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Capitalisation de l’Action GPEC –Secteur social et médico-social 2006-2010 Fich

Capitalisation de l’Action GPEC –Secteur social et médico-social 2006-2010 Fiche 1 2 3 4 5 6 7 8 FICHE TECHNIQUE : ELABORER DES TABLEAUX DEBORD RESSOURCES HUMAINES 1 Elaborer des Tableaux de Bord Ressources Humaines Pré-requis à la mise en place d’un tableau de bord des ressources humaines Le recueil de données a été le point de départ du diagnostic quantitatif des ressources humaines. Pour savoir sur quoi et comment agir, il est utile d’avoir des données chiffrées. Cela nécessite que celles-ci soient connues et disponibles. L’action collective GPEC a permis de relever les difficultés auxquelles ont été confrontées les associations quant au simple recueil de ces informations (données détenues par plusieurs personnes, non connues, non mises à jour,1etc.) Sans investir dans des logiciels, des tableaux de bords peuvent remplir une fonction de recueil et de suivi de ces données. Les données choisies permettront d’appuyer une décision et d’anticiper des actions à mener. Cette fiche présente les éléments clés à la mise en place d’un tableau de bord des ressources humaines : de sa création (quelles questions préalable faut il se poser) à son exploitation et ce, aussi bien sur le fond que sur la forme. ► Les objectifs du tableau de bord des ressources humaines Le tableau de bord est un outil de pilotage de ressources humaines et d’aide à la décision, il permet de : Suivre les variables Détecter des évolutions significatives Anticiper des situations Il permet de visualiser une série de données stratégiques (indicateurs) Pour une meilleure lisibilité, il peut être sous forme de graphique ► Références réglementaires Le bilan social représente le tableau de bord obligatoire pour les établissements de plus de 200 salariés. De part son exhaustivité, il est souvent vécu comme une contrainte sans être exploité comme un outil. Article L2323-71 Après consultation des organisations professionnelles d'employeurs et de salariés représentatives au niveau national, un décret en Conseil d'État détermine la liste des informations figurant dans le bilan social d'entreprise et dans le bilan social d'établissement. Le nombre et la teneur de ces informations sont adaptés à la taille de l'entreprise et de l'établissement par arrêté du ou des ministres compétents. Certaines branches d'activité peuvent être dotées, dans les mêmes formes, de bilans sociaux spécifiques. Source : Extrait du code du travail Le bilan social contient 134 indicateurs 1. Emploi 2. Rémunération et charges accessoires 3. Conditions d’hygiène et de sécurité 4. Autres conditions de travail 5. Relations professionnelles 6. Autres conditions de vie relevant de l’entreprise 7. Formation 1 A l’exception de celle soumise à la réalisation d’un bilan social Capitalisation de l’Action GPEC –Secteur social et médico-social 2006-2010 Fiche 1 2 3 4 5 6 7 8 FICHE TECHNIQUE : ELABORER DES TABLEAUX DEBORD RESSOURCES HUMAINES 2 0 Lien entre bilan social et tableau RH 0 Méthodologie : la création d’un tableau de bord Synthèse des étapes Capitalisation de l’Action GPEC –Secteur social et médico-social 2006-2010 Fiche 1 2 3 4 5 6 7 8 FICHE TECHNIQUE : ELABORER DES TABLEAUX DEBORD RESSOURCES HUMAINES 3 La mise en place d’indicateurs Définition : Un indicateur est une information chiffrée visant à mesurer une variable. Un indicateur doit remplir les critères ci- après : Comptable / Informatif/ Pertinent /Fidèle /Constant/ Juste / Précis. Les premières questions à se poser sont : − Existent-ils déjà ? − Des indicateurs : pourquoi faire ? par rapport à quoi ? − Comment nous en servirons-nous ? Définir les acteurs − Qui le met en place? − Qui assure son suivi ? Définir le périmètre d’un indicateur − Que cherche t on à mesurer? − Quelle est la population concernée? − Quelle est la durée de l’observation Le choix des indicateurs doit être motivé par les objectifs et spécificités des établissements. Exemples d’indicateurs : Indicateurs de mobilité Taux d’entrée Taux de sortie Taux de rotation Indicateurs liés à l’emploi Taux d’ancienneté Indicateurs liés aux risques professionnels Taux de fréquence Taux de gravité La lecture des indicateurs Les indicateurs sont à suivre et à comparer quand c’est possible avec les données nationales et / ou du secteur . Prudence avec les comparaisons Attention aux biais méthodologiques Suivre les évolutions Capitalisation de l’Action GPEC –Secteur social et médico-social 2006-2010 Fiche 1 2 3 4 5 6 7 8 FICHE TECHNIQUE : ELABORER DES TABLEAUX DEBORD RESSOURCES HUMAINES 4 0 La formalisation et l’exploitation du tableau de bord Le support La version informatique est à privilégier. Les données pourront y être facilement saisies. Un tableur (Excel par exemple) offre la possibilité de recueillir et de traiter un certain nombre de données de façon fiable. Des graphiques à partir des données pourront être produits (voir ci-dessous « l’illustration ») Notes : 1. Pensez à une notice explicative afin que l’outil puisse être utilisé dans le futur, par d’autres personnes ou en cas de remplacement. 2. Afin de sécuriser les données et leur exploitation, le niveau de connaissance de l’informatique et du logiciel par la personne qui va l’utiliser est à vérifier. L’illustration L’analyse des données se fait commodément avec la création de graphiques. On distingue plusieurs types de graphiques. Les graphiques d’évolution : En courbes, en barres Exemple : nombre de départs prévisionnels pour le groupe GPEC d’ici 2020 Les graphiques de répartition : En barres horizontales, en colonnes, en secteurs (camemberts), triangulaires Exemple : Répartition des effectifs du groupe GPEC par catégorie professionnelle Le graphique doit être concis, lisible. Il est le résultat d’une synthèse. Il ne doit pas comporter plus de 3 variables. Capitalisation de l’Action GPEC –Secteur social et médico-social 2006-2010 Fiche 1 2 3 4 5 6 7 8 FICHE TECHNIQUE : ELABORER DES TABLEAUX DEBORD RESSOURCES HUMAINES 5 0 Remarques sur le tableau de bord − Le tableau de bord n’est pas là pour résoudre les problèmes mais pour dresser un état des lieux − Ses objectifs doivent être clairement définis et compris par tous − Sa forme doit être adaptée pour une plus grande accessibilité − Les indicateurs doivent être choisis et pertinents − La segmentation est nécessaire − La même méthodologie doit être suivie par année pour permettre les comparaisons − Doit évoluer selon les besoins en fonction des problématiques 0 Exemples Exemple n°1 : La mobilité interne Objectif : Favoriser la mobilité interne en doublant les recrutements Exemple n°2 : L’obligation d’emploi de personnes handicapées Objectif : Se mettre en conformité avec la législation Capitalisation de l’Action GPEC –Secteur social et médico-social 2006-2010 Fiche 1 2 3 4 5 6 7 8 FICHE TECHNIQUE : ELABORER DES TABLEAUX DEBORD RESSOURCES HUMAINES 6 0 Exemples d’application dans le secteur médico-social Au-delà de l’action GPEC, une association œuvrant dans le champ du handicap a décidé d’étendre l’application des tableaux de bord RH aux usagers. Ce tableau de bord permet notamment de : Suivre les évolutions du public (âges, entrées, sorties, etc.) Anticiper les départs à la retraite pour le personnel de l’ESAT Appuyer des décisions stratégiques de développement Présenter des résultats aux autorités (cf. rapport d’activité) L’exploitation est centrée sur des critères qualitatifs et quantitatifs : 1. Graphiques et résultats critères quantitatifs : Une pyramide des âges globale et par service La répartition hommes / femmes Le suivi théorique des départs en retraite Age de départs prévus à la retraite La répartition des effectifs par tranche d’âge N, N+5 2. Graphiques et résultats critères qualitatifs : Répartition des effectifs suivants : La mesure de protection La pathologies et origine des déficiences Les résultats de la grille AGGIR Points clés − Adapter le tableau de bord à ses destinataires. − Désigner une personne référente. − Définir les conditions de mise à jour, de suivi, d’évaluation. − Choisir une période de production mensuelle, annuelle. − Veiller à prioriser les données souhaitées, un nombre trop important d’indicateurs peuvent nuire à l’exploitation. − Pour donner du sens à la variable : Pensez aux déclinaisons (croisements) par des variables explicatives (sexe, âge, statut). Capitalisation de l’Action GPEC –Secteur social et médico-social 2006-2010 Fiche 1 2 3 4 5 6 7 8 FICHE TECHNIQUE : ELABORER DES TABLEAUX DEBORD RESSOURCES HUMAINES 7 1. Exemples d’indicateurs mis en place EFFECTIF Effectif total au 31/12 (1) I Répartition par sexe Répartition par poste Répartition par catégorie professionnelle Répartition par âge Répartition par service Taux d'encadrement CONTRAT Nombres de CDI Nombres de CDD Autres contrats QUALIFICATION Niveaux de qualification Niveaux de qualification par catégorie professionnelle Niveaux de qualification par âge Niveau de qualification effective / niveau de qualification requise AGE Age moyen associatif Age moyen par service Age moyen homme associatif et par service Age moyen femme associatif et par service Age moyen par catégorie professionnelle Répartition par tranche d'âge par service Répartition par tranche d'âge par poste Répartition par tranche d'âge par catégorie professionnelle Départs en retraite prévisionnel ANCIENNETE (nombre d'années) Ancienneté moyenne dans l'association Ancienneté moyenne dans uploads/Finance/ fiche-4-uriopss-gpec-elaborer-des-tableaux-de-bord-rh-005625700-1429-02102012.pdf