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Mise à jour du Guide des Formalités Légales – Exercice 2018 C2A représentant FI

Mise à jour du Guide des Formalités Légales – Exercice 2018 C2A représentant FIDAL GUIDE PRATIQUE DE L’EXECUTION DES FORMALITES LÉGALES Septembre 2018 1 Mise à jour du Guide des Formalités Légales – Exercice 2018 C2A représentant FIDAL I NATURE DES FORMALITÉS COURAMMENT EFFECTUÉES PAR C2A représentant FIDAL 1- GREFFE ET REGISTRE DU COMMERCE ET DU CRÉDIT MOBILIER A/- Dépôt au Greffe Lorsque cette formalité est requise, les actes sont déposés en deux expéditions ou exemplaires originaux dûment enregistrés. 1) Procès verbal de dépôt II est rédigé par nos soins selon modèle fourni par le Greffier en Chef en trois deux exemplaires . Deux exemplaires dont un timbrés accompagnent l'acte à déposer. Les frais par dépôt à Douala s'élèvent à 6 4 000 FCFA timbres de dimension inclus par dépôt (DOUALA). Le paiement se fait en espèces ou par chèque à l'ordre de Monsieur le Greffier en Chef du TPI du lieu du siège social. 2) Bordereau de transmission II est établi en 23 exemplaires timbrésdont 1 reste dans le dossier et 2 dont 1 timbré accompagnaent l'acte à déposer et le PV de dépôt. Un des L'exemplaire non timbré est retourné visé par le Greffe pour décharge. 2 Mise à jour du Guide des Formalités Légales – Exercice 2018 C2A représentant FIDAL Lorsqu'il y a dépôt et modificatif concernant le même acte, le même bordereau doit être utilisé. Il faut faire autant de dépôt que d'actes (par exemple pour une constitution de SA), il y a lieu de faire les dépôts suivants : - dépôt des statuts ; - dépôt de la déclaration de souscription et de versement (S.A.) ; - dépôt du procès-verbal du premier Conseil ou de désignation de l’administrateur général selon le cas. Les modèles d’imprimés utilisés font l’objet des annexes I et II. B/ Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM) 1) L'immatriculation a) Formulaire Depuis l’avènement de l’OHADA, la demande d’immatriculation se présente désormais sous forme de livret qui sera désormais mis à jour par rapport aux différentes modifications intervenues. Les modifications devant faire l’objet de modification concernent : - la modification des statuts ; - le changement ou la nomination des dirigeants sociaux ; - le changement ou la nomination du ou des commissaires aux comptes. 3 Mise à jour du Guide des Formalités Légales – Exercice 2018 C2A représentant FIDAL Le livret de demande d'immatriculation concerne aussi bien les personnes morales que physiques. En cas de modification, il doit être rempli un imprimé en 45 exemplaires dont 4qui seront à envoyéser au Greffe. Après formalisation par le Greffier en Chef, un exemplaire est retourné avec indication des numéros chronologique et analytique. C'est le numéro analytique qui est en réalité le numéro d'immatriculation. b) Bordereau de transmission Il doit être établi en 23 exemplaires sur formulaire approprié dont 1 reste au dossier, les 2 autres dont 1 timbrés à 21 000 FCFA, accompagnent la demande d'immatriculation ou de modification et les actes à déposer. Un des L’exemplaire non timbré est retourné visé par le Secrétariat du Greffier en Chef pour décharge. c) Frais à payer Les frais d'immatriculation au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier sont fixés à 3480 5000 FCFA pour la ville de DOUALA. Le même montant est perçu en cas de modificatif au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (timbre de dimension à ajouter). d) Justificatif Un exemplaire sera retourné avec mentions des numéros chronologique et analytique attribués, revêtu de la signature du Greffier en Chef. 2) Inscription modificative au RCCM a) Formulaire 4 Mise à jour du Guide des Formalités Légales – Exercice 2018 C2A représentant FIDAL II existe un seul formulaire (modèle OHADA) pour les inscriptions modificatives au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier. II contient un certain nombre de renseignements et doit être rempli avec soin et attention. Les mentions modificatives doivent être portées à l’endroit approprié de la déclaration. b) Bordereau de transmission c) Frais à payer d) Justificatif Pour les points b) c) et d) ci-dessus, il faut se référer à la rubrique concernant l'immatriculation. 3) Radiation au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier En cas de cessation définitive des activités pour quelque cause que ce soit, il faut radier la société ou l'entreprise du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier. Cette radiation intervient au jour de la clôture de liquidation. a) Formulaire Le formulaire utilisé est celui du modificatif. Mais il faut préciser qu'il s'agit de la radiation et non pas d'une inscription modificative. b) Bordereau de transmission c) Frais à payer d) Justificatif Pour les points ci-dessus, se référer à la rubrique concernant l'immatriculation. 5 Mise à jour du Guide des Formalités Légales – Exercice 2018 C2A représentant FIDAL 4) L'inscription de nantissement au Greffe La procédure d'inscription d'un nantissement au Greffe du TPI est la suivante : - Enregistrement au préalable de l'acte à inscrire ; - Préparation du procès-verbal de dépôt en 2 exemplaires timbrés et deux exemplaires enregistrés de l'acte ; - Préparation du Certificat d'inscription du nantissement en 2 exemplaires timbrés (modèle fourni au Greffe) ; - Paiement des frais auprès du Régisseur des recettes du Greffe (15 500) FCFA, reçu à joindre au dossier. L'ensemble du dossier ci-dessus doit être déposé au Secrétariat du Greffier en Chef contre décharge sur un bordereau de remise de pièces. Il faut alors repasser plus tard (en 1 à 2 semaines) pour récupérer : - 1 exemplaire du procès-verbal de dépôt signé par le Greffier en Chef ; - 1 exemplaire du certificat d'inscription signé par le Greffier en chef avec la référence de l'inscription effectuée ; - 1 exemplaire de l'acte de nantissement avec la mention d'inscription. 6 Mise à jour du Guide des Formalités Légales – Exercice 2018 C2A représentant FIDAL II - ANNONCES LÉGALES Une annonce légale doit obligatoirement être publiée dans le journal habilité dans les cas suivants : - Constitution de la société (dans les 15 jours de l'immatriculation au RCCM) ; - Modification des statuts ; - Nomination des dirigeants (PCA, PDG, DG, AG, AGA, DGA, Gérant etc... ), et démissions ; - Augmentation de capital (avis d'ouverture des souscriptions et avis de réalisation de l'augmentation de capital) ; - Réduction du capital ; - Dissolution liquidation (avis de dissolution avec ou sans nomination du liquidateur et de clôture de liquidation) ; - Prorogation ou réduction de la durée de la société ; - Ouverture ou fermeture de succursale ; - Nomination, révocation, changement ou démission du Responsable de la succursale ; - Vente, cession ou location-gérance du fonds de commerce. 7 Mise à jour du Guide des Formalités Légales – Exercice 2018 C2A représentant FIDAL III - CENTRE DES IMPOTS Les différentes formalités à accomplir auprès du Centre des Impôts sont les suivantes : A/- Déclaration d'existence Lors de la création d'une société une déclaration d'existence dont le modèle est fourni par l'Administration doit être établie et déposée dans le mois de la constitution. Elle comporte des renseignements sur la société et ses dirigeants. La déclaration d'existence est établie en 5 exemplaires dont : - 1 pour notre dossier ; - 2 pour l'Administration ; 2 à retourner visés par l'Administration. A cette déclaration doivent être joints tous les actes constitutifs (en originaux ou en copies). B/ - Déclaration complémentaire à la déclaration d'existence Au cours de la vie de la société, lorsqu’intervient une modification concernant les documents et renseignements fournis à l'origine dans la déclaration d'existence, il est établi une déclaration complémentaire à la déclaration d'existence. Le modèle de déclaration complémentaire est également fourni par l'Administration. Elle est établie selon les mêmes modalités que la déclaration d'existence. C/ - Approbation des comptes 8 Mise à jour du Guide des Formalités Légales – Exercice 2018 C2A représentant FIDAL En cas d'approbation des comptes de la société, le procès-verbal de l'Assemblée Générale et la feuille de présence (le cas échéant) doivent être déposés au Centre des Impôts avec un bordereau de transmission établi en 4 exemplaires dont : - 1 reste dans le dossier ; - 1 accompagne les documents à transmettre ; - 2 à retourner visés par l'Administration pour accuser réception. D/- Immatriculation à la Carte de Contribuable L'ancien SCIFE (Service Central d'Immatriculation au Fichier des Entreprises) naguère chargé d'attribuer les numéros statistiques aux entreprises a été remplacé par un service spécialisé de la Direction des Impôts chargé de délivrer les cartes de contribuables. Toutes personnes physiques ou morales susceptibles d'être imposées au Cameroun doivent s'immatriculer à la carte de contribuable. Le dossier de demande d'immatriculation comprend : - Une demande sur formulaire remis par le Centre des Impôts, l'imprimé varie selon qu'il s'agit de personnes morales ou physiques ; - Un mandat poste de 20 000 FCFA à l'ordre du Directeur des Impôts ; - Une patente de l'exercice en cours ; - une copie de l'immatriculation au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier ; - une copie de la carte nationale d'identité ou du passeport pour les personnes physiques ; 9 Mise à jour du uploads/Finance/ formalites-1.pdf