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Guide de la CAO 1 A Autorité é de R Régulation gulation des des M Marché és P P

Guide de la CAO 1 A Autorité é de R Régulation gulation des des M Marché és P Publics TABLE DES MATIERES Avant-propos 4 Mise en place et nomination des membres de la CAO 3 Composition de la CAO 3 Responsabilités de la CAO 4 Description des rôles de la CAO pendant les étapes de la passation de marchés 7 Appel d’offres ouvert pour les marchés de fournitures et de travaux 7 Appel d’offres ouvert avec pré-qualification (fournitures et travaux) 11 Marché de prestations intellectuelles 13 Proposition de déclaration d’appel d’offres infructueux 16 Appel d’offres restreint 17 Passation de marchés de gré à gré 17 ANNEXES (Modèles de Procès-verbaux et de Rapports d’évaluation) Annexe 1 : Marchés de fournitures 18 Annexe 2 : Marché de travaux 24 Annexe 3 : Marché de prestations intellectuelles 30 2 ABREVIATIONS CMP : Code des Marchés Publics (Loi 2004-009 du 26 juillet 2004) CAO : Commission d’Appel d’Offres EPIC : Etablissements Publics à caractère Industriel et Commercial SE : Société d’Etat UGPM : Unité de Gestion des Passations de Marchés PRMP : Personne Responsable des Marchés Publics DAO : Dossier d’Appel d’Offres AO : Appel d’Offres AOO : Appel d’Offres Ouvert AOR : Appel d’Offres Restreint SCTE : Sous-Commission Technique d’Evaluation CNM : Commission Nationale des Marchés CRM : Commission Régionale des Marchés GAC : Gestionnaire d’Activités IC : Instructions aux Candidat PV : Proçès-verbal Offre(s) SC : Offres substantiellement conformes Offre(s) NC : Offres non conformes Offre(s) C : Offres conformes TVA : Taxe sur la Valeur Ajoutée DPAO : Données Particulières de l’Appel d’Offres 3 Avant-propos Le présent guide est destiné à l’usage de la Commission d’Appel d’Offres (CAO) pour sa mise en place, son fonctionnement et ses attributions, afin de fournir les aspects pratiques et essentiels pour remplir les fonctions prévues par le Code des marchés publics depuis l’ouverture des plis jusqu’à la formulation d’un avis motivé à la Personne Responsable des Marchés Publics (PRMP) Il présente de façon synthétique le rôle de la CAO durant les étapes spécifiques aux modes de passation de marché et aux types de marchés. Des canevas de Procès-verbal d’ouverture des plis, de Rapport d’évaluation des offres, ainsi que de Procès verbal de validation se trouve en Annexe. 1) Mise en place et nomination des membres de la CAO Selon l’article 2 du Décret 2006-344, une « CAO ad hoc » est constituée auprès de chaque institution ou établissement soumis au CMP : - Etat et ses établissements publics - Régions et communes, et leurs établissements publics - Etablissements Publics à caractère Industriel et Commercial (EPIC), Sociétés d’Etat (SE) Sur proposition de l’UGPM, la nomination des membres de la CAO d’un Département (Ministère, Région, Commune, EPIC , SE) se fait par une Décision de la PRMP. La liste comprend au moins 15 personnes dont le profil idéal souhaité serait : - expérience continue d’au moins 2 ans en matière de marchés publics - expérience suffisante dans l’un ou l’autre des secteurs suivants : droit, travaux, services, gestion financière, sciences, technique, et autres domaines liés aux services demandés par le département - ne pas participer à l’élaboration, l’approbation, et le contrôle des DAO de l’Autorité contractante considérée (tâches appartenant à l’UGPM) Exceptionnellement, le nombre de 15 personnes à nommer dans la liste pourrait être réduit à au moins 10 pour les raisons ci-après : - insuffisance du personnel de base - insuffisance des compétences Chaque membre nommé doit s’engager par écrit à respecter le code d’éthique des marchés publics. Les membres de la CAO, ainsi que toute autre personne appelée aux réunions de la CAO sont tenus à la confidentialité absolue à l’égard des informations non publiques dont ils disposent ainsi qu’à l’égard des arguments échangés lors des délibérations Réf : Article 6 du CMP Article 1 ,2,4,18 du Décret 2006-344 du 30 mai 2006 2) Composition de la CAO Pour chaque appel d’offres (séance d’ouverture des plis, évaluation, validation), la CAO est composée de : (i) 1 Président : la PRMP ou son délégué de son choix (nommé par acte écrit) (ii) 5 membres désignés par la PRMP parmi la liste des 15 personnes dressés par l’UGPM, en fonction de la nature des prestations et de la disponibilité des membres. 4 La CAO peut également comprendre des membres associés ayant une voix consultative. Tout membre associé doit posséder des compétences notoirement reconnues dans la matière qui fait l’objet de l’appel d’offres, incluant tout expert privé extérieur. Les membres de la CAO se réunissent sur convocation de la PRMP. Le quorum pour la validité des délibérations de la CAO est de deux tiers des membres. Les décisions de la CAO sont prises à la majorité simple des membres présents. En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante. Les membres associés et les observateurs invités à participer à la CAO doivent se retirer lors des délibérations et du vote. Réf : Article 3,5, 9, 10, 11, 12 du Décret 2006-344 du 30 mai 2006 3) Responsabilités de la CAO La CAO est chargée, pour chaque appel d’offres, de remplir toutes les fonctions permettant de formuler un avis motivé à la PRMP, pour lui permettre, à son tour, de prendre une décision sur tous les domaines liés à la passation de marchés : attribution, déclaration d’appel d’offres sans infructueux, Appel d’offres restreint, déclaration d’offres anormalement basse/haute… Entre autres, la CAO réalise notamment les tâches suivantes : - Proposition de liste restreinte de candidats en cas d’AOR ou en cas de Demande de consultation pour les marchés de prestations intellectuelles - Proposition de liste de candidats pré-qualifiés en cas d’AO avec pré-qualification - Participation à la séance d’ouverture des plis présidée par la PRMP - Evaluation des offres ou propositions, et classement - Proposition de rejet et d’irrecevabilité des offres - Evaluation et avis sur la qualification des candidats (éventuellement demande d’éclaircissement) - Fournitures de toute explication utile à la PRMP durant le processus de passation de marché : passation de marchés de gré à gré, déclaration d’AO infructueux …. Pour chacune de ces tâches, un avis ou une proposition de la CAO fait l’objet d’une séance de délibération suivant les dispositions du § 2) alinéa 8 ci-dessus. Le procès-verbal issu de ladite séance est transmis à la PRMP à qui appartient la décision finale. En particulier, la CAO peut confier l’évaluation des offres à un sous-comité technique d’évaluation (SCTE). La SCTE est composée de 3 à 5 membres dont un rapporteur qui est obligatoirement membre de la CAO. A l’exception du rapporteur, les membres de la SCTE peuvent être extérieurs à la CAO ; La participation aux travaux de la CAO (séance de délibération, évaluation des offres/propositions) donne lieu à une indemnité spéciale selon le barème établi par l’arrêté 12577/2007 du 30 juillet 2007 Réf : Article 6,7, 15, 17 du Décret 2006-344 du 30 mai 2006 NB : 1. les membres de la CAO ne participent pas à la préparation de la DAO, à la soutenance de dossier (DAO et marché) à la Commission de marché (CNM ou CRM) 2. les membres de l’UGPM ne peuvent pas être en même temps membres de la CAO 5 3. au cours de sa mission, toute communication de la CAO (et de chacun des membres) avec les candidats s’effectue uniquement par correspondance écrite (demandes d’éclaircissements) signée par la PRMP 4. Selon les dispositions de l’Arrêté n°6561/2007/MFB du 03 mai 2007 fixant le taux des indemnités pour les membres des Commissions d’Appel d’Offres (CAO), le Président, les membres, les membres associés de la CAO ainsi que ceux de la Sous-Commission Technique d’Evaluation (SCTE) ont droit à une indemnité spéciale d’instruction. L’indemnité est due pour chaque dossier examiné. Un appel d’offres ou un marché, sans considération du nombre de lots, constitue un dossier. Les dépenses y afférentes sont supportées par le budget de l’UGPM concernée ou , le cas échéant, de l’entité bénéficiaire. 6 4) Description des rôles de la CAO pendant les étapes de la passation de marchés 4.1 - Appel d’offres ouvert pour les marchés de fournitures et de travaux (Réf : Article 18 du CMP) N° Description des tâches Observations Références 0 Dans les 7 jours avant l’ouverture des plis - Réception de la convocation de la PRMP et du DAO dans les 7 à 10 jours avant la date d’ouverture des plis - Aviser le plus tôt possible la PRMP en cas de non disponibilité - Prendre toutes les dispositions nécessaires pour être à l’heure à la séance d’ouverture des plis - Un secrétaire de séance est nommé préalablement par la PRMP pour assurer la rédaction du PV 1 Séance d’Ouverture des plis - Préalable à l’ouverture des plis : en cas de besoin, réunion préliminaire à huis clos de la CAO (historique, éclaircissement sur le DAO…exposés par PRMP, UGPM, GAC) - Invitation des candidats présents à entrer dans la salle de séance - l’ouverture du premier pli par la PRMP et arrêt de la réception des plis. Les plis reçus après l’ouverture du premier pli uploads/Finance/ guide-cao 1 .pdf