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153 rue de Courcelles – 75817 Paris cedex 17 – www.qualite-comptable.com Tél. 0

153 rue de Courcelles – 75817 Paris cedex 17 – www.qualite-comptable.com Tél. 01 44 15 62 51 – Fax 01 44 15 90 05 – Email oqc@cs.experts-comptables.org SIRET 432 538 601 00019 - APE 913E GT017 Rev octobre 2003 Les meilleures pratiques d’optimisation du processus de clôture des résultats comptables Contribuer à la performance de l’entreprise <<< Sommaire GT017 Les meilleures pratiques d’optimisation du processus 2/30 de clôture des résultats comptables Sommaire PREFACE.............................................................................................................................................................. 3 L’Observatoire de la Qualité Comptable (O.Q.C.)......................................................................................... 3 L’Institut du Benchmarking............................................................................................................................. 3 OPTIMISATION DU PROCESSUS DE CLOTURE DES RESULTATS...................................................... 4 1. CADRE DE L'ETUDE ...................................................................................................................................... 4 1.1 Groupe Optimisation du Processus de Clôture des Résultats............................................................. 4 1.2 Code de conduite................................................................................................................................. 4 1.3 Notion de pratiques............................................................................................................................. 5 1.4 Finalité de l’étude ............................................................................................................................... 5 2. LE PROCESSUS DE CLOTURE......................................................................................................................... 5 2.1 Définition ............................................................................................................................................ 5 2.2 Fonctionnalités du processus.............................................................................................................. 5 2.3 Propriétaire......................................................................................................................................... 6 2.4 Clients ................................................................................................................................................. 6 2.5 Limites du processus ........................................................................................................................... 6 2.6 Indicateurs du processus..................................................................................................................... 6 3. MEILLEURES PRATIQUES OBSERVEES PAR LE GROUPE.................................................................................. 7 Remarques liminaires :.................................................................................................................................................. 7 3.1 Domaines généraux............................................................................................................................. 7 3.1.1 Organisation et responsabilités.................................................................................................................... 7 3.1.2 Règles de gestion....................................................................................................................................... 13 3.1.3 Système d'information............................................................................................................................... 16 3.1.4 Méthodes de travail / Gestion des compétences ........................................................................................ 18 3.2 Domaines spécifiques........................................................................................................................ 20 3.2.1 Achats........................................................................................................................................................ 20 3.2.2 Ventes........................................................................................................................................................ 21 3.2.3 Paie............................................................................................................................................................ 22 3.2.4 Inventaires ................................................................................................................................................. 22 4. CONCLUSION ............................................................................................................................................. 23 ANNEXE.............................................................................................................................................................. 24 EXTRAIT DES TRAVAUX DU GROUPE CONSOLIDATION.................................................................. 24 3.2 Les réconciliations intercompagnie .................................................................................................. 25 3.2.1 L’émission................................................................................................................................................. 25 3.2.2 La circularisation....................................................................................................................................... 26 3.2.3 Le rapprochement...................................................................................................................................... 27 3.2.4 Principes généraux à la procédure "Intercos" ............................................................................................ 28 PUBLICATIONS DE L’OQC............................................................................................................................ 29 GT017 Les meilleures pratiques d’optimisation du processus 3/30 de clôture des résultats comptables Préface L’Observatoire de la Qualité Comptable (O.Q.C.) Créé fin 1998 à l’initiative du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables, sous l’égide des principales organisations patronales et associations professionnelles du monde de la gestion et de la finance, l’Observatoire de la Qualité Comptable a pour objectif de promouvoir une fonction comptable véritablement adaptée aux besoins des décideurs internes et externes à l’entreprise. Pour atteindre cet objectif, l’Observatoire s’est entouré d’une équipe pluridisciplinaire de professionnels de haut niveau. Ils conduisent des actions de recherche, de benchmarking, de formation et de publication dans le but d’évaluer et de faire connaître l’impact des nouvelles technologies et des nouveaux contextes économiques, tels que la globalisation et l’émergence des entreprises en réseau, sur les métiers comptables. Par ses actions, l’ambition de l’Observatoire est d’améliorer et faire évoluer les compétences individuelles et collectives des professionnels du chiffre par la réflexion en équipe, la formation, la production d’articles, d’ouvrages et d’outils interactifs, et leur apporter un socle, un système de valeurs et des références en phase avec les attentes de leurs clients et les objectifs de l’entreprise, qui donnent un sens à leur action. Cet observatoire s’adresse à tous les professionnels des fonctions financières, comptables et de gestion qui peuvent en devenir « Membre Associé ». L’Institut du Benchmarking Créé en 1996, l’Institut du Benchmarking a pour ambition de créer un réseau d’entreprises ouvertes à l’échange dans le cadre d’une éthique partagée pour promouvoir le développement des pratiques les meilleures et faire ainsi progresser l’entreprise. Il est membre du Global Benchmarking Network (G.B.N.). Ce dernier dirigé, par Robert Camp, regroupe 16 pays. L’Institut développe des groupes de recherche comptables en partenariat avec l’O.Q.C. GT017 Les meilleures pratiques d’optimisation du processus 4/30 de clôture des résultats comptables Optimisation du processus de clôture des résultats 1. Cadre de l'étude La présente étude a été réalisée à l'initiative de l'Observatoire de la Qualité Comptable et a été menée par un groupe d'entreprises sous la conduite méthodologique de l'Institut du Benchmarking. 1.1 Groupe Optimisation du Processus de Clôture des Résultats Le groupe est animé par Antoine Reiss, Associé de PricewaterhouseCoopers, en liaison avec Jacques Chevalier, Secrétaire Général de l’Observatoire de la Qualité Comptable et Jacques Errard de l’Institut du Benchmarking. Ce groupe a réuni les personnes et entreprises suivantes au cours de l’année 2000 : M. Bruno Viry Aluminium Pechiney Mme Véronique Necker Assurances – Banque Populaire Mme Guillemette Buil AXA Mme Ariane Averseng Canal + M. Jean-Charles Lévy Delphi – Automotive Systems France M. Fabrice Malassagne Disneyland Paris M. Gérard Trabuchet E.D.F. Mme Fabienne Santin France Telecom M. Fabrice Quesnel Grand Optical M. Pierre Ehmann Groupe Darty M. Roland Besson La Poste M. Pierre Lefort Total Fina M. Pierre Croisé Sobéa Ile-de-France M. Pierre Berthon Vivendi 1.2 Code de conduite Tous les membres du groupe ont adhéré aux dispositions du code de conduite du benchmarking, notamment à celles concernant l’aspect de cooptation et de confidentialité. Les membres se doivent de parler avec autorité de leur expérience au sein de leur entreprise. Les comptes rendus, ainsi que tous les documents remis aux participants restent confidentiels. Il a été décidé au sein du groupe que ce rapport pourrait être diffusé et publié. GT017 Les meilleures pratiques d’optimisation du processus 5/30 de clôture des résultats comptables 1.3 Notion de pratiques Le benchmarking ne veut s’intéresser aux solutions que pour autant qu’elles soient vérifiées par l’expérience. Le groupe « qualifie » les pratiques observées et les considère comme bonnes ou pas. Les bonnes pratiques apportent une valeur ajoutée optimale en donnant à ceux qui les adoptent, un avantage concurrentiel. 1.4 Finalité de l’étude Le groupe s’est donné comme objectif de comparer les pratiques entre les différentes entreprises participant à l’étude et de retenir les meilleures d’entre elles sur le processus de clôture des résultats, afin de l’optimiser (cf. limites du processus §. 2.5) 2. Le processus de clôture 2.1 Définition Le processus de clôture des résultats comprend l'ensemble des étapes qui s'enchaînent depuis l'introduction de toute information relative à un acte de gestion dans les systèmes opérationnels et administratifs situés en amont de la comptabilité jusqu'à l'élaboration des comptes consolidés (que ceux-ci soient produits mensuellement, trimestriellement, semestriellement ou annuellement). Le produit fini de ce processus a été défini comme étant : • une information comptable consolidée, • dont la forme et les principes d'élaboration sont d'un niveau "auditable", • répondant à des impératifs de gestion et satisfaisant à des contraintes légales. 2.2 Fonctionnalités du processus Le nombre des tâches à réaliser pour clôturer les comptes d'une entreprise est tel qu'il ne peut être raisonné ici qu'en terme de fonctionnalités majeures. Il s'agit de : • s'assurer que les comptes contiennent toutes les informations afférentes à la période à clôturer, • traiter ces informations de manière à produire des comptes de synthèse fiables et utiles dans des délais jugés raisonnables, • mettre ces informations de synthèse à la disposition du management et des opérationnels sous une forme facilitant leur utilisation. GT017 Les meilleures pratiques d’optimisation du processus 6/30 de clôture des résultats comptables 2.3 Propriétaire La Direction financière est naturellement le propriétaire du processus et, plus particulièrement en son sein, les services comptables. 2.4 Clients La Direction Générale, les directions opérationnelles et contrôle de gestion sont les clients principaux du processus de clôture des résultats. Mais, s'agissant de la production de l'information qui permet la mesure de la performance financière de l'entreprise pour une période déterminée de ses activités, il existe également d'autres clients à l'extérieur comme à l'intérieur de l'entreprise (actionnaires, communauté financière, partenaires sociaux, salariés, …). Cela justifie l'attention portée à la performance du processus. 2.5 Limites du processus Le processus a été abordé de manière très large dans la mesure où le groupe s'est intéressé à l'ensemble des bonnes pratiques pouvant l'influencer. Il débute par la collecte des informations relatives aux actes de gestion « basiques » et se termine par la production des comptes consolidés, hors publication financière et publication des comptes sociaux. 2.6 Indicateurs du processus Pour la réalisation de cette étude, le groupe est parti du principe selon lequel la réduction des délais de clôture des comptes ne peut être envisagée au détriment de la qualité de l'information produite (cf paragraphe ci-après). En conséquence, si le principal indicateur de mesure de la performance du processus est constitué par les délais, il peut être utile de lui adjoindre d'autres types d'indicateurs focalisés sur la qualité (niveau d'anomalies, taux de rapprochement inter sociétés, quantité de comptes analysés, …). L’indicateur de délai a été défini comme étant l’écart entre le délai cible et le délai réalisé. Le délai cible se définit en nombre de jours écoulés entre la date d'arrêté (fin du mois calendaire ou de la période 4/4/5) et la date de transmission des résultats consolidés et des commentaires associés, au client principal (Direction Générale ou maison mère). GT017 Les meilleures pratiques d’optimisation du processus 7/30 de clôture des résultats comptables 3. Meilleures pratiques observées par le groupe Remarques liminaires : a. De nombreuses entreprises ont constaté que, pour entrer dans le cercle "vertueux" qui consiste à améliorer la qualité de l'information comptable, tout en baissant les coûts de la fonction et en réduisant les délais de production de cette information, le moyen le plus efficace était de s'attaquer en priorité à la réduction des délais. En effet, pour réduire les délais, il faut mettre en œuvre un ensemble de moyens, uploads/Finance/14gt017lr-pdf 2 .pdf