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Foire aux Questions Système SEES-LMD Dernière révision : 31/01/2009 (La révisio

Foire aux Questions Système SEES-LMD Dernière révision : 31/01/2009 (La révision du 31/01/2009 fait suite au bilan d’exploitation d’une année du système SEES- LMD) Première version établie le 23/05/2008 Révisée le 4/09/2008 et le 31/01/2009 Les remarques et les questions sont rédigées dans l’ordre de leur arrivée au concepteur. Le lecteur trouvera ci-après des commentaires et des réponses à des remarques et des questions qui nous ont été adressés sur le système SEES. A travers certaines questions ou remarques, nous relevons que la formation locale sur le système mis en place n’a pas eu toute l’importance qu’il lui fallait. De même que les différents opérateurs consultent rarement le support de formation (manuel d’utilisation) remis aux établissements et dont plusieurs remarques auraient trouvé leurs réponses. Nous essayons d’apporter des éclaircissements de façon pédagogique à toutes les remarques et questions soulevées par certains établissements. Les textes règlementaires sont définis par le MESRS, des choix ont été retenus par les trois régions sur quelques aspects dans l’intérêt des étudiants par une lecture et une interprétation positives des textes. Il reste beaucoup de possibilités à découvrir dans le système (gestion des dettes, délibérations, orientation intra et extra départements, passage automatique d’une année universitaire à la suivante,…). Les remarques et les questions sont en gras, nos commentaires sont en italique 1- Le logiciel ne tient pas compte de l’orientation du semestre 3 en SM (sciences de la matière) au semestre 4 (physique ou chimie) Le Lmd est un système semestriel à progression annuelle, de coutume, l’orientation se fait après les délibérations, par conséquent, en fin d’année. Comme certains établissements orientent leurs étudiants à la fin du semestre 3, la solution consiste à définir les matières du S3 comme matières obligatoires et celles du S4 comme matières optionnelles ainsi les étudiants orientés en S4 physique (votre exemple) vous leurs affectez les matières optionnelles de l’option Physique et ceux orientés en chimie choisiront les matières de l’option Chimie. C’est une manière souple de séparer les étudiants en plusieurs options sans parler d’orientation en fin de S3. Plus encore, cette manière de faire vous permet même d’assurer en S4 des enseignements communs à plusieurs options. 2- Les délibérations ne peuvent pas se faire par groupe et par section Dans le Lmd, les délibérations se font par parcours comme pour le système classique où les délibérations se sont toujours faites par année pédagogique pour tous les étudiants en présence de tous les enseignants de cette année pédagogique. Ainsi, les délibérations sont uniformes et sans disparités pour tous les groupes et toutes les sections d’un parcours. A notre sens, délibérer par groupe et par section n’a aucun intérêt si ce n’est la création d’éventuelles sources de tension en cas de différence entre les jurys de délibération pour un même parcours. Toutefois, pour les établissements qui tiennent à délibérer par section, la solution consiste à créer autant de parcours qu’il y a de sections différentes. La différence est faite au niveau de la codification (exemple SNV1 : sciences de la nature et de vie pour la section 1 et SNV2 : sciences de la nature et de vie pour la section 2). SNV1 et SNV2 sont les codes du même parcours Sciences de la Nature et de Vie qui seront interprétés par SEES comme deux parcours différents alors qu’il s’agit du même ^parcours pour deux sections différentes. 3- Dans les fichiers relatifs aux résultats des UE et du semestre, le listing des étudiants est établi par ordre alphabétique. Il serait plus utile de le faire par groupe afin de faciliter le contrôle, notamment pour les enseignants (confrontation du PV modulaire avec le PV des UE) Un enseignant ne contrôle que le PV matière de son enseignement, or une UE, et de surcroît un semestre, est composée de plusieurs matières enseignées par plusieurs enseignants. Il est donc inconcevable que tous les enseignants vérifient le calcul de toutes les UE et de tous les semestres. Les crédits et les moyennes des UE et des semestres sont calculés par un ordinateur en fonction de règles précises préétablies. Par conséquent, ils ne peuvent être que corrects après que les PV matières aient été vérifiés et corrigés par les enseignants. L’affichage par ordre alphabétique simplifie et facilite la lecture de ces PV. 4- Lors de l’impression, des résultats des UE de certaines matières n’ont pas été imprimés (colonnes vides) bien qu’elles aient été prises en considération dans le calcul de la moyenne des UE et du semestre Pour que les résultats des matières apparaissent dans le rapport des résultats des UE, il faut respecter la chronologie suivante : 1- saisir les notes, 2- Rafraîchir calcul de moyennes, 3- Résultats des UE, 4- Résultats des semestres pour enfin faire Résultats en fin d’année/Calcul 5- Les notes des matières et des UE acquises par les étudiants répétitifs ont dues être ressaisies manuellement (absence de traitement automatique), cela est du au fait qu’on ne peut saisir l’historique des étudiants répétitifs A l’exception de cette première année2007/2008 de mise en place du système SEES où il est obligatoire de saisir les résultats (une seule fois) historiques des étudiants de 2° et 3° année, la gestion de l’historique (matières, unités acquises et/ou non acquises) est entièrement automatique. Pour rendre le système plus souple, pour l’historique, vous ne saisissez que les moyennes des matières et leurs années d’obtention, les moyennes des UE et les dettes sont déduites automatiquement. (Voir commande Historique du composant Etudiant). Encore une fois, exceptionnellement pour cette première année de mise en place, pour les répétitifs, il faut saisir les résultats des matières déjà acquises comme s’ils étaient obtenus au cours de cette année. Bien entendu, pour vous éviter de rechercher dans les archives les détails des notes, vous pouvez dupliquer la moyenne de la matière dans les colonnes examen, TD, TP, etc…, et si l’étudiant a obtenu cette matière en 2° session vous saisissez également cette moyenne dans la colonne rattrapage. 6- Absence du matricule de l’étudiant sur tous les documents (PV modulaire, résultats des UE et résultats du semestre) ce qui pose problème quand deux ou plusieurs étudiants portent les mêmes noms et prénoms Le matricule de l’étudiant figure dans tous les états où il est jugé important (attestation de réinscription, certificat de scolarité, service national, relevé de notes, etc.…).En terme de statistiques, il est peu probable (ce n’est pas exclus) d’avoir deux étudiants de même nom et même prénom dans le même domaine, le même parcours, la même année, la même section et le même groupe. Si toutefois, le cas se présente, que le département fasse l’effort d’affecter ces deux étudiants dans deux groupes différents. Plus encore, si vous n’avez qu’un seul groupe (cas rare), il suffit de mettre un prénom en minuscule pour différencier les deux étudiants. L’ajout du matricule dans des états autres que ceux cités ne se justifie nullement pour le moment. 7- Les étudiants qui ont des dettes et qui souhaitent assister aux TD des modules en dette, sont affectés automatiquement dans le même groupe que celui dans lequel ils sont en 2ème ou en 3ème année, alors que réellement ils sont affectés dans d’autres groupes en raison des chevauchements. Quelque soit le groupe où seront affectés ces étudiants, le problème de chevauchement reste poser. La solution consiste donc à regrouper les étudiants avec dettes dans un ou deux groupes (exemple section 1 groupe 5 en 2° année) et dans l’emploi du temps tenir compte de cette caractéristique de telle sorte qu’il y est moins ou pas de chevauchement. 8- Parfois, il est impossible de modifier les paramètres d’une matière ou d’une UE (exemple coeff. Examen), le message suivant apparaît « attention vous dépassez les crédits de l’UE) Vous avez mal choisi votre exemple (Coefficient de l’examen avec le dépassement de crédits d’une UE). Tous les paramètres d’une matière et d’une UE sont modifiables. Le crédit d’une UE est égal à la somme des crédits des matières qui la composent. Exemple Une UE de crédit 10 composée des matières suivantes M1 obligatoire de crédit 4, M2 obligatoire de crédit 4, M3 optionnelle de crédit 2, M4 optionnelle de crédit 2, M5 optionnelle de crédit 2. Un étudiant ne peut choisir qu’une seule matière optionnelle (M3 ou M4 ou M5) avec les deux matières obligatoires M1 et M2 ainsi le crédit de l’UE pour cet étudiant ne dépasse pas 10 (crédit de l’UE). Voir Commande Choix des matières en option du composant Etudiant. 9- On ne peut corriger aucune erreur lors de la saisie des notes des étudiants orientés dans les groupes selon les spécialités (les offres) et ce dans le cas où on a déjà saisi les UE et les matières Sincèrement, nous ne comprenons pas la question puisque toutes les matières et toutes les UE sont modifiables. Dans le cas extrême, vous supprimez la matière ou l’unité et vous refaites la saisie. 10-Dans le cas des étudiants orientés d’autres établissements vers notre établissement et qui sont inscrits en 2ème année LMD, le dossier est inscrit dans le programme mais le nom uploads/Finance/ foire-aux-questions-sees.pdf