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Guide de Gestion de Projets ~ Systèmes d’Administration de Projet de Supervisio

Guide de Gestion de Projets ~ Systèmes d’Administration de Projet de Supervision de Contrats de Construction Internationaux I-3. SYSTEMES D’ADMINISTRATION DE PROJET Ce chapitre fournit les directives pour l’instauration (mise en place ?) de systèmes d’administration de projet pour une gestion efficace du Projet, en ce qui concerne: o Les communications officielles et officieuses avec le Client, les Agences de Financement, les sous- consultants et les entrepreneurs. o La gestion de la correspondance et un système de classement efficace. o Les procès-verbaux des réunions et la préparation des Rapports du Projet. o La gestion des sous-consultants. o Les systèmes informatiques. o Les données pour les cas d’urgence. o La confidentialité. o Les ressources techniques. I-3.1 Communications officielles Généralités Cette Section, et les Sections I-3.2, I-3.3 & I-3.4, traitent des communications officielles du CDM pour la gestion du Contrat de Service, des Accords de Sous-consultance et du (des) Contrat (s) de Travaux, qui doivent être par écrit (c’est à dire par lettre). Les communications officieuses par email sont traitées dans la Section I-3.5. Les communications officielles devraient, sauf dans des circonstances exceptionnelles, se faire entre les représentants désignés des parties respectives de contrats. Toutes les communications de LB devraient porter:  L’adresse complète du destinataire.  Le nom du représentant du destinataire, et son titre dans le Projet (“Attention: Mr/Ms…….., Titre”).  Le titre du Contrat et l’objet de la lettre. Exemple: “Référence: Contrat de Service No… et titre … Objet(s): ………………..” [voir ci-dessous] Exemple: “Référence: Contrat de Travaux No… et titre … Objet(s): ………………..” [voir ci-dessous]  La date de la lettre.  Un numéro de dossier unique pour la lettre. [Voir la Section I-3.3, ‘Identification de la Correspondance’]  Les parties à qui cette lettre et les pièces jointes éventuelles ont été copiées. Exemple: “cc*: A. Dupont, Délégation Européenne “cc: B. Martin, LB, Paris * avec pièces jointes” The Louis Berger Group, Inc. 9-1/18 Guide de Gestion de Projets ~ Systèmes d’Administration de Projet de Supervision de Contrats de Construction Internationaux  Il est souhaitable de se limiter dans chaque lettre à un objet unique. Dans le cas où la lettre traite de plusieurs sujets, ceux-ci devraient être tous cités dans le titre de la lettre. Objets: 1 .……………………….. 2 ………………………… Cette pratique facilitera les recherches dans les Registres de la Correspondance [voir la Section I-3.4]. Le texte de la lettre devrait être subdivisé par rubrique pour chaque sujet. Il ne faut pas aller et revenir d’un sujet à un autre. Les lettres doivent comprendre:  Un paragraphe d’introduction donnant la raison de la lettre.  Le coeur du sujet de la lettre.  Les paragraphes finaux formulant, selon les cas, la conclusion, la notification, l’action proposée, ou l’action requise du récipiendaire. Si la lettre de LB est en réponse à une communication d’une autre partie, elle devrait :  Faire référence à la communication précédente. Exemple: “En réponse à votre lettre réf. (numéro) datée du ……” Exemple: “En réponse à votre demande verbale par (nom) du (date)…”  La personne signant la lettre devrait le faire en ajoutant son titre officiel pour le Projet en question: Sincèrement votre, Signature Titre du signataire [voir ci-dessous] Louis Berger….. Concernant le Contrat de Service Toutes les lettres officielles de LB au Client doivent être par lettre. Les lettres transmises d’abord par email ou par fax (pour raison de diligence) doivent aussi être délivrées sur papier (avec la signature originale) aussitôt que possible après, contre reçus. Une manière typique d’obtenir les reçus est d’apposer le cachet ci-contre sur la page une des lettres, et de demander au récipiendaire d’y apposer la date et son paraphe. Ces reçus devraient être conservés dans les dossiers de LB relatifs au Projet. Ce système évitera les disputes au sujet de la vraie date de délivrance de lettre, ou de notifications ou de demandes d’approbation pour lesquelles le temps est particulièrement important. The Louis Berger Group, Inc. 9-2/18 REÇU PAR: No m Dat e Paraph e Guide de Gestion de Projets ~ Systèmes d’Administration de Projet de Supervision de Contrats de Construction Internationaux Les lettres de LB du Bureau du Projet au Client doivent être signées uniquement par le CDM ou en son nom. Les lettres ne peuvent être signées au nom du CDM que par la personne à qui il a délégué ce pouvoir par écrit au Client (par exemple quand le CDM est en congé. La façon de signer devrait être: Sincèrement votre Sincèrement votre Signature Signature Nom Nom Le Chef de Mission Titre du signataire Louis Berger….. Au nom de (ou par ordre de) Nom Chef de Mission Louis Berger….. Contractuellement les lettres importantes adressées au Client et concernant le Contrat de Service doivent être copiées au Superviseur du Siège. Les lettres de LB relatives au Contrat de Service doivent être copiées à l’Agence de Financement (si en réponse à des lettres du Client qui ont aussi été copiées à l’Agence de Financement), ou autrement, à la discrétion du CDM, selon le degré d’importance de la communication. Concernant le Contrat d’Association ou de Consortium & les Accords de sous- consultance Les lettres de LB, issues du Bureau du Projet et adressées aux partenaires de l’Association et aux sous- consultants devraient être signées seulement par le, ou au nom du, CDM. Les lettres doivent être signées au nom du CDM uniquement par la personne à qui le CDM a délégué ce pouvoir. La façon de signer sera identique à celle ci-dessus pour le Contrat de Service de LB. Contractuellement, toute correspondance importante doit être copiée au Superviseur du Siège, mais ne devrait pas, sauf en cas de circonstances exceptionnelles, être copiée au Client et/ou à l’Agence de Financement. Concernant le(s) Contrat(s) de Travaux Les Contrats de Travaux basés sur les Conditions de Contrat FIDIC imposent des exigences spécifiques pour donner ou émettre des approbations, certifications, consentements, déterminations, notifications et requêtes. Même si le Contrat de Travaux n’est pas basé sur le FIDIC, il est quand même recommandé de suivre de telles règles. Le FIDIC permet la transmission électronique de communications officielles, seulement si l’agrément d’un tel système est formulé dans le Contrat (Annexe à la Soumission). Sinon, les communications officielles The Louis Berger Group, Inc. 9-3/18 Guide de Gestion de Projets ~ Systèmes d’Administration de Projet de Supervision de Contrats de Construction Internationaux entre les parties et l’Ingénieur devraient être écrites et délivrées manuellement (contre reçu) ou envoyées par la poste ou par courrier. Néanmoins, même si la transmission électronique est permise, il est recommandé que toute communication officielle transmise électroniquement soit suivie par une remise à la main de l’original signé, contre un reçu. Le format du reçu pourrait être comme celui suggéré dans la sous-section ci-dessus relative au Contrat de Service. De tels reçus permettront d’éviter toutes disputes au sujet de la date effective de délivrance de communications officielles pour lesquelles la date est contractuellement importante. Le choix du signataire des lettres de LB à l’Entrepreneur dépendra de la complexité du Projet et de la délégation des pouvoirs de LB [voir la Section II-2.1 ‘Nomination de l’Ingénieur’ & la Section II-2.2 ‘Délégation des Devoirs et Pouvoirs de l’Ingénieur’]. Le CDM pourrait être désigné comme l’ “Ingénieur” ou le “Représentant de l’Ingénieur” pour le(s) Contrat(s) de Travaux et dans ce cas il devrait signer toutes les communications officielles pour le(s) contrat(s) de Travaux sous ce titre. Dans un projet à contrats multiples, où LB a un Ingénieur Résident dans chaque Bureau de Chantier, l’Ingénieur Résident peut signer (sous ce titre) uniquement les communications relatives au Contrat de Travaux pour lequel l’Ingénieur ou le Représentant de l’Ingénieur lui a délégué le pouvoir. Les lettres émanant du Bureau du Projet de LB devraient être copiées à l’Ingénieur Résident au Bureau de Chantier et vice-versa. Ainsi la manière de signer serait: Sincèrement votre Sincèrement votre Signature Signature Nom Nom L’Ingénieur Titre du signataire (ou le Représentant de l’Ingénieur) Au nom de (ou l’Ingénieur Résident) Nom Louis Berger ….. L’Ingénieur (ou le Représentant de l’ingénieur) (ou l’Ingénieur Résident) Louis Berger …. Les communications de LB à l’Entrepreneur doivent être adressées à la personne officiellement nommée par l’Entrepreneur comme le ‘Représentant de l’Entrepreneur’ pour le Contrat de Travaux, autorisé à agir au nom de l’Entrepreneur [voir la Section II-2.4 ‘Le Représentant de l’Entrepreneur’] Les lettres de LB d’une certaine importance contractuelle ou technique devraient être copiées au Maître de l’Ouvrage. Quand le Maître de l’Ouvrage comprend deux entités (par exemple l’Autorité Contractante et le Bénéficiaire du Contrat de Travaux), le CDM doit s’entendre avec le The Louis Berger Group, Inc. 9-4/18 Guide de Gestion de Projets ~ Systèmes d’Administration de Projet de Supervision de Contrats de Construction Internationaux Maître de l’Ouvrage sur les types de correspondance à copier à chaque entité. Par exemple, l’Autorité Contractante pourrait être uniquement intéressée par les questions contractuelles et financières, mais pas dans les problèmes techniques à traiter au jour le jour [voir aussi la Section II- 1.3 pour ‘Le Maître de l’Ouvrage et l’Autorité Contractante’]. Les copies ne seront pas adressées à l’Agence uploads/Ingenierie_Lourd/ 9-section-i-3-systemes-d-x27-administration-de-projets 1 .pdf