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Mohammed merzougui Introduction à ACCESS • Microsoft Access est un système de g

Mohammed merzougui Introduction à ACCESS • Microsoft Access est un système de gestion de base de données ( SGBD ) qui permet de stocker et de gérer de vaste ensembles d’informations. • Quel est l’intérêt d’une base de données ? • Fins Personnelles : Nombreux sont ceux qui se servent d’une base de données pour gérer des informations personnelles comme des adresses, des recettes, des inventaires de disques. Le stockage et la recherche des informations se révèlent bien plus efficaces qu’avec des feuilles de papier ou un système de fiches. • Fins Professionnelles : Les entreprises utilisent des bases de données pour stocker des informations telles que leurs listes d’adresses, leur comptabilité, leurs commandes, leurs dépenses, leurs stocks et la gestion de paies. Access permet de revoir, d’actualiser et d’analyser efficacement des informations en constante évolution. Fonctions des bases de données • Stocker des informations : Une base de données stocke et gère un ensemble d’informations relatives à un but ou à un sujet particulier. Vous pouvez ajouter, mettre à jour, revoir et organiser avec efficacité ces informations. • Recherche des informations : Il est facile de retrouver instantanément des données recherchées dans une base de données. Vous pouvez localiser tous les clients dont le nom de famille est Mansouri, par exemple. Il est également possible de mener des recherches plus poussées, telles qu’identifier l’ensemble des clients habitants à Rabat et ayant acquis pour plus de 50000 DH. de marchandises l’année précédente. • Analyser et imprimer des informations: Vous pouvez effectuer des calculs sur les données contenues dans la base de données, afin de prendre plus facilement des décisions rapides, précises et fiables. Les informations peuvent être imprimées sous la forme d’états de qualité professionnelle. Eléments d’une base de données • Une base de données est composée de tables, de formulaires, de requêtes et d’états. • Table : Elle stocke les informations concernant un sujet particulier, comme une liste des adresses. Une base de données peut renfermer plusieurs tables, chacune se composant de champs et d’enregistrements • Champ : Il correspond à une catégorie d’informations précise dans une table, telle que les prénoms de tous vos clients. • Enregistrement : Il correspond à une série d’informations concernant une même personne, un même endroit ou un même article, comme le nom et l’adresse d’un client. • Formulaire : Il permet de consulter, saisir et modifier rapidement les informations d’une base de données, en les présentant sous un format attrayant et pratique. Il affiche généralement un enregistrement à la fois et propose des zones de saisie indiquant clairement où placer les données. • Requête : Elle permet d’extraire de la base de données des informations dont vous avez besoin. Vous y définissez des critères destinés à spécifier le type d’informations recherchées. Vous pouvez par exemple établir une requête qui localise tous les clients résidant à Oujda • Etat : c’est un document d’aspect professionnel qui synthétise les informations d’une base de données. Vous pouvez y effectuer des calculs, afin d’analyser vos données. Il est par exemple possible de créer un état affichant le total des ventes de chacun des produits. CRÉER UNE BASE DE DONNÉES VIDE Si vous voulez concevoir votre propre base de données, vous pouvez créer une base vide et disposer ainsi d’une souplesse et d’un contrôle accrus. Créer une table  Une table regroupe les informations concernant un sujet précis, tel qu’une liste d’adresses. Vous pouvez en créer une pour ajouter de nouvelles informations dans votre base de données.  Ouvrir une table  Changer la largeur d’une colonne  Changer la largeur d’une ligne  Renommer un champ  Réorganiser des champs  Ajouter un champ  Supprimer un champ  Renommer une table  Supprimer une table Parcourir des données  Si votre base de données renferme un grand nombre de données, vous risquez de ne pas pouvoir les afficher toutes à l’écran simultanément. Il est possible de faire défiler les champs et les enregistrements pour afficher les données qui n’apparaissent pas à l’écran. •Sélectionner un champ •Sélectionner un enregistrement •Sélectionner une cellule •Sélectionner des données dans une cellule •Sélectionner tous les enregistrements d’une table •Effectuer un zoom dans une cellule •Ajouter un enregistrement •Supprimer un enregistrement •Modifier la police des données Modifier la présentation d’une table  Vous pouvez améliorer la présentation d’une table en ajoutant des effets et des couleurs aux cellules.  Apparence de la cellule  Afficher le quadrillage  Modifier la couleur de l’arrière plan  Masquer /Afficher un champ  Figer/Libérer un champ CONCEVOIR UNE TABLE Personnaliser vos tables, de façon qu’elles répondent mieux à vos besoins • Changer l’affichage d’une table 1. mode Feuille de données. 2. mode Création. • Ajouter un champs • Supprimer un champs • Réorganiser des champs • Ajouter une description de champ • Changer le type de données Les différents types de données  Texte : Peut contenir jusqu’à 255 caractères et accepte toute combinaison de lettres et de chiffres, comme un nom ou une adresse.  Attention ! Veillez à utiliser ce type pour des nombres qui ne serviront pas dans des calculs, tels que des numéros de téléphone ou des codes postaux.  Mémo : Accepte jusqu’à 65536 caractères alphanumériques et s’emploie notamment pour des remarques, des commentaires ou de longs descriptions.  Numérique : Accepte tout nombre susceptible de servir ensuite dans un calcul.  Date/Heure : N’accepte que des dates et des heures.  Monétaire : Accepte exclusivement des valeurs monétaires.  NuméroAuto : Numérote automatiquement chaque enregistrement.  Oui/Non : N’accepte que l’une des deux valeurs Oui/Non, Vrai/Faux ou Actif/Inactif.  Objet OLE : Accepte des objets OLE, c’est-à-dire des objets créés dans un autre programme, comme un document, une feuille de calcul ou une image  Lien hypertexte : Accepte les liens hypertexte, qui permettent d’accéder à un document ou à une page Web.  Assistant Liste de choix : Lance l’assistant Liste de choix, qui permet de créer une liste d’éléments possibles à saisir dans un champ. Modifier la taille d’un champ (champ texte) Autres propriétés du champ  Ajouter une légende  Définir une valeur par défaut  Exiger l’entrée d’une donnée  Ajouter une règle de validation LA CLÉ PRIMAIRE Une clé primaire est formé d’un ou plusieurs champs identifiant de manière unique chaque enregistrement d’une table Définir une clé primaire 1. Cliquez le champ à définir comme clé primaire. 2. Cliquez ce bouton. 3. Un symbole de clé apparaît en regard du champ. 4. Enregistrez vos modifications. 5. Access règle la propriété indexé du champ sur Oui - Sans doublons. (l’expression Sans doublons indique qu’Access refuse la saisie d’une valeur déjà existante dans un autre enregistrement. Affecter une clé primaire à plusieurs champs 1. Appuyez sur la touche Ctrl et maintenezla enfoncée. 2. Sans relâcher, cliquez à gauche de chaque champ à définir comme clé primaire. 3. Cliquez ce bouton, afin de définir les champs comme clé primaire. 4. Un symbole de clé apparaît à coté de chaque champ. Types de clés primaires  NuméroAuto : Champ attribuant automatiquement un numéro unique à chaque nouvel enregistrement. Lors de la création d’une table, Access peut créer pour vous une clé primaire de ce type.  Clé primaire simple : Champ contenant une valeur unique pour chaque enregistrement.  Clé primaire composée : Plusieurs champs qui, combinés, constituent une valeur unique pour chaque enregistrement. Etablir une relation entre des tables 1. Cliquez ce bouton, afin d’afficher la fenêtre Relations. (Si ce bouton n’est pas disponible, afficher la fenêtre Base de données, en appuyant sur la touche F11. ▪ La fenêtre Relations apparaît. Au cas où il existerait déjà des relations entre les tables de votre base de données, chacune de ces tables figure dans cette fenêtre. ▪ la boite de dialogue Ajouter une table s’ouvre aussi parfois, donnant la liste de toutes les tables de la base. 2. Si la boite de dialogue Ajouter une table n’apparaît pas cliquez ce bouton pour l’ouvrir. 3. Cliquez la table à ajouter à la fenêtre relations. 4. Cliquez la commande Ajouter. 5. Répétez les étapes 3 et 4 pour chaque table à intégrer. 6. Une fois les tables ajoutées, cliquez Fermer, afin de faire disparaître la boite de dialogue Ajouter une table ▪ Chaque encadré de la fenêtre Relations affiche les champs d’une table . ▪ La clé primaire apparaît en gras. 7. Placez le pointeur de la souris sur le champ à utiliser pour établir une relation avec une autre table. 8. Faites glisser ce champ au-dessus de la liste de la seconde table, jusqu’à ce qu’un petit cadré apparaisse sur le champ correspondant. (la boite Modification des relations apparaît) . ▪ Cette zone affiche le nom des tables que vous mettez en relation et des champs correspondants. ▪ cette zone affiche le type de la relation. 9. Cliquez Créer, afin d’établir la relation. ▪ Un trait relie les champs des deux tables, matérialisant la relation. 10. Cliquez ce bouton, afin d’enregistrer vos modifications. Supprimer une relation 1. Cliquez uploads/Geographie/ info.pdf