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Version 2018 1 CAHIER DES CHARGES AUDIT FINANCIER Les informations financières

Version 2018 1 CAHIER DES CHARGES AUDIT FINANCIER Les informations financières du projet/programme doivent être auditées conformément aux normes internationales d'audit et notamment la norme ISA 805 « Audit d’états financiers isolés et d’éléments, de comptes ou de postes spécifiques d’un état financier – Considérations particulières ». 1. Principes fondamentaux 1.1 L'audit financier des projets (« audit financier ») doit être réalisé par un auditeur indépendant (« l'auditeur »), qui possède la compétence et l'expérience professionnelles requises (p. ex. : agrément de l'autorité nationale de surveillance en matière de révision), conformément aux normes internationales d’audit ISA (International Standards on Auditing, ISA). 1.2 Le présent cahier des charges (« CC ») définit le mandat de l'auditeur en lien avec l'audit financier de projets/programmes du partenaire (« le partenaire »), financés par le Département fédéral des Affaires étrangères (« le DFAE »). L'audit financier se fonde sur les spécifications et directives professionnelles régissant le travail que doit réaliser un auditeur. 1.3 Dans la planification, la conduite et les rapports relatifs à l'audit financier, l'auditeur doit se conformer à la norme ISA 805. En outre, il doit observer les normes professionnelles pertinentes locales, ainsi que la législation nationale appliquée en matière de comptabilité et de reporting par le pays où l'audit financier est réalisé. 2. Principes généraux applicables aux procédures à effectuer L'auditeur est tenu de planifier et d'exécuter la mission d'audit financier, puis de rédiger un compte rendu sur les sujets suivants :  2.1 Principe de régularité financière/reporting L'auditeur est tenu d'évaluer si le partenaire dispose des politiques et procédures adéquates en lien avec les sujets ci-après (ceux-ci ne sont pas couverts par la mission d'audit conformément à l'ISA, comme précisé ci- avant) :  2.2 Existence, adéquation et efficacité du système de contrôle interne (SCI)  2.3 Conformité aux objectifs du projet et respect du contrat  2.4 Conduite économique des affaires et affectation efficace des ressources financières Afin de respecter ces principes, l'auditeur doit analyser les questions indiquées dans le questionnaire en annexe (Annexe 1). Tandis que le point 2.1 sera abordé dans le rapport d'audit établi conformément aux ISA, les points 2.2 à 2.4 seront mis en évidence par les réponses de l'auditeur au questionnaire de l'Annexe 1. Les recommandations à la direction devront être formulées sur la base de l'Annexe 2 (lettre de recommandations). 3. Documents de référence Les documents et sujets suivants doivent être considérés par l'auditeur comme des références de base pour la réalisation de l'audit financier : Législation : législation nationale Projet/programme : accord entre le DFAE et le partenaire relatif au projet ; dossier du projet / cahier des charges (CC) ; budgets, plans de financement, programme des activités liées au projet ; procédures de gestion de projet ; tout autre document relatif au projet/programme. Version 2018 2 Comptabilité : pièces comptables soumises à l'audit financier ; rapports d'activités et rapports financiers concernant le projet/programme. Auditeur : précédents rapports d'audit interne et externe du partenaire ; toute autre information demandée au partenaire par l'auditeur. 4. Planification de l'audit financier L'auditeur doit planifier la mission d'audit financier comme il se doit en amont, assurer un audit d'une qualité professionnelle exemplaire, en veillant aux coûts et avec un souci d’efficacité, comme convenu dans le mandat établi entre le partenaire et l'auditeur. Sur la base des informations obtenues lors de la phase de planification, qui comprend l’évaluation du risque par l’auditeur, ce dernier doit déterminer :  le genre de transactions à auditer et les méthodes d'audit employées (intégrale ou par échantillonnage) ;  le type d’inventaire ou d’observation physique et les sites à sélectionner ;  le nombre de visites à prévoir sur place. L'auditeur s'engage à assurer la continuité dans la méthode et l'approche propres à la mission d'audit financier, même en cas de changement à la tête de l'équipe d'audit par rapport à l'année précédente. 5. Lieu de l'audit financier L'audit financier doit être réalisé dans l'environnement du projet/programme (bureaux administratifs et/ou sites décentralisés, le cas échéant). 6. Déclaration d'intégralité L'auditeur obtient une déclaration écrite, signée par la direction de l'organisme partenaire, attestant : a) la reconnaissance de la responsabilité de l'organisme dans l'établissement de comptes et états financiers corrects, complets, impartiaux, fidèles à la réalité, conformes aux objectifs du projet et aux documents de référence (description du projet, contrats, budgets, etc.), et à la législation nationale ; b) la mise à la disposition de l'auditeur de tous les livres de compte, justificatifs et autres documents, procès-verbaux et informations pertinentes nécessaires pour l’audit ; c) l'intégralité des informations concernant le patrimoine et les biens ; d) l'intégralité des informations concernant les financements reçus ou à percevoir, les financements propres concernant la période sous revue, pour le projet faisant l'objet du contrôle ; e) la disposition à fournir toutes les informations et explications demandées par l'auditeur dans le cadre de son mandat, soit oralement, soit par confirmation écrite ; f) pour les contributions destinées aux ONG locales, la disposition à communiquer toutes les informations concernant les financements reçus ou à percevoir, les financements propres concernant la période de l'audit, pour le projet objet du contrôle et pour l'examen des états financiers consolidés de l'organisme. Les états financiers consolidés, comprenant les bilans et comptes de pertes et profits du projet, sont annexés à la déclaration et en font partie intégrante. Cette déclaration doit être jointe au rapport de l'audit financier. 7. Procédures détaillées d'audit financier Pour parvenir à une conclusion sur les sujets mentionnés ci-après, l'auditeur doit recourir à des procédures d'audit appropriées. Appliquées soit de manière intégrale, soit sur la base d'un échantillon, ces procédures peuvent inclure : examens, vérifications, évaluations, inspections, entretiens, analyses et autres techniques d'audit. Pour effectuer son choix de procédures, l'auditeur doit prendre en compte les conclusions de l’évaluation du risque qu’il a réalisée durant la phase de planification et au cours des travaux d'audit. À cet effet, il fixera et réalisera des opérations d'audit appropriées pour avoir une idée d'ensemble des aspects mentionnés avant d'apprécier les conclusions individuelles et de rendre un avis final indépendant. Version 2018 3 L'auditeur peut choisir d'appliquer une autre procédure d'audit s'il l'estime nécessaire à l'exécution professionnelle de sa mission d'audit financier. À réception du rapport d'audit, le DFAE – ou tout tiers désigné par ce dernier – se réserve le droit de solliciter d'autres procédures d'audit pour faire face au changement de circonstances dans le projet ou dans l'organisation du partenaire. Afin de respecter les principes évoqués au point 2, l'auditeur doit en outre analyser les questions du questionnaire en annexe (Modèle Annexe 1). Toute réponse négative devra faire l'objet d'une recommandation dans la lettre à l’intention de la direction (Modèle Annexe 2). 8. Réunion de clôture Après réalisation de la mission d'audit financier, mais avant de quitter les locaux du partenaire, l'auditeur tient une réunion de clôture avec les responsables (directeurs) du projet/programme et le personnel en charge de la comptabilité et des rapports. La séance traite des remarques et résultats de l'audit, relève les faiblesses significatives dans la gestion administrative et financière (y compris celles relatives aux compétences du personnel) et émet des recommandations pour améliorer la gestion de projet, les procédures comptables et le système de contrôle interne (SCI). 9. Conclusions de l'audit financier Le rapport d'audit mené par l'auditeur doit fournir une opinion sur les informations financières du partenaire conformément aux normes ISA (Modèle Annexe 3). Les réponses au questionnaire (Modèle Annexe 1) et les recommandations à l'intention de la direction (lettre de recommandations selon le Modèle Annexe 2), ainsi que la lettre de déclaration de la direction doivent être fournies sous la forme de documents distincts et joints au rapport d'audit. 9.1. Devise et langue du rapport de l'audit financier Les informations financières contenues dans le rapport d’audit financier de l'auditeur doivent être fournies dans la devise spécifiée dans le contrat. Le rapport d'audit financier et tous les autres documents résultant de la mission d’audit financier sont à rédiger en français. 9.2. Signature Le rapport d'audit financier est signé par le responsable de l’équipe d'audit. Le rapport financier faisant l’objet de l'audit doit être signé par un représentant de la direction du partenaire. Lieu et date : _____________________________________ Pour le partenaire : _____________________________________ Pour l'auditeur : _____________________________________ Annexe 1 : Questionnaire sur les principes généraux applicables aux procédures à effectuer (2.2, 2.3 et 2.4) Annexe 2 : Lettre de recommandations Annexe 3 : Rapport des auditeurs indépendants (base : ISA 805) Version 2018 4 Annexe 1 QUESTIONNAIRE Instructions à l'intention de l'auditeur : toute réponse négative à l'une des questions ci-après doit donner lieu à des explications supplémentaires, fournies dans un point distinct dans la lettre de recommandations. Questions Oui Non s.o. Remarques Existence, adéquation et efficacité du système de contrôle interne – principe 2.2 1. L'organisation interne (structures, fonctions, tâches, compétences, responsabilités, méthodes, procédures, séparation des tâches, etc.) est-elle adaptée, selon vos impressions, à la taille et aux activités du partenaire ? 2. Les tâches relatives aux fonctions et processus vitaux sont-elles suffisamment séparées (p. ex. prise uploads/Finance/ pflichtenheft-finanzielle-pruefung-audit-2018-fr.pdf