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Valérie Lemarchand IUT Saint Malo promotion 2006-2007 Option FC UNIVERSITE RENN

Valérie Lemarchand IUT Saint Malo promotion 2006-2007 Option FC UNIVERSITE RENNES 1 Enseignant tuteur : Mme PERRAULT Remerciements Je tiens tout d’abord à remercier monsieur Xavier PION, directeur de l’établissement Saint- Joseph, monsieur Jacky LAFOLET, trésorier de l’O.G.E.C. Saint-Joseph de m’avoir permis d’effectuer mon stage au sein du service comptabilité de l’O.G.E.C. Ma gratitude s’adresse tout particulièrement à Monsieur Cyril DANAU, responsable administratif technique et financier de l’O.G.E.C Saint-Joseph, pour ses nombreux conseils et sa confiance, qui m’ont permis de rendre cette période instructive et agréable. J’adresse également ma gratitude à madame Marie-Claude AUBERT, madame Marie-France MACHIN, madame Evelyne TRUC, ainsi que les professeurs pour leur accueil et leur sympathie. Enfin, je remercie toutes les personnes de l’établissement qui ont contribué au bon déroulement de mon stage. 2 SOMMAIRE Introduction 4 I. Présentation de l’entreprise 5 a. L’établissement b. L’O.G.E.C c. La situation fonctionnement II. Les suivis des différentes situations 6 1) Suivi des Créances « familles » b. Suivi des Dettes « fournisseurs » c. Suivi des emprunts et des soldes bancaires d. Suivi des effectifs e. Suivi des subventions f. Suivi du budget III. Les tableaux de bord 9 1) Structure de fonctionnement et indicateurs de fonctionnement 2) Résultats de fonctionnement c. Situation Patrimoniale et structure financière IV. Missions annexes 10 1) Indicateurs b. Clé de répartition c. Autofinancement de la cantine Conclusion 12 V. Bilan professionnel et personnel 13 1) Bilan professionnel b. Bilan personnel 3 Annexes 1 : Organigramme I Annexes 2 : Récapitulatif des créances clients II Annexes 3 : Budget par grand type de poste III Annexes 4 : Tableau de bord : Structure Financière IV Annexes 5 : Les indicateurs V Introduction Il existe une importante différence entre le milieu scolaire et le monde professionnel. Le stage a pour objectif de faire comprendre aux étudiants le fonctionnement d’une entreprise, et de s’y intégrer. Ce stage possède la particularité de se dérouler dans le monde professionnel du milieu scolaire, dans le service de gestion qui est indispensable au bon fonctionnement de l’établissement. Un établissement scolaire privé fonctionne différemment qu’un établissement public. En effet, ces derniers sont entièrement financés par l’Etat et les collectivités locales alors que les établissements privés dépendent principalement des ressources provenant des familles. Les établissements privés sont obligé de maintenir un enseignement de qualité pour continuer à attirer les familles. Les lycées privés sont généralement sous contrat avec l’Etat, ce dernier participe à certaines dépenses (paiement des professeurs, dépenses de fonctionnement de matériel de l’établissement). Les établissements publics et privées ne possèdent pas les mêmes ressources, leur fonctionnement et leur gestion sont donc différents. Ce stage s’est déroulé au lycée privé « Saint-Joseph » à Château-Thierry dans le sud de l’Aisne. C’est un établissement à la fois général (de la maternelle au baccalauréat), technique (le lycée hôtelier), et professionnel (le centre de formation). La mission consiste à recenser certaines données, de faire un historique des données actuelles et passées, afin de démarrer des tableaux de bord. Ce qui permettrait d’avoir une vision globale de la situation actuelle mais aussi en prospective afin d’améliorer la gestion au quotidien. Avant d’exposer cette mission et les différentes activités réalisées, il est nécessaire de présenter les principales caractéristiques de l’association, ainsi que d’expliquer la situation particulière de l’établissement pour mieux comprendre son fonctionnement et ses besoins. . Ce rapport se terminera par un bilan professionnel et personnel. 4 I. Présentation de l’entreprise 1) L’établissement « Saint Joseph-Saint Marie-Madeleine » est un Etablissement Privé Catholique sous contrat d’association avec l’Etat. L’établissement existe depuis 1814 (école des filles). Actuellement, il est composé de plusieurs unités pédagogiques : -une école maternelle et primaire (construite en 2006, 12 classes) -un collège -un lycée général -un lycée hôtelier (BEP, Bac Pro, Bac Techno, BTS) avec un restaurant d’application -un centre de formation professionnelle (CAP, Mention Complémentaire, …) b. L’O.G.E.C L’O.G.E.C (Organisme de Gestion de l’Enseignement Catholique) est une association loi 1901. Les O.G.E.C ont été fondés par l’Enseignement Catholique pour être au service des établissements en leur donnant une personnalité morale. L’O.G.E.C est constitué de plusieurs organes de décisions chargés du fonctionnement selon leurs compétences statutaires. L’O.G.E.C est responsable de la bonne gestion de l’établissement dans les domaines suivants : économique, social, comptable, financier, juridique, immobilier. L’O.G.E.C se livre à toutes les activités se rapportant directement ou indirectement à l’éducation : accueil, hébergement, restauration, … L’O.G.E.C Saint Joseph a été mis en place en 1979 et il emploie actuellement une cinquantaine de personnes. (personnel pour l’entretien, la cantine, l’administration, l’accueil, la direction, la comptabilité, les formateurs, …). Le personnel de l’enseignement est indépendant de l’O.G.E.C, les professeurs sont rattachés à l’Education Nationale. c. La situation La gestion non rigoureuse des années antérieures se répercute aujourd’hui. Le résultat de l’année précédente est catastrophique. Il s’explique par des investissements mal gérés, un manque de suivi des créances, des dettes, des frais de personnel, une communication insuffisante, …De nombreux changements ont donc eu lieu cette année, M.Danau a été embauché en tant que responsable administratif et financier en début d’année pour redresser la situation. Cependant le licenciement de sept personnes au mois de mai n’a pu être évité. . 5 II. Les suivis des différentes situations 1) Suivi des Créances « familles » Il y a quelques années les créances n’étaient pas suivies. Récemment, une procédure a été mise en place pour que les familles payent leurs dettes (lettre de relance, huissier, justice). Généralement les familles payent par trimestre, cependant suivant le cycle ou l’enseignement suivis, les trimestres ne correspondent pas. A cela s’ajoute, des familles qui payent mais irrégulièrement. Tous ces problèmes de paiement entrainent donc des problèmes de gestion. L’établissement étant privé, les principaux produits proviennent donc des familles (inscription, enseignement, cantine, internat,…). Les familles peuvent régler soit par chèque soit par prélèvement. Mon travail a consisté à faire le point sur ces créances. Tout d’abord, grâce à la balance générale du logiciel Aplon, les montants des créances familles sur les trois dernières années ont pu être chiffrés en distinguant les familles douteuses. Il aurait été intéressant de pouvoir déterminer la situation par trimestre mais le logiciel utilisé ne permet pas de travailler précisément sur les exercices antérieurs. Seule l’année en cours (2006-2007) a pu être traitée par trimestre. Ensuite, un travail plus détaillé, a été effectué. Il a consisté à séparer les créances des familles qui paient par chèques de celles qui paient par prélèvement. Puis un tableau avec le nombre de famille ayant un solde débiteur, créditeur ou à zéro et le montant correspondant a été établi. Enfin, le pourcentage de prélèvement refusé par mois sur les trois derniers exercices ainsi que le montant total prélevé et le montant total refusé a pu être défini grâce aux différents relevés bancaires. Ces documents permettent de connaitre l’évolution sur les trois dernières années, de faire le point sur cet exercice, de prévoir l’évolution pour les derniers mois de l’exercice (il correspond à une année scolaire : 1er septembre au 31 aout). Le montant des créances familles et le nombre de familles concernés sont des indicateurs importants puisqu’ils représentent les principaux produits de l’établissement. b. Suivi des Dettes « fournisseurs » Les principaux fournisseurs de l’établissement sont ceux d’un établissement classique (matières consommables, entretiens et réparation, fournitures, sortie scolaire, …), à cela s’ajoutent les fournisseurs du lycée hôtelier et du centre de formation (nourriture, matériels spécifiques,…). Les factures arrivent au service comptabilité, elles sont saisies sur un tableau Excel (date, fournisseur, mode de règlement, date de paiement), certaines sont envoyés à l’Economat (gère la partie hôtellerie) qui ventile ces factures entre le centre de formation et le lycée hôtelier, puis ces factures reviennent à la comptabilité et sont saisies sur le logiciel Aplon. Il existe donc un décalage dans le temps entre le moment où elles sont reçues et où elles sont saisies. Le tableau favorise une vision d’ensemble des règlements et permet également d’étaler les paiements par chèques. Cependant, ce double suivi ainsi que le fonctionnement compliqué de certains fournisseurs entrainent des erreurs. 6 C’est pourquoi, à partir de la balance âgée détaillée « Fournisseurs » et le tableau Excel, les différences ont été recensées : certaines factures ou avoirs ont été saisies deux fois, ou d’autres ne l’ont pas été. Ce travail, en collaboration avec la comptable, a permis de corriger ces erreurs, d’obtenir un tableau mis à jour, et ainsi de saisir un maximum de factures. Ce tableau des factures sert également à actualiser le tableau de trésorerie. Ce dernier prévoit toutes les dépenses et les recettes par jour. Recenser la situation des dettes fournisseurs sur les trois dernières années en détaillant, les débits et les crédits cumulés, a aussi fait parti de mes activités réalisées sur ces derniers. Tout comme les créances, ce travail n’a pu être fait en détail, c'est-à-dire par trimestre, que sur l’exercice en cours. c. Suivi des emprunts et des soldes bancaires O.G.E.C Saint Joseph possède de nombreux emprunts dans des banques différentes, la plus part avec des taux variables. Elle a également huit uploads/Finance/ rapportdestage-2006 1 .pdf