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RÔLE ET MISSIONS D’UN COORDINATEUR DE PROJET Christine Guyot-Declerck UCL-Admin

RÔLE ET MISSIONS D’UN COORDINATEUR DE PROJET Christine Guyot-Declerck UCL-Administration de la Recherche Ex-coordinatrice du projet socle WalNut-20 WagrAlim - 25/01/2011 DÉROULEMENT DE L’EXPOSÉ 1. Qui est le coordinateur ? 2. Ses responsabilités 3. Ses documents de référence 3.1. Convention de recherche 3.2. Accord de consortium 4. Ses missions 4.1. Lancer le projet 4.2. Le suivre 4.3. Le valoriser 4.4. Se former, s’informer et informer 5. Conclusion 2 DÉROULEMENT DE L’EXPOSÉ 1. Qui est le coordinateur ? 2. Ses responsabilités 3. Ses documents de référence 3.1. Convention de recherche 3.2. Accord de consortium 4. Ses missions 4.1. Lancer le projet 4.2. Le suivre 4.3. Le valoriser 4.4. Se former, s’informer et informer 5. Conclusion 3 1. QUI EST LE COORDINATEUR ? « L’Entreprise Coordinatrice est l’intermédiaire entre les Partenaires et la Région wallonne; elle désigne le Chef de Projet; celui-ci veille à la bonne exécution de toutes les tâches de coordination assignées à l’Entreprise Coordinatrice par la Convention et l’Accord de Consortium » En pratique Personne interne à l’entreprise (projet appliqué) Personne recrutée spécifiquement pour la mission (projet socle) 4 DÉROULEMENT DE L’EXPOSÉ 1. Qui est le coordinateur ? 2. Ses responsabilités 3. Ses documents de référence 3.1. Convention de recherche 3.2. Accord de consortium 4. Ses missions 4.1. Lancer le projet 4.2. Le suivre 4.3. Le valoriser 4.4. Se former, s’informer et informer 5. Conclusion 5 2. SES RESPONSABILITÉS Administration du Comité de Pilotage et du Comité de Gestion du Projet Bonne transmission des informations requises à l’intérieur du Consortium Bonne coordination du projet selon les règles et standards applicables en la matière Soumission des rapports et autres livrables à la Région wallonne Vérification de la conformité des livrables de chaque partenaire, notamment ceux donnant lieu à paiement de la Région wallonne 6 DÉROULEMENT DE L’EXPOSÉ 1. Qui est le coordinateur ? 2. Ses responsabilités 3. Ses documents de référence 3.1. Convention de recherche 3.2. Accord de consortium 4. Ses missions 4.1. Lancer le projet 4.2. Le suivre 4.3. Le valoriser 4.4. Se former, s’informer et informer 5. Conclusion 7 3. SES DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE: 3.1. LA CONVENTION Entre la DGO6 et les partenaires Elle décrit notamment: les partenaires leurs obligations vis-à-vis de la Région wallonne (RW) modalités de réalisation de la Recherche rapports semestriels déclarations de créance et dépenses admissibles propriété et exploitation des résultats confidentialité et publicité 8 3. SES DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE: 3.1. LA CONVENTION le projet objectif et calendrier des tâches (Gantt chart) les différents WPs, subdivisés en tâches la répartition des tâches entre partenaires les sous-traitances envisagées le budget détaillé de la recherche par partenaire les fonds de roulement & comptes financiers en cas d’avance récupérable: le calendrier des remboursements 9 3. SES DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE : 3.2. L’ACCORD DE CONSORTIUM Accord conclu entre les partenaires avant le début du projet et définissant les droits et obligations des partenaires et les conditions d’exécution du Projet Il reprend notamment: les responsabilités des partenaires et de l’Entreprise Coordinatrice l’organisation du projet en Comité de Pilotage, Comité de Gestion Projet et Equipes Projet les droits de propriété intellectuelle 10 DÉROULEMENT DE L’EXPOSÉ 1. Qui est le coordinateur ? 2. Ses responsabilités 3. Ses documents de référence 3.1. Convention de recherche 3.2. Accord de consortium 4. Ses missions 4.1. Lancer le projet 4.2. Le suivre 4.3. Le valoriser 4.4. Se former, s’informer et informer 5. Conclusion 11 4. SES MISSIONS: 4.1. LANCER LE PROJET Réunir les partenaires (kick-off) pour : leur donner la vision globale du projet définir les objectifs de chaque équipe Faire le lien entre les partenaires industriels et scientifiques lors d’entretiens individuels Sélectionner avec les industriels les "échantillons" à utiliser en priorité par les partenaires scientifiques 12 4. SES MISSIONS: 4.2. SUIVRE LE PROJET Rendre visite régulièrement aux partenaires scientifiques et industriels Au moins 1 x / an pour faire le point sur l’avancement du projet et les attentes du partenaire A la demande ou en cas de difficulté spécifique NB: une bonne discussion vaut mieux qu’un échange de mails 13 4. SES MISSIONS: 4.2. SUIVRE LE PROJET Organiser les réunions entre équipes scientifiques et partenaires industriels: bilans, délivrables, orientation des recherches Réunions des Equipes projet = WP (tous les 2 mois ou selon périodicité imposée par la Convention) Information régulière du Coordinateur sur les avancées des travaux en cours En pratique Fixer date, salle et ordre du jour Veiller au respect des objectifs du projet et définir en fin de réunion « qui fait quoi et dans quel délai » Rédiger le compte-rendu de la réunion et le faire circuler entre les partenaires Assurer le suivi de la réunion auprès des partenaires 14 4. SES MISSIONS: 4.2. SUIVRE LE PROJET Réunions du Comité de Gestion de Projet = CGP (semestrielles ou selon périodicité imposée par la Convention) Rassembler tous les partenaires pour donner une vision globale de l’état d’avancement du projet Présenter les avancées scientifiques (partenaires scientifiques) et les retombées économiques (partenaires industriels) Discuter des questions pouvant affecter la bonne marche du projet NB: Fixer date et lieu annuellement et établir une feuille de présence 15 4. SES MISSIONS: 4.2. SUIVRE LE PROJET Réunions du Comité de Pilotage (semestrielles ou selon périodicité imposée par la Convention) Garant de la cohérence globale du projet A un rôle d’arbitrage par rapport à tout problème soumis par le CGP ou l’un de ses membres NB: Tenir à jour un listing de toutes les réunions avec dates, lieu, personnes et objet (outil précieux pour le rapport d’activité) 16 4. SES MISSIONS: 4.2. SUIVRE LE PROJET Reporting semestriel à la RW Rapport d’activité (canevas établi) Rassembler les rapports des partenaires, les lire et demander les compléments d’information éventuels Vérifier la cohérence avec la déclaration de créance (personnes affectées au projet, déplacements, réunions) Vérifier la cohérence des réunions entre partenaires Consigner les publications réalisées Faire une synthèse en insistant autant sur l’aspect scientifique que sur les retombées économiques Rassembler la synthèse et les rapports au sein d’un même document Remettre l’ensemble à la RW endéans les 30 jours ouvrables Pour le dernier rapport, demander à chaque partenaire une conclusion globale et les perspectives de valorisation en RW 17 4. SES MISSIONS: 4.2. SUIVRE LE PROJET Rapport scientifique et technique (pas de canevas imposé) Rassembler les rapports des différents partenaires (les partenaires scientifiques peuvent rédiger en anglais, en préambule, par exemple, à une publication scientifique) Les lire et demander les compléments d’information éventuels aux partenaires concernés Rassembler les rapports au sein d’un même document avec toutes les annexes nécessaires Remettre l’ensemble à la RW endéans les 30 jours ouvrables 18 4. SES MISSIONS: 4.2. SUIVRE LE PROJET Déclarations de créance Vérifier la présence des pièces justificatives (fiche de salaire, factures, déclarations de créances en 4 exemplaires originaux, rapport de mission à l’étranger …) Vérifier que les sous-traitances et achats d’équipement sont en accord avec les termes de la convention Consigner les observations dans le courrier d’accompagnement Encoder les données dans un tableau de suivi Remettre l’ensemble à la RW endéans les 30 jours ouvrables Etre en mesure de revenir sur des dépenses non acceptées par la RW 19 4. SES MISSIONS: 4.2. SUIVRE LE PROJET Reporting annuel à la RW après la fin du projet Chaque année suivant la fin du projet et durant 6 ans, un rapport concernant la valorisation et l’exploitation des résultats de la recherche est demandé aux partenaires Ces rapports doivent à nouveau faire l’objet d’une synthèse et être adressés à la RW par l’entreprise coordinatrice. 20 4. SES MISSIONS: 4.2. SUIVRE LE PROJET Reporting à WagrAlim Transmettre le rapport d’activité Faire un état des dépenses engagées Décrire les ressources humaines mobilisées à charge ou non de la Convention Mettre en avant les retombées économiques envisagées par les partenaires (Organiser l’accueil du jury international) 21 4. SES MISSIONS: 4.2. SUIVRE LE PROJET Préparation et signature des avenants à la Convention Examiner, appuyer et transmettre au gestionnaire de projet les demandes justifiées: d’engagement de personnel supplémentaire de transfert budgétaire de modification de sous-traitance … Consigner ces demandes dans un tableau de suivi (Rédiger sur base annuelle le premier draft d’un avenant pour une mise à jour des tableaux budgétaires) Assurer le suivi des signatures 22 4. SES MISSIONS: 4.3. VALORISER LE PROJET Articuler le projet avec les autres projets transversaux et l’ensemble des projets pointus Mieux faire connaître le projet via le Cluster Nutrition, WagrAlim Networking Mettre en valeur le projet (avec le soutien de WagrAlim) Site Internet Roll-up, brochure descriptive du projet Missions à l’étranger: conférences, rencontres de partenaires potentiels pour de nouveaux projets Organisation d’un événement de clôture Intégrer la démarche wallonne au sein des programmes européens 23 4. SES MISSIONS: 4.4. SE FORMER, S’INFORMER ET INFORMER Assister aux congrès, séminaires, colloques scientifiques en lien avec le projet Faire de la veille technologique et réglementaire Informer les partenaires 24 DÉROULEMENT DE L’EXPOSÉ 1. Qui est le coordinateur ? 2. Ses responsabilités 3. Ses documents de référence 3.1. Convention de recherche 3.2. Accord de consortium 4. Ses missions 4.1. Lancer le projet 4.2. Le suivre 4.3. Le uploads/Geographie/ role-et-missions-d-un-coordinateur-de-projet-110125.pdf