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10/40 Mars 2008 © Stéphane Marill II. Répondre à un appel d’offres A. Le dossie

10/40 Mars 2008 © Stéphane Marill II. Répondre à un appel d’offres A. Le dossier d’appel d’offres Les informations suivantes sont tirées de l’appel d’offres de février 2007 pour l’édition, l’impression et la distribution de 10 ouvrages de CE1 et CE2 pour l’année scolaire 2007-2008 en Côte d’Ivoire. Chaque lot compte 450 000 exemplaires de livres de l’élève et 12 500 livres du professeur. L’avis d’appel d’offres est disponible à la direction des affaires financières du ministère de l’Éducation nationale, au service des marchés publics, pour la somme de 100 000 FCFA. L’appel est publié dans le journal des marchés publics. Il est précisé que les copyrights, les films et les CD sont la propriété exclusive de l’État, qui se garde le droit de prêter par contrat ceux-ci pour exploitation. Les soumissionnaires doivent donc remettre ces éléments une fois la commande effectuée. Les adjudicataires payent d’ailleurs au ministère 6% de droits d’auteur, calculés sur le montant de l’offre pour le public, et sur le prix public net (hors remise libraire) pour les ventes aux établissements privés. Une date de réunion d’information est annoncée. L’adjudication est assortie d’un droit d’exploitation de 5 ans pour le secteur privé. C’est sur les ventes dans le privé que les éditeurs ont des marges substantielles, les prix fixés dans le cadre de l’appel d’offres étant très bas. 1) Les pièces à fournir L’avis est composé notamment d’un règlement particulier d’appel d’offres (RPAO) qui précise les pièces à fournir et liste à chaque fois leur présentation (document daté, paraphé, complété, copie certifiée conforme, etc.). Les pièces à fournir sont : – les références du soumissionnaire ainsi que des attestations de bonne exécution des 5 dernières années pour l’édition de livres scolaires. Ces attestations sont délivrées par les entités ayant lancé des appels d’offres de fournitures scolaires et précisent que le soumissionnaire a bien rempli la commande passée. Un modèle est fourni en annexe ; – les exemplaires de deux ouvrages scolaires de langue française publiés dans les 5 dernières années ainsi que leur ISBN ; – une attestation bancaire de moins de 6 mois, qui précise qu’une banque est en bon rapport avec la société soumissionnaire ; – un extrait du registre du commerce en rapport avec l’objet de l’appel ; un modèle de déclaration est fourni : forme juridique de la société, montant du capital, date d’inscription au registre du commerce, attestation de paiement des cotisations sociales, CV des dirigeants… – une fiche de renseignements généraux, dont un exemple à remplir est donné (coordonnées, chiffre d’affaires, etc.) ; – une déclaration faite par le soumissionnaire (i.e. une déclaration d’engagement personnel) ; – des coordonnées complètes ; – une attestation CNPS de moins de 3 ans (i. e. la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale, chargée du recouvrement des cotisations sociales) ; – une attestation des impôts de moins de 3 mois à la date de remise des offres ; 11/40 Mars 2008 © Stéphane Marill – un préfinancement bancaire au moins égal à 25 % du montant de la soumission. Un document signé de la banque certifiant un droit à un découvert du montant nécessaire est suffisant ; – une maquette en blanc et une maquette d’unité type du contenu conformes aux spécifications des devis pédagogiques (i.e. les échantillons des leçons annexés au DAO édités et illustrés pour montrer les prestations du soumissionnaire) ou une maquette en blanc avec une maquette d’unité type intégrée pour le livre de l’élève ; une maquette type d’unité pour le guide pédagogique ; – un certificat légalisé engageant le soumissionnaire à remettre les films et CD après la production ; – un CV, authentifié dans une mairie et datant de moins de 3 mois, du directeur technique et de chaque maquettiste ; – un planning des opérations ; – une soumission timbrée à 1 000 FCFA par lot (un modèle est fourni, précisant le prix global proposé, le délai d’exécution, des informations sur le soumissionnaire) ; – un cadre de décomposition du prix global et forfaitaire (il s’agit d’un tableau des principaux postes de coûts à remplir); – un détail estimatif et quantitatif (un tableau à remplir est fourni). À tout ceci s’ajoute une caution provisoire (cf ci-dessous). Une des conditions indispensables au succès de la soumission est que le dossier d’appel d’offres soit complet. Il est en effet impératif que tous les documents demandés soient présentés. Il faut respecter également la présentation exigée (date et signature, nombre de copies, etc.). 2) Les conditions à remplir La particularité des appels d’offres de 2006 et 2007, financés par l’État lui-même, est qu’ils s’adressaient aux seules personnes morales établies en Côte d’Ivoire. La liste des documents à fournir montre qu’il faut être inscrit au registre du commerce, que la société ait une activité en rapport avec l’appel (sans précision sur le rapport lui-même, ce qui laisse la possibilité à des non-éditeurs de soumissionner), qu’elle ait payé ses impôts. L’article 4 précise le montant de la caution provisoire, à fournir en plus, et nécessaire à la soumission ; l’article 16 précise les capacités techniques et financières requises : Article 4 : – lot 1 : livre de Français CE1 et guide pédagogique Français CE2 : 8 141 250 FCFA ; – lot 2 : CE2, même somme ; – lots 3 et 4 : Mathématique CE1 et CE2 : 6 766 500 FCFA chacun ; – lots 5 et 6 d’ECM, 5 772 000 FCFA chacun ; – lot 7 d’Histoire-Géographie CE1 : 6 766 500 FCFA; – lot 8 d’Histoire-Géographie CE2 : 7 283 250 FCFA (car il y a en plus un guide pédagogique unique), – lot 9 de Sciences et Technologie CE1 : 5 903 625 FCFA ; – lot 10 de Sciences et Technologie CE2 (avec un guide unique en plus) : 6 420 375 FCFA. 12/40 Mars 2008 © Stéphane Marill Les cautions sont estimées en fonction des budgets que le ministère prévoit pour chaque lot. Concernant ces budgets, à chaque avis d’appel correspond une ligne budgétaire dont le numéro est précisé dans l’avis, qui permet de connaître l’estimation budgétaire de la Direction des marchés publics. Article 16 : – la société doit prouver qu’elle a réalisé les années précédentes un chiffre d’affaires annuel au moins égal à la moitié du montant des lots pour lesquels elle soumissionne15 ; – elle doit par ailleurs fournir une attestation de disponibilité de crédit bancaire par lequel la banque s’engage à préfinancer le marché pour un montant au moins égal à 25% du montant des lots. Techniquement, l’article 16 précise également que : – le soumissionnaire doit avoir déjà publié au moins deux ouvrages scolaires en langue française dans les 5 dernières années ; il doit fournir un exemplaire de chaque ouvrage et leur ISBN. Il dit aussi remettre des attestations de bonne exécution de l’édition des livres scolaires réalisés. À défaut, le directeur technique doit avoir une expérience de 5 ans au moins dans le domaine (il doit fournir un CV certifié par une mairie) ; – il doit fournir un planning d’exécution qui tienne dans les délais (8 mois pour l’appel d’offres de 2007) ; – il doit avoir une équipe éditoriale d’au moins 3 personnes (dont il faut fournir les CV certifiés de moins de 3 mois), ayant des connaissances en matière de pédagogie et de psychologie des enfants, ayant déjà travaillé sur des manuels scolaires, et ayant la capacité d’être une force de proposition documentaire et scientifique pour le CNFPMD, qui rédige les contenus ; – son équipe doit être composée également de maquettistes ayant au moins 5 années d’expérience dans le scolaire (dont il faut fournir les CV certifiés de moins de 3 mois). Par ailleurs, les maquettes proposées doivent correspondre exactement à toutes les spécifications demandées. Exemple d’entrée dans le secteur scolaire, les éditions Éburnie en 2002 : ayant travaillé au CEDA pendant 17 ans, Marie-Agathe Amoikon-Fauquembergue avait une expérience personnelle du scolaire qu’elle pouvait prouver. À l’époque, comme la commande concernait des ouvrages déjà existants, et que la Banque mondiale tenait vraiment à ouvrir la soumission à de nouveaux éditeurs, il y avait moins de conditions à remplir ; notamment, il n’était pas demandé d’avoir une équipe pédagogique. Elle crée sa maison d’édition fin 2001 et soumissionne en 2002 avec une attestation fiscale (déclaration fiscale d’existence), une attestation de préfinancement fournie par un ami, un capital personnel, et le soutien d’une banque locale, obtenu difficilement, en signant des clauses très engageantes, et pour un taux de 14,75%. 3) Les critères Les deux critères de sélection des adjudicataires sont le prix global et forfaitaire de l’offre et la maquette. 15 Il semblerait que cette clause, très exigeante, ne soit pas à respecter impérativement si l’on fournit des attestations de bonne exécution par exemple. 13/40 Mars 2008 © Stéphane Marill Pour exemple, les soumissionnaires retenus en 2006 ont vendu les manuels scolaires de la classe de CP au prix unitaire de 450 à 600 FCFA. En 2007, les ouvrages de CE1-CE2 retenus étaient proposés à 395 uploads/Finance/ repondre-a-un-appel-d-offre.pdf