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Février 2011 MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, OPERATIONNELLES ET COMPTABLE

Février 2011 MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, OPERATIONNELLES ET COMPTABLES Conçu par : MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, OPERATIONNELLES ET COMPTABLES DU SECRETARIAT EXECUTIF DE LA COMHAFAT 2 Conçu SOMMAIRE I. DEFINITION ET OBJECTIFS DU MANUEL DE PROCEDURES.................................5 II. DESCRIPTION DU CONTENU DU MANUEL................................................................5 2.1. La composition du cartouche......................................................................................................................5 2.2. La description détaillée de la procédure.................................................................................................6 2.3. Les diagrammes de flux................................................................................................................................ 6 III. LES PRINCIPES D'ACTUALISATION DU MANUEL................................................6 3.1. La mise à jour.................................................................................................................................................. 6 3.2. La diffusion....................................................................................................................................................... 6 IV. LES PRINCIPES DE CONSERVATION DU MANUEL DES PROCEDURES...........7 4.1. Les principes d'archivage.............................................................................................................................7 4.2. Les principes de consultation.....................................................................................................................7 4.3. La version électronique................................................................................................................................7 CYCLE 01: GESTION DU COURRIER....................................................................................9 SOUS CYCLE 01.01: RECEPTION DES COURRIERS.......................................................................................10 SOUS CYCLE 01.02: EXPEDITION DES COURRIERS.....................................................................................15 SOUS CYCLE 01.03: TRAITEMENT DES E-MAILS.........................................................................................20 CYCLE 02: GESTION DES IMMOBILISATIONS................................................................23 SOUS CYCLE 02.01: ENTREE................................................................................................................................. 24 SOUS CYCLE 02.02: SORTIE................................................................................................................................... 29 SOUS-SOUS-CYCLE 02.02.01: REFORME DES IMMOBILISATIONS...........................................................30 SOUS-SOUS-CYCLE 02.02.02: CESSION ECHANGE..........................................................................................38 SOUS CYCLE 02.03: INVENTAIRE........................................................................................................................46 CYCLE 03: GESTION DES STOCKS.....................................................................................50 SOUS CYCLE 03.01: ENTREE................................................................................................................................. 51 SOUS CYCLE 03.02: SORTIE................................................................................................................................... 54 CYCLE 04: GESTION DES RESSOURCES HUMAINES......................................................60 SOUS CYCLE 04.01: MISE A JOUR DE L’ORGANIGRAMME.............................................................61 SOUS CYCLE 04.02: RECRUTEMENT DU PERSONNEL...............................................................................70 SOUS CYCLE 04.03: EMBAUCHE..........................................................................................................................75 SOUS CYCLE 04.04: INTEGRATION DU PERSONNEL..................................................................................80 SOUS CYCLE 04.05: CONGES, ABSENCES.........................................................................................................88 SOUS CYCLE 04.06: DEPART................................................................................................................................. 93 SOUS CYCLE 04.07: MISSION................................................................................................................................ 98 MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, OPERATIONNELLES ET COMPTABLES DU SECRETARIAT EXECUTIF DE LA COMHAFAT 3 Conçu SOUS CYCLE 04.08: AVANCE SUR SALAIRE.................................................................................................104 SOUS CYCLE 04.09: TRAITEMENT DE LA PAIE..........................................................................................110 SOUS CYCLE 04.10: REGLEMENT DE LA PAIE............................................................................................113 SOUS CYCLE 04.11: EVALUATION DU PERSONNEL..................................................................................117 SOUS CYCLE 04.12: FORMATION DU PERSONNEL...................................................................................122 CYCLE 05: GESTION DE LA COMMUNICATION..........................................................129 SOUS CYCLE 05.01: COUVERTURE MEDIATIQUE DES EVENEMENTS..............................................130 SOUS CYCLE 05.02: PUBLICATION DE DOCUMENTS, NEWSLETTER................................................141 CYCLE 06: GESTION DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION.............................................................................................................151 SOUS CYCLE 06.01: ACQUISITION DE TIC....................................................................................................152 SOUS CYCLE 06.02: INSTALLATION DE MATERIEL/LOGICIEL............................................................155 SOUS CYCLE 06.03: SECURITE TIC..................................................................................................................158 SOUS CYCLE 06.04: MAINTENANCE................................................................................................................161 SOUS CYCLE 06.05: GESTION DU SITE WEB................................................................................................163 CYCLE 07: FORMATIONS, SEMINAIRES, ATELIERS..................................................167 CYCLE 08: ACHATS-DEPENSES......................................................................................178 SOUS CYCLE 08.01: EXPRESSION DU BESOIN.............................................................................................179 SOUS CYCLE 08.02: COMMANDE DIRECTE..................................................................................................185 SOUS CYCLE 08.03: APPEL D’OFFRES.........................................................................................192 SOUS-SOUS-CYCLE 08.03.01: APPEL D’OFFRES RESTREINT....................................................193 SOUS-SOUS-CYCLE 08.03.02: APPEL D’OFFRES OUVERT.........................................................203 SOUS-SOUS-CYCLE 08.03.03: SELECTION DE CONSULTANTS...............................................................216 SOUS CYCLE 08.04: RECEPTION.......................................................................................................................226 SOUS CYCLE 08.05: CERTIFICATION...............................................................................................................230 SOUS CYCLE 08.06: COMPTABILISATION.....................................................................................................234 SOUS CYCLE 08.07: REGLEMENT.....................................................................................................................236 CYCLE 09: BUDGET...........................................................................................................242 SOUS CYCLE 09.01: ELABORATION DU PROJET DE BUDGET...............................................................245 SOUS CYCLE 09.02: ELABORATION DU BUDGET DEFINITIF................................................................251 SOUS CYCLE 09.03: SUIVI BUDGETAIRE.......................................................................................................256 SOUS CYCLE 09.04: TRAITEMENT COMPTABLE........................................................................................258 CYCLE 10 : COMPTABLE ET FINANCIER......................................................................260 SOUS-CYCLE 10.01 : PIECES JUSTIFICATIVES DES OPERATIONS.......................................................264 SOUS-CYCLE 10.02: COMPTABILISATION DES PIECES COMPTABLES.............................................266 SOUS-CYCLE 10.03 : AJUSTEMENT DES COMPTES PAR LES ECRITURES D'INVENTAIRES.....270 MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, OPERATIONNELLES ET COMPTABLES DU SECRETARIAT EXECUTIF DE LA COMHAFAT 4 Conçu SOUS SOUS-CYCLE 10.03.01 : IMMOBILISATIONSCORPORELLES ET INCORPORELLES............271 SOUS SOUS-CYCLE 10.03.02 : STOCK/CONSOMMATIONS DE FOURNITURES................................273 SOUS SOUS-CYCLE 10.03.03: TRESORERIE.....................................................................................................274 SOUS-CYCLE 10.04 : SAISIE DES ECRITURES DE CLOTURES POUR REPORT DANS LES ETATS FINANCIERS.............................................................................................................................................................. 276 SOUS SOUS-CYCLE 10.04.01 : ACHATS/FOURNISSEURS...........................................................................277 SOUS SOUS-CYCLE 10.04.02 : PROVISIONS.....................................................................................................278 SOUS SOUS-CYCLE 10.04.03 : AMORTISSEMENT.........................................................................................281 SOUS SOUS-CYCLE 10.04.04 : CHARGES ET REVENUS CONSTATES D’AVANCE.......................282 SOUS SOUS-CYCLE 10.04.05 : FACTURES ET REVENUS A RECEVOIR.................................................283 SOUS-CYCLE 10.05 : ETABLISSEMENT DE LA BALANCE APRES INVENTAIRE ET REGULARISATIONS................................................................................................................................................ 284 SOUS-CYCLE 10.06: PREPARATIONS DES ETATS FINANCIERS...........................................................285 SOUS-CYCLE 10.07: AJUSTEMENTS SUITE AUX RECOMMANDATIONS DES CAC........................288 MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, OPERATIONNELLES ET COMPTABLES DU SECRETARIAT EXECUTIF DE LA COMHAFAT Conçu I. DEFINITION ET OBJECTIFS DU MANUEL DE PROCEDURES Ce manuel de procédures formalise les principales procédures administratives, opérationnelles et de contrôle qui régissent les différentes fonctions du Secrétariat Exécutif de la COMHAFAT. Il couvre l’ensemble des opérations et des fonctions de l’Organisation. Il a pour objectifs de : Fournir un cadre formel d'exécution des activités à caractère administratif, comptable ; Garantir la continuité des méthodes de travail, malgré les mutations et réorganisations du personnel ; Définir les activités de tous les membres du Secrétariat Exécutif, Garantir un contrôle interne fiable ; Accroître la productivité du personnel (par l'optimisation des volumes d'informations à traiter, l'optimisation des circuits de traitement des informations et une automatisation accrue des traitements manuels) II. DESCRIPTION DU CONTENU DU MANUEL 2.1. La composition du cartouche Le manuel de procédures comporte un cartouche qui reprend les informations de base caractéristiques de la procédure. Le cartouche présente les informations suivantes : le nom de l’Organisation, le nom du cycle, le code du cycle, la date de mise à jour, le numéro de la page de la procédure étudiée et le nombre total de pages de cette procédure, la désignation de la procédure étudiée, le numéro de classement de la procédure, la version. Les procédures sont codifiées en fonction : de leur nature, de leur cycle de rattachement, de leur ordre de traitement défini dans le sommaire des procédures. Le système de codification se présente comme suit : 1er terme, donne l’aspect de la nature de la procédure on utilisera :  « PRCA » pour procédure administrative ;  « PRCO »pour procédure opérationnelle et ;  « PRCC » pour procédure comptable. 2ème terme, le cycle de rattachement : X. 3ème terme, l’ordre de classement des sous cycles: XX. 4ème terme, l'ordre de classement des sous- sous cycles : X MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, OPERATIONNELLES ET COMPTABLES DU SECRETARIAT EXECUTIF DE LA COMHAFAT Conçu 5 MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, OPERATIONNELLES ET COMPTABLES DU SECRETARIAT EXECUTIF DE LA COMHAFAT 6 Conçu 2.2. La description détaillée de la procédure Cette description détaillée apporte les précisions suivantes pour chaque étape de la procédure: le poste qui traite l'étape, la nature des travaux et des contrôles réalisés par chaque intervenant, la description détaillée des Procédures effectuées, la composition précise des dossiers envoyés à l'intervenant suivant la procédure, Le classement et la ventilation des documents supports. 2.3. Les diagrammes de flux Le diagramme de flux reprend schématiquement les étapes de la procédure. Il donne une vue d’ensemble de la circulation de l’information et des documents entre les acteurs qui participent à la réalisation des Procédures. III. LES PRINCIPES D'ACTUALISATION DU MANUEL Le manuel de procédures est un document susceptible d'être modifié et mis à jour au fur et à mesure de l'évolution du Secrétariat, de ses activités et des meilleures pratiques internationales. 3.1. La mise à jour La mise à jour du manuel doit faire l'objet d'une note de service du Secrétaire Exécutif de la COMHAFAT. Une numérotation appropriée des notes de service relatives à l'actualisation du manuel doit permettre d'en suivre l'exhaustivité. La liste des types de procédures et des cycles d'opérations ne peut faire l'objet d'actualisation qu'à titre exceptionnel. Par contre, des ajouts éventuels peuvent être opérés concernant les procédures au sein de chaque cycle. La mise à jour du manuel peut être motivée par :  des changements dans l’organisation ou les activités du Secrétariat suivant les décisions des autorités;  les modifications des systèmes et procédures dans le but d’améliorer les procédures existantes pour faire face à des situations nouvelles ;  des modifications en ce qui concerne l’affectation du personnel ou des procédures lui incombant. L'actualisation nécessite : La modification du sommaire des procédures du cycle concerné si nécessaire, L'insertion de la nouvelle procédure ou sa version actualisée, La mise à jour des fichiers figurant dans le manuel des procédures. 3.2. La diffusion Le manuel de procédures doit être édité en autant d'exemplaires que d'acteurs dans les processus. Doivent disposer du manuel de procédures en un exemplaire complet les personnes ci-après :  Le Secrétaire Exécutif ;  L’Assistant Spécial ;  Les Chefs de Départements ; MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, OPERATIONNELLES ET COMPTABLES DU SECRETARIAT EXECUTIF DE LA COMHAFAT 7 Conçu IV. LES PRINCIPES DE CONSERVATION DU MANUEL DES PROCEDURES Le manuel de procédures doit être accessible et disponible toutes les fois qu’un intervenant aura besoin de s’informer sur les procédures d’exécution d’une Procédure. 4.1. Les principes d'archivage Comme noté précédemment, chaque Département du Secrétariat doit disposer d’au moins un exemplaire complet du manuel des procédures. Les versions remplacées lors d’éventuelles actualisations du présent manuel, doivent être conservées dans un classeur spécifique en cas de contrôles ou de recherches sur des opérations anciennes effectuées dans le cadre des procédures antérieures. 4.2. Les principes de consultation Le manuel doit être facilement accessible aux acteurs du processus, aux acteurs de la COMHAFAT, aux représentants du personnel et aux différents contrôleurs externes. 4.3. La version électronique Le manuel existe également sous forme de support informatique en version non modifiable (format PDF ou Word verrouillé). Il doit être installé sur le disque dur de l’Assistant du Secrétaire Exécutif et des destinataires de la diffusion du format papier cités au point 3.2,. La version électronique verrouillée est mise à la disposition des différents chefs de départements du Secrétariat. Le manuel est stocké en interne dans un répertoire spécifique du disque dur qui contiendra tous les fichiers relatifs à ce document. Le répertoire est structuré comme le manuel des procédures afin de faciliter l'accès à l'information et la mise à jour du document. Chaque fichier comporte comme nom, le nom de la procédure auquel il se rapporte. CYCLE : COURRIER MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES DU uploads/Finance/ publication-037-2-ok.pdf