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Etude de cas (Enoncé) Ventes clients Contrôle Interne 2 QUESTIONNAIRE DE CONTRO

Etude de cas (Enoncé) Ventes clients Contrôle Interne 2 QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE CYCLE VENTES Travaux à effectuer :  Le Manager de la mission vous demande d’évaluer le cycle des ventes  Un autre point de votre programme de travail porte sur la préparation des recommandations de contrôle interne en présentant chacun des points de faiblesses de contrôle interne relevés sur l’ensemble du cycle des ventes (réponses négatives au questionnaire) sous la forme suivante (en quelques lignes) : - énoncé des procédures existantes - risques induits en terme de contrôle interne - recommandations.  Utiliser les supports ci-joints. Objectif d’audit Nos objectifs d’audit pour la section ventes –clients sont les suivant : Objectif 1 S’assurer que tous les produits sont correctement comptabilisés (exhaustivité, réalité et exactitude des enregistrements) Objectif 2 Le principe de comptabilisation des produits est correctement appliqué et est en adéquation avec les normes comptables en vigueur.(Valorisation, Présentation) Objectif 3 La séparation des exercices est correctement appréhendée (cut-off) Objectif 4 Les comptes clients sont constitués de ventes non recouvrées et appartiennent à la société. (existence , évaluation des soldes et appartenance). Objectif 5 Tous les recouvrements de créances sont correctement comptabilisés (exhaustivité, réalité et exactitude des enregistrements) Objectif 6 Les avoirs et autres crédits sont justifiés et correctement calculés. (exhaustivité, réalité et exactitude des enregistrements) Objectif 7 Les provisions pour créances douteuses sont correctement évaluées et jugées suffisantes.(Existence et évaluation des soldes) 3 Narratif du Cycle Ventes clients Les informations qui suivent ont été obtenues d’une part, par le biais d’entretiens effectués avec le personnel du département commercial, usine, magasin et comptabilité et d’autre part par l’exploitation des notes de services internes de la société. Il n’existe pas de procédures écrites.  Commandes Note 1- Les commandes clients arrivent chez les commerciaux. Ces derniers contrôlent la conformité des prix avec ce qu’ils ont déjà négocié avec le client et adressent à l’usine un fax de commande. La fixation des prix définitifs est laissée à la discrétion de l’agent commercial qui dispose d’une marge de manœuvre. Note 2- L’usine dispose d’un registre de réception des commandes. Après avoir saisi la commande dans le logiciel informatique « SYBEL », un bon de préparation prénuméroté est édité. Ce bon est adressé par l’usine au magasinier. Si le stock est disponible en quantité suffisante, la commande est satisfaite. En revanche, dans le cas contraire, le magasinier corrige le bon de préparation en fonction des quantités disponibles. Note 3- L’usine édite alors un bon de livraison sur la base du bon de préparation en trois exemplaires : - Le premier reste au sein de l’usine - le deuxième est remis au client - le troisième est remis au livreur Note 4- Les bons de livraison sont prénumérotés et valorisés. L’inventaire permanent est mis à jour.  Fabrication Note 5- Les commandes clients arrivent chez les commerciaux qui contrôlent les prix et adressent un fax de commande à l’usine. Note 6- L’usine retranscrit les informations sur un registre comme pour les commandes « négoce ». Le directeur de l’usine remplit une feuille de fabrication en trois exemplaires. Les deux premiers exemplaires restent dans le carnet de souche ; le troisième est donné au magasinier pour enlèvement des biens fabriqués. Le laboratoire vérifie le respect des normes de fabrication et prend un échantillon où il indique le numéro de lot de fabrication. Note 7- La feuille de fabrication est retransmise au service administratif de l’usine pour être saisie et corrigée au niveau de l’inventaire permanent. Les matières premières et les produits chimiques sont saisis dans le module « Bon de réception valorisé » du logiciel de gestion des stocks. En cas d’indisponibilité des matières, l’usine avertit l’agent commercial que la commande sera partiellement satisfaite. Ce dernier juge s’il est possible d’émettre un autre bon de commande pour la partie non satisfaite.  Livraison 4 Note 8- La livraison est assurée, après un contrôle par la sécurité, soit directement à l’usine pour les clients qui prennent en charge le transport, soit par l’intermédiaire d’une société de distribution. Note 9- Dans le cas d’une vente directe à l’usine ; l’usine garde un bon de livraison et donne les deux autres exemplaires au client. Lorsque le client sort de l’usine, il remet au chef de sécurité un exemplaire du bon de livraison. Le chef de sécurité enregistre le sortie après l’avoir contrôlée avec le bon de livraison ( quantité, nature des produits livrés, date de livraison , client ) sur un registre « sortie » et remet le bon à l’usine. Note 10- Dans le cas d’une vente par transporteur, l’usine garde un bon de livraison et donne les deux autres exemplaires au transporteur « livreur ». Le transporteur livre la marchandise et fait signer les deux exemplaires des bons de livraison par le client. Il remet un exemplaire au client et ramène le second à l ‘usine. Note 11- Tous les jours, l’usine rapproche les bons de livraison en sa disposition avec les bons signés par le client et ceux transcrit dans le registre du chef de sécurité à la sortie de l’usine ou des bons à la disposition de la société de distribution. Note 12- Une fois le rapprochement effectué, les bons de livraison sont saisis dans le logiciel « Sybel » pour la facturation. Les autres bons non encore contrôlés restent en attente de facturation. Note 13- L’usine édite régulièrement un listing des commandes non livrées pour analyse. Note 14- A la fin de chaque mois, l’administration de l’usine procède à un contrôle des bons émis avec la facturation. 5  Retours Note 15- Pour chaque retour, un bon de retour est rempli manuellement. Il est signé par le chef de sécurité et par l’agent commercial en charge du client. Le commercial vérifie la conformité du bon de retour avec ce qu’il a convenu avec le client. Le bon de retour est ensuite envoyé à l’usine pour l’édition de l’avoir. Les bons de retour sont prénumérotés et disposés en 3 exemplaires. La souche est gardée à l’usine, l’autre copie est envoyée avec l’avoir à la comptabilité. Les échantillons Note 16- Les échantillons remis à la clientèle sont matérialisés par un bon d’échantillon qui est saisi pour corriger l’inventaire permanent. Aucune facturation n’est lancée pour les échantillons puisqu’ils sont offerts à la clientèle. Les bons de prêt et de consignation Note 17- Les produits prêtés aux clients sont matérialisés par des bons de prêt qui sont saisis pour correction de l’inventaire permanent. Un état des consignations est remis à la comptabilité pour enregistrement.  La facturation Note 18- La facturation est faite par « batch automatique » des bons de livraison sur le logiciel de gestion commerciale. Elle est lancée chaque jour pour les livraisons J-1. La date de facture est identique à celle de la livraison. A chaque type de produit, est associé dans le système le taux de TVA correspondant. Note 19- La facture est agrafée au bon de livraison signé par le client puis transmise à la comptabilité au responsable « comptabilité client ». Note 20- La comptabilité vérifie systématiquement que les bons de livraison correspondent bien à la facture et que toutes les signatures (client, chef de sécurité) existent. Les vérifications portent également sur les calculs arithmétiques. Les anomalies sont traitées rapidement dans la journée qui suit. Toutes les anomalies relevées sont stockées dans un document spécifique afin de garder une trace des problèmes et des explications fournies.  Gestion des comptes des clients et règlement Note 21- Les factures de vente se déversent automatiquement tous les mois de l’interface de gestion commerciale à la comptabilité générale. Note 22- Au niveau des règlements, le responsable des comptes des clients tient deux registres de réception des règlements, un pour les traites et un pour les chèques. Il comptabilise régulièrement dans l’interface de gestion commerciale les règlements ressortant des deux registres. Note 23- Il n’y a pas de déversement des règlements de la gestion commerciale vers la comptabilité. Le responsable des comptes des clients enregistre les règlements en comptabilité sur la base des avis de crédits bancaires. Note 24- Les comptes des clients sont analysés chaque trois mois à partir du grand livre auxiliaire « client » avec les éléments de l(interface de gestion commerciale.. Les contrôles sont clairement matérialisés. 6 Note 25- Un cachet « comptabilisé » est apposé sur les avis de banque et en même temps la mention « payé » est portée sur la facture correspondante. Note 26- Le service commercial a un accès direct à l’interface « gestion commerciale » pour le suivi des soldes clients. En effet, les bonus des commerciaux sont calculés sur la base du chiffre d’affaires encaissés.  Gestion des impayés Note 27- Le responsable de la comptabilité clients suit régulièrement les impayés sur un cahier relatif aux incidents de paiement.  Gestion du risque client Note 28- Chaque trimestre, le responsable de la comptabilité client dresse un état des clients douteux en indiquant de façon précise l’ancienneté du solde. La part à provisionner uploads/Industriel/ audit-etude-de-cas-du-controle-interne-pdf.pdf