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MINISTERE DE LA SANTE ET DE L’HYGIENE PUBLIQUE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE Unio

MINISTERE DE LA SANTE ET DE L’HYGIENE PUBLIQUE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE Union – Discipline – Travail MANUEL DES PROCEDURES OPERATIONNELLES STANDARDS DE DISTRIBUTION DES PRODUITS DE SANTE Y COMPRIS LES PRODUITS SR/PF DES DISTRICTS JUSQU’AUX ESPC Fonds des Nations Unies Pour la Population 2018-2019 PREFACTE........................................................................................................................ 3 REMERCIEMENTS.......................................................................................................... 4 SIGLES ET ABREVIATIONS...................................................................................................... 5 LISTES DES TABLEAUX ET FIGURES.................................................................................. 7 CONTEXTE....................................................................................................................... 8 PARTIE I : GENERALITES SUR LE SYSTEME SANITAIRE........................................ 9 I-ORGANISATION DU SYSTEME DE SANTE EN COTE D’IVOIRE............................... 9 I.1.Présentation de la pyramide sanitaire......................................................................... 9 I.2.Notion du dernier kilomètre.......................................................................................... 10 II.CYCLE DE GESTION DES PRODUITS DE SANTE.......................................................... 11 II-1.Rappel sur le cycle de gestion logistique.................................................................... 11 II.2.Cas spécifique de la distribution................................................................................. 12 II.2.1 Définition............................................................................................................................. 12 II.2.2 Etapes..................................................................................................................... 12 a) Stockage des produits................................................................................................. 12 b) Gestion des stocks................................................................................................................. 12 c)Traitement des commandes ou Prise de commande........................................................ 12 d) Expédition/Transport /Livraison des produits..................................................................... 12 III- PROCESSUS DE DISTRIBUTION DES MEDICAMENTS DANS LE SECTEUR PUBLIC............................................................................................................................. 13 III.1 organisation générale................................................................................................ 13 III.2. Organisation de la distribution des produits de santé des districts jusqu’aux ESPC................................................................................................................................ 14 III.3. Rôles et responsabilités des acteurs engagés dans le processus de distribution des produits de santé, des districts jusqu’aux ESPC....................................................... 15 PARTIE II : LES PROCEDURES OPERATIONNELLES STANDARDS (P.O.S) DE DISTRIBUTION DES PRODUITS DE SANTE DES DISTRICTS JUSQU’AUXTT ESPC....................................................................................................... 17 I- LES PROCEDURES OPERATIONNELLES DE DISTRIBUTION...................... 17 I.1. Préparation de la livraison aux ESPC............................................................. 18 I.2. Traitement de la commande des ESPC..................................................................... 19 I.3. Livraison des produits aux ESPC.................................................................. 21 I.4. Réception des colis au niveau des ESPC..................................................... 23 I.5. Stockage des produits dans les ESPC......................................................... 25 I.6. Recouvrement de la vente des produits aux ESPC....................................... 27 I.7. Inventaire des produits de santé.................................................................... 28 I.8. Evaluation de l’état de stock......................................................................... 30 I.9. Préparation de la commande........................................................................ 32 I.10. Gestion des Produits Pharmaceutiques Inutilisables (PPI).......................... 34 I.11. Réclamation des produits de santé aux districts.................................................. 36 I.12. Coaching des gestionnaires des ESPC..................................................... 38 II-QUELQUES BONNES PRATIQUES DE LA DISTRIBUTION AU NIVEAU PERIPHERIQUE.................................................................................................. 40 II.1. Bonnes habitudes du gestionnaire de pharmacie......................................... 40 II.2. Bonnes pratiques de livraison..................................................................................... 40 II.3. Bonnes pratiques de stockage.................................................................................... 41 II.4. Bonnes pratiques de l’inventaire................................................................... 41 TABLE DE MATEIRES Septembre 2018 Manuel des procédures opérationnelles standards de distribution des produits de santé des districts jusqu’aux ESPC, 1 | 47 P a g e PARTIE III : ANNEXES.................................................................................................. 42 ANNEXE 1 : DONNEES DE GESTION DE STOCKS.................................................... 42 ANNEXE 2 : LES OUTILS ESSENTIELS A LA DISTRIBUTION DES PRODUITS DE SANTE........................................................................................................................................ 44 ANNEXE 3 : LISTE NOMINATIVE DES REPRESENTANTS DES STRUTURES AYANT PARTICIPES AU PROCESSUS D’ELA PARTIE IV : BIBLIOGRAPHIE........................................................................................ 47 II.5. Bonnes pratiques pour la passation de la commande.................................... 40 Manuel des procédures opérationnelles standards de distribution des produits de santé des districts jusqu’aux ESPC, 2 | 47 P a g e Septembre 2018 DE VALIDATION............................................................................................................. BORATION ET 45 DUDIT DOCUMENT Manuel des procédures opérationnelles standards de distribution des produits de santé des districts jusqu’aux ESPC, 3 | 47 P a g e Septembre 2018 Manuel des procédures opérationnelles standards de distribution des produits de santé des districts jusqu’aux ESPC, 4 | 47 P a g e Septembre 2018 REMERCIEMENTS Le manuel des procédures opérationnelles standards de distribution des produits de santé y compris les produits SR/PF des districts jusqu’aux ESPC a été élaboré grâce à la collaboration des institutions et structures suivantes : • Direction Générale de la Santé (DGS) • Direction de la Pharmacie des Médicaments et des Laboratoires (DPML) • Programme National de Développement de l’Activité Pharmaceutique (PNDAP) • Programme National de Santé de la Mère et de l’Enfant (PNSME) • Secrétariat Technique de la Commission Nationale pour la Coordination des Approvisionnements en Médicaments essentiels en Côte d’Ivoire (ST -CNCAM) • Direction Régionale de la Santé et de l’Hygiène Publique d’Abidjan 2 (DRSHP Abidjan 2) • Direction Régionale de la Santé et de l’Hygiène Publique de l’Agneby Tiassa Mé (DRSHP l’Agneby Tiassa Mé) • Direction Départementale de la Santé et de l’Hygiène Publique de Grand -Bassam (DDSHP Grand - Bassam) • Direction Départementale de la Santé et de l’Hygiène Publique de Adiaké(DDSHP Adiaké) • Direction Départementale de la Santé et de l’Hygiène Publique de Grand Lahou (DDSHP Grand -Lahou) • Direction Départementale de la Santé et de l’Hygiène Publique de Jacqueville (DDSHP Jacqueville) • Nouvelle Pharmacie de la Santé Publique de Côte d’Ivoire (NPSP-CI) • United Nations Population Fund (UNFPA) • USAID à travers le projet Integrated Health Supply Chain (IHSCTA) Nous tenons à remercier toutes les personnes qui ont contribué techniquement et financièrement à l’élaboration de ce document de travail. Manuel des procédures opérationnelles standards de distribution des produits de santé des districts jusqu’aux ESPC, 5 | 47 P a g e Septembre 2018 Sigle et abréviation Définition ASC Agent de Santé Communautaire CHR Centre Hospitalier Régional CHU Centre Hospitalier Universitaire CHS Centre Hospitalier Spécialisé CMM Consommation Mensuelle Moyenne CNTS Centre National de Transfusion Sanguine CNCAM- CI Commission Nationale pour la Coordination de la Chaine d’Approvisionnement des Médicaments essentiels et produits de santé stratégiques en Côte d’Ivoire CSR Centre de Santé Rural CSU Centre de Santé Urbain DC-PEV Direction de Coordination de Programme Elargi de Vaccination DDSHP Direction Départementale de la Santé et de l’Hygiène Public DIIS Direction de l’Informatique et de l’Information Sanitaire DPML Direction de la Pharmacie, du Médicament et des Laboratoires DRSHP Direction Régionale de la Santé et de l’Hygiène Public DS District Sanitaire ESPC Etablissement Sanitaire de Premier Contact HG Hôpital Général ICA Institut de Cardiologie d’Abidjan INHP Institut National d’Hygiène Publique ICP Indicateurs Clés de Performance IS Instituts Spécialisés IPR Instituts Pierre Richet IRF Institut Raoul Follerau LNSP Laboratoire National de Santé Publique Max Stock Maximum Min Stock Minimum MSD Mois de Stock Disponible MSHP Ministère de la Santé et de l’Hygiène Publique NPSP-CI Nouvelle Pharmacie de la Santé Publique de Côte d’Ivoire PARSSI Projet d’Appui à la Redynamisation du Secteur de la Santé Ivoirien PCU Point de commande Urgente SIGNES ET ABREVIATIONS Manuel des procédures opérationnelles standards de distribution des produits de santé des districts jusqu’aux ESPC, 6 | 47 P a g e Septembre 2018 PNDAP Programme National de Développement de l’Activité Pharmaceutique PNSME Programme National de la Santé de la Mère et de l’Enfant PNS Programmes Nationaux de Santé POS Procédures Opérationnelles Standardisées PPI Produits Pharmaceutiques Inutilisables PPPS Premier Périmé Premier Sorti PTF Partenaires Techniques et Financiers SAMU Service d’Aide Médicale Urgente (S.A.M.U) SDU Stock Disponible et Utilisable SWEED Sahel Women Empowerment and Demographic Dividend Project (projet pour l’autonomisation des Femmes et le dividende démographique au Sahel) SR Santé de la Reproduction PF Planiﬁcation Familiale QàC Quantité à Commander USAID United State Aid International Development (Agence Américaine pour le Développement International) UNFPA Fonds des Nations unies pour la population (FNUAP) (United Nations Fund for Population Activities puis United Nations Population Fund), Manuel des procédures opérationnelles standards de distribution des produits de santé des districts jusqu’aux ESPC, Septembre 2018 7 | 47 P a g e LISTES DES TABLEAUX ET FIGURES Liste des tableaux Tableau 1 : Rôles et responsabilités des acteurs engagés dans le processus de distribution des produits de santé, des districts jusqu’aux ESPC.(Page 17) Liste des figures Figure 1 : Pyramide nationale de la santé en Côte d’Ivoire (page 11) Figure 2 : Cycle de gestion pharmaceutique (page 13) Figure 3 : Chaine de distribution des médicaments (page 15) Figure 4 : Schéma de la distribution des produits de santé du district jusqu’aux ESPC (page 16) Manuel des procédures opérationnelles standards de distribution des produits de santé des districts jusqu’aux ESPC, Septembre 2018 8 | 47 P a g e CONTEXTE Le diagnostic de la chaîne d’approvisionnement en Côte d’Ivoire en 2015 a révélé une faible performance globale du système d’approvisionnement notamment par l’inexistence d’un système standardisé et pérenne de distribution des produits de santé District-ESPC et par l’inadéquation entre les moyens de distribution et les objectifs de disponibilité des produits. Ce diagnostic a révélé entre autres diﬃcultés, l’inexistence d’un modèle de distribution à l’échelle nationale et de procédures de livraison systématiques entre le niveau districts sanitaire et le niveau ESPC. Des progrès substantiels ont été réalisés au cours de la dernière décennie avec la modernisation progressive de la chaine d’approvisionnement, mais la distribution jusqu’au dernier kilomètre reste malgré tout problématique. Plus d’un quart des besoins en médicaments des ESPC ne sont pas satisfaits1 Au niveau intermédiaire de la chaine de distribution, la livraison des sites périphériques par les districts sanitaires n’est pas réalisée dans la majorité des districts. Plus de 60% des ESPC assurent leur propre approvisionnement en médicaments avec des déplacements réguliers aux districts et par des moyens inadaptés au transport des produits de la santé (transports publics, motocycles)1 Il existe plusieurs chaines de distributions parallèles et donc potentiellement des ineﬃciences opérationnelles et ﬁnancières. Dans le cadre de la mise en œuvre du Plan National Stratégique de la chaîne d’approvisionnement (PNSCA) 2016-2020 qui vise à rendre accessible 95% des produits de la santé à tous les niveaux de la pyramide sanitaire d’ici 2020 ; Un axe de renforcement des capacités de distribution des produits de santé y compris les produits SRMNIN jusqu’au uploads/Industriel/ manuel-de-procedures-operationnnelles-standards-de-distribution-vf.pdf