) Les pièces justificatives Les pièces justificatives sont les documents (factures d'achat, double des facture de ventes, souches de chèques, pièces de caisse, double des bulletins de paye, ……..) qui sont à l'origine d'un enregistrement comptable. Délai de conservation : 10 ans Les pièces justificatives doivent être contrôlées (vérification des erreurs éventuelles) , classées par nature et référencées dans un ordre logique. On peut également les prétotaliser et les précomptabiliser pour accélérer le travail de saisie Exemple : on souhaite précomptabiliser la pièce justificative suivante extraite de la comptabilité de l'entreprise DURAND : 20/04/05 Pièce de caisse n° 1 Recette Dépense Achat de timbres postes 300 € Cours comptabilité financière : David Lempernesse/ Page 5 sur 20 La prétotalisation consiste à totaliser les sommes significatives relatives à des documents de même nature et faisant l'objet d'un même type d'enregistrement comptable. Il devient alors possible, par exemple, de passer une seule écriture pour enregistrer toutes les factures d'achat d'une journée. La précomptabilisation consiste à analyser chaque document ou ensemble de documents prétotalisés pour indiquer les comptes à débiter et les comptes à créditer . Techniquement, la précomptabilisation peut se faire - sur un ticket comptable agrafé sur la pièce justificative, - sur un dessin de ticket comptable reproduit sur la pièce justificative - sur un bordereau de saisie Première solution : on agrafe un ticket comptable (document pré-imprimé) sur la pièce justificative et on procède à la précomptabilisation. Remarque : on peut aussi reproduire sur la pièce justificative le dessin d'un ticket comptable avec un tampon. Deuxième solution : on précomptabilise sur un bordereau de saisie (feuille de papier reproduisant une grille de saisie) 3°) Le livre-journal Le livre-journal est un registre obligatoire sur lequel les opérations sont enregistrées chronologiquement sous la forme d'une écriture (ou article) Délai de conservation : 10 ans Un formalisme particulier est imposé au comptable car le livre-journal peut être utilisé comme moyen de preuve : - le livre-journal doit être tenu sans blanc ni ratures ; il est interdit d'effacer et d'utiliser des encrivores. Cours comptabilité financière : David Lempernesse/ Page 6 sur 20 • On peut attribuer un n° au ticket comptable si cela renforce l'organisation • La mention Visa invite celui qui précomptabilise ou qui contrôle la précomptabilisation à s'identifier Total des débits = Total des crédits Total des soldes débiteurs = Total des soldes créditeurs - le livre-journal doit être coté (numérotation des pages et indication du nombre de pages) et paraphé (signature pour authentification) par le greffier du tribunal de commerce ou du tribunal de grande instance statuant en matière commerciale. Les erreurs doivent être corrigées par des écritures de CONTREPASSATION : on passe l'écriture erronée en sens inverse pour l'annuler, puis on passe la bonne écriture. Exemple : l'enregistrement de la pièce comptable précédente sera structuré ainsi : 20/04/05 626 Frais postaux….. 300,00 530 Caisse 300,00 Pièce de caisse n° 1 4°) Le grand-livre Le grand-livre est un registre obligatoire qui regroupe tous les comptes de l'entreprise. Il est "alimenté" par le report des écritures au journal. Il peut être détaillé en autant de grands livres auxiliaires si le besoin s'en fait sentir (la plupart des entreprises choisissent de disposer d'un grand-livre général, d'un grand livre auxiliaire des clients et d'un grand livre auxiliaire des fournisseurs). Délai de conservation : 10 ans. Conditions de forme : aucune condition de forme n'est prévue. 5°) La balance La balance est un tableau qui récapitule à un moment donné, pour tous les comptes de l'entreprise, le total des débits, le total des crédits et le solde. C'est un moyen de contrôle des égalités suivantes propres à toutes comptabilités : Cours comptabilité financière : David Lempernesse/ Page 7 sur 20 Numéro de compte débité Date de l'opération Montant débité Montant crédité Numéro de compte crédité Nom du compte crédité Nom du compte débité Libellé de l'opération (il s'agit en règle générale de la référence à la pièce justificative) Si ces égalités ne sont pas vérifiées, cela signifie uploads/Finance/ d-17-ak-j.pdf