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Introduction à Excel 2016 1 Mode d’emploi préparé dans le cadre du cours SCI606

Introduction à Excel 2016 1 Mode d’emploi préparé dans le cadre du cours SCI6060 – Méthodes de recherche en sciences de l’information (Hiver 2017) par Christine Dufour (professeure agrégée) et Martin Bélanger (responsable de formation professionnelle) (EBSI, UdeM) Introduction à Excel 20161 Table des matières Principes de base ...................................................................................................................................................... 1 Manipulation des feuilles de données ........................................................................................................................ 3 Manipulation des données ......................................................................................................................................... 3 Fonctions/Formules ................................................................................................................................................... 4 Graphiques ................................................................................................................................................................ 5 Tableau croisé dynamique ......................................................................................................................................... 6 Trucs en vrac ........................................................................................................................................................... 11 Principes de base Un classeur Excel est composé de feuille(s) de données et de feuille(s) graphique(s). Une feuille de données est principalement composée d’un ensemble de cellules contenant des données (on peut aussi y retrouver des graphiques incorporés). Une feuille graphique contient uniquement un graphique (ces graphiques sont générés à partir de données d’une feuille de données du classeur ou d’une feuille de données externe c.-à-d. dans un autre classeur). Les colonnes représentent habituellement les variables (p. ex. dans la Figure 1, Support (col. B), Corps universitaire (col. G)) tandis que les lignes représentent les données des éléments de l’échantillon ou de la population (p. ex. dans la Figure 1, les données des universités : Boston (ligne 12), Chicago (ligne 24)). Figure 1. Éléments de base d’Excel. Dans une feuille de données, les cellules sont nommées par l’intersection de la colonne et de la ligne où elles se trouvent; c’est ce que l’on appelle leur adresse. Par exemple, dans la Figure 1, la cellule 1 Ce présent guide est basé sur la version française d'Excel 2016 pour Windows. Ligne 5 Colonne B Insérer une fonction Cellule C3 Trier les données Feuille de données Classeur Barre de formule Feuille graphique Introduction à Excel 2016 2 encadrée où se trouve le curseur est à l’intersection de la colonne C et de la ligne 3, donc son adresse est C3. Les références aux cellules à l’aide de leur adresse sont utilisées dans les formules ainsi que dans les graphiques. Il y a deux types de références aux adresses, les références relatives (p. ex. G36) et les références absolues (p. ex. $G$36), qui se différencient ainsi : Référence relative (p. ex. G36) : Lorsqu’on utilise la référence relative d’une cellule dans une formule, on indique à Excel qu’il faut mémoriser la position de cette cellule par rapport (c.-à-d. relativement) à la cellule où se trouve cette formule. Par exemple, disons que vous insérez dans la cellule H36 une formule référant à l’adresse relative de la cellule G36 (Figure 2, étape 1). Pour Excel, la formule placée dans la cellule H36 revient à dire que H36 est égale à la valeur de la cellule qui est directement à sa gauche. Si on copie la formule de H36 dans la cellule I34, pour Excel cela veut dire de mettre dans la cellule I34 la valeur de la cellule qui est directement à sa gauche donc, ici, la valeur de H34 (Figure 2, étape 2). Il changera donc l’adresse relative de la formule « =G36 » par « =H34 ». Étape 1 Insérer la formule dans la cellule H36 G H I 33 34 15 35 36 22,5 =G36 Étape 2 Copier la cellule H36 dans la cellule I34 G H I 33 34 15 =H34 35 36 22,5 =G36 Figure 2. Exemple d’utilisation d’une adresse relative. Référence absolue (p. ex. $G$36) : La différence dans la notation par rapport à la référence relative est simplement l’ajout, devant la colonne et la ligne, d’un signe de dollar ($). Ceci indique à Excel que la référence est absolue, c’est-à-dire que c’est l’adresse exacte de la cellule qui est retenue sans lien avec sa position par rapport à d’autres cellules. Reprenons l’exemple présenté plus tôt. Disons que vous insérez dans la cellule H36 une formule référant à l’adresse absolue $G$36, Excel retiendra simplement cette adresse absolue sans retenir sa position par rapport à la cellule où se trouve la formule (Figure 3, étape 1). Si on copie la formule de H36 dans la cellule I34, Excel ne changera pas l’adresse absolue qui restera $G$36 (Figure 3, étape 2). Étape 1 Insérer la formule dans la cellule H36 G H I 33 34 15 35 36 22,5 =$G$36 Étape 2 Copier la cellule H36 dans la cellule I34 G H I 33 34 15 =$G$36 35 36 22,5 =$G$36 Figure 3. Exemple d’utilisation d’une adresse absolue. Note 1 : il est possible dans une adresse d’avoir une référence absolue par rapport à la colonne et une référence relative par rapport à la ligne (p. ex. $G5) ou vice-versa (p. ex. G$5), ce qui permet de ne fixer qu’un des éléments (la ligne ou la colonne). Note 2 : pour transformer une adresse relative en absolue (ou vice-versa) pour des références déjà saisies, vous n’avez qu’à vous positionner sur la référence à changer et faire F4. Note 3 : il est aussi possible dans une formule de faire référence à une cellule dans une autre feuille de données en utilisant la notation suivante : nom de la feuille!adresse absolue/relative de la cellule (p. ex. donnees_98!B24), ou même dans un autre classeur Excel ainsi : [nom du classeur]nom de la feuille!adresse absolue/relative de la cellule (p. ex. [arl_99.xlsx]donnees_98!$B$28). Introduction à Excel 2016 3 Manipulation des feuilles de données Note : Dans ce document, nous utilisons la forme Onglet > Groupe > Bouton > Option pour indiquer le chemin d’accès aux fonctionnalités d’Excel. Par exemple, Accueil > Presse-papiers > Coller > Collage spécial… vous indique de cliquer sur l’onglet Accueil et, dans le groupe Presse-papiers, de cliquer sur la flèche du bouton Coller pour faire apparaître le menu déroulant. Dans ce menu, il faut finalement choisir l’option Collage spécial…. Comme ce ne sont pas tous les boutons qui ont un menu déroulant, l’Option ne sera pas toujours présente dans le chemin d’accès. • Création d’une feuille vierge Accueil > Cellules > Insérer > Insérer une feuille OU cliquez avec le bouton de droite sur l’onglet d’une feuille pour appeler le menu contextuel et ensuite sur Insérer…. • Duplication ou déplacement Accueil > Cellules > Format > Déplacer ou copier une feuille OU cliquez avec le bouton de droite sur l’onglet d’une feuille pour appeler le menu contextuel et ensuite sur Déplacer ou copier…, choisissez l’emplacement et cochez Créer une copie au besoin. • Suppression Accueil > Cellules > Supprimer > Supprimer une feuille (supprime la feuille active) OU cliquez avec le bouton de droite sur l’onglet de la feuille à supprimer pour appeler le menu contextuel et ensuite sur Supprimer. • Changement de nom Double-cliquez sur le nom de la feuille dans l’onglet OU cliquez avec le bouton de droite sur l’onglet de la feuille à renommer pour appeler le menu contextuel et ensuite sur Renommer. Manipulation des données • Importation de données Vous pouvez importer des données enregistrées dans d’autres formats reconnus par Excel. Entre autres, Excel reconnaît les fichiers texte dont les données sont séparées par des virgules ou des tabulations. Lorsque vous tentez d’ouvrir ce type de fichiers, Excel ouvre un assistant à l’importation pour vous guider dans cette opération. Notez que vous pouvez aussi enregistrer un classeur Excel dans différents formats dont les fichiers texte avec séparateurs, mais faites bien attention, certains types de formats ne supportent pas les classeurs avec feuilles multiples et ne sauvegarderont que la feuille active. De même, certains n’enregistreront que les données sans les graphiques. • Saisie Positionnez le curseur dans la cellule désirée et saisissez les données. • Format des cellules Vous pouvez associer aux différentes cellules différents formats – nombre, pourcentage, etc. Sélectionnez les cellules désirées (peut aussi être des lignes/colonnes/feuilles entières) et sélectionnez Accueil > Cellules > Format > Format de cellule…. • Insertion de lignes/colonnes Sélectionnez la ligne au-dessous (ou la colonne à droite) de laquelle vous voulez insérer une ligne (ou une colonne), allez dans le menu Accueil > Cellules > Insérer > Insérer des lignes (ou colonnes) dans la feuille OU appelez le menu contextuel en cliquant avec le bouton de droite sur la plage de cellules sélectionnées et cliquez sur Insertion. Vous pouvez aussi insérer des cellules en sélectionnant la cellule où vous voulez faire l’insertion, Accueil > Cellules > Insérer > Insérer des cellules (OU en appelant le menu contextuel). Excel vous demandera alors si vous voulez décaler les cellules vers la droite ou vers le bas ou insérer une ligne ou une colonne entière. • Suppression de lignes/colonnes Sélectionnez les lignes (ou colonnes) que vous voulez supprimer, Accueil > Cellules > Supprimer OU appelez le menu contextuel et cliquez sur Supprimer. Vous pouvez aussi supprimer des cellules Introduction à Excel 2016 4 en sélectionnant les cellules à supprimer, Accueil > Cellules > Supprimer > Supprimer les cellules (OU menu contextuel). Excel vous demandera alors si vous voulez décaler les cellules vers la gauche ou vers le haut ou supprimer une ligne ou une colonne entière. • Masquer des lignes/colonnes Au lieu d’effacer des lignes ou des colonnes lorsque vous ne voulez que les cacher temporairement et non uploads/Geographie/ introduction-a-excel-2016 1 .pdf