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1 Processus et performance Michel Cattan PLAN D’ACTIONS TYPE POUR LA MAÎTRISE D

1 Processus et performance Michel Cattan PLAN D’ACTIONS TYPE POUR LA MAÎTRISE DES PROCESSUS Objectif et résultats attendus L’objectif de ce plan d’actions est de permettre aux pilotes de processus de mettre en place les éléments de maîtrise et d’amélioration de leurs processus. Ce plan d’actions leur permettra plus particulièrement : - D’analyser et de prendre en compte les enjeux et les risques du processus, - De fixer les objectifs de performance du processus, permettant d’avoir une vision de son efficacité globale, - De déployer ces objectifs dans l’ensemble des entités participant à ce processus, - De définir des indicateurs permettant de mesurer le degré d’atteinte de ces objectifs, - D’observer et analyser ces indicateurs, - De définir et mener les actions d’amélioration du processus. Les résultats attendus de ce plan d’actions sont : - Un « comité » de processus opérationnel (réunion périodique des participants), - Une note décrivant le processus, - Un tableau de bord, miroir de la note descriptive du processus, permettant de suivre le traitement des dysfonctionnements et l’amélioration continue du processus, - Un modèle de rapport pour rendre compte globalement en revue de Direction de l’état du processus. Principes et conseils pour la mise en œuvre du plan d’actions Faire simple et améliorer ensuite. On commencera par une description sommaire du processus tel qu’il fonctionne aujourd’hui (partir de l’existant) puis on perfectionnera sa maîtrise dans le cadre de l’amélioration continue du processus. La mise en œuvre de ce plan d’actions est déjà une action d’amélioration du processus. Appliquer le principe de subsidiarité. Il convient, au moins dans un premier temps, de : - ne pas rentrer dans le détail du fonctionnement des sous processus dans la mesure où ceux-ci sont déjà maîtrisés par les entités concernées, - limiter les remontées d’informations des différentes entités au strict nécessaire par rapport aux finalités et objectifs du processus (ce que le pilote veut connaître et ce sur quoi il veut pouvoir mutualiser ou statuer). Il sera toujours temps d’en rajouter après. Prévoir des délais courts. Cela permet de rester très concret, de se limiter à ce qui est utile et essentiel au pilotage du processus (vision stratégique globale du processus) et de ne pas se noyer dans les détails (l’exhaustivité ne doit pas être recherchée au moins dans un premier temps). 2 Processus et performance Michel Cattan Savoir ce que l’on veut. Les pilotes doivent rapidement se faire une première idée des finalités et attendus du processus (valeur ajoutée du processus dans la mise en œuvre de la politique de l’Organisme). Piloter dès le début. Le mieux est d’utiliser le tableau de bord comme outil de pilotage et de mise en œuvre du processus en y intégrant tout de suite les actions de ce plan d’actions. Ne pas rechercher la perfection. Pour éviter de construire une « usine à gaz » il convient de se poser la question de la pertinence des actions d’amélioration proposées (pondération par rapport aux finalités) et de limiter le nombre d’actions d’amélioration décidées à une ou deux maximum (les plus importantes par rapport aux finalités) par séance du comité de processus. Description du plan d’actions type Le plan d’actions type constitue un guide de réflexion pour mettre en place et garantir l’efficacité du pilotage de chacun des processus de l’Organisme. Il peut se résumer comme suit (certaines actions peuvent être menées en parallèle) : N° ACTIONS RESPONSABLE ECHEANCE Maîtriser le processus 1 Constituer un premier comité de processus et ajuster ensuite la liste des participants en tant que de besoin en fonction des finalités et objectifs du processus Pilote 2 Identifier les sous processus du processus, les entités supports de ces processus et les liens avec les autres processus RTE (cartographie du processus ; chapitre 2 de la note d’organisation) Pilote 3 Préciser les principales caractéristiques (finalités, champs d’application, périmètre, clients/bénéficiaires, produits, interfaces…) du processus (fiche signalétique du processus) Comité de pilotage 4 Identifier un ou plusieurs objectifs répondant aux finalités du processus et les indicateurs de résultats et de fonctionnement associés. Reprendre dans toute la mesure du possible les éléments existants Pilote 5 Identifier rapidement les documents applicables (Directives et décisions de l’Organisme, tableau de bord et indicateurs, éléments de descriptions du processus et des sous processus …) et ceux qui restent à établir. Comité de pilotage 6 Identifier les groupes de travail et instances de concertation œuvrant pour améliorer l’efficacité du processus Comité de pilotage 3 Processus et performance Michel Cattan N° ACTIONS RESPONSABLE ECHEANCE Piloter le processus (phase récurrente) 7 Faire une analyse de risques « macroscopique » (en termes d’organisation, de fonctionnement et d’environnement externes incluant les interfaces avec les autres processus) permettant d’identifier ce qu’il est important, voire stratégique, de faire remonter au niveau du pilotage du processus et en déduire un plan d’amélioration Comité de pilotage 8 Rendre opérationnelles pour le processus la gestion documentaire, la maîtrise des enregistrements, le traitement des non conformités, actions correctives, actions préventives, les audits internes Pilote 9 Etablir et valider en comité de pilotage une première rédaction de la description du processus Comité de pilotage 10 Etablir un tableau de bord, avec les objectifs, actions et indicateurs associés Comité de pilotage Contrôler et ajuster 11 Observer et analyser le fonctionnement du processus (mise à jour périodique du tableau de bord) Acteurs du processus 12 Définir et mener les actions d’amélioration essentielles par rapport aux finalités du processus Comité de pilotage Rendre compte 13 Rendre périodiquement compte du pilotage des processus Pilote Opérationnel 14 Evaluer l’efficacité globale du processus (revue annuelle de processus) et en rendre compte en Revue de Direction Pilote uploads/Industriel/ plan-action-type-maitrise-processus-v1.pdf