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Annexe 4. Document d’aide à la gestion du projet d’auto-évaluation 1. Définitio

Annexe 4. Document d’aide à la gestion du projet d’auto-évaluation 1. Définition L’auto-évaluation est une analyse qualitative et quantitative des points forts et des points à améliorer de l’organisation d’une structure de simulation. Elle permet de comparer ses pratiques, son organisation et sa coordination, au regard du guide de bonnes pratiques de la HAS1. Cette démarche est volontaire et partici pative. L’auto-évaluation est réalisée par au moins deux personnes (dont l’une appartient à l’infrastructure, et l’autre est extérieure à l’infrastructure), appelées évaluateurs. S’engager dans une auto-évaluation fait partie intégrante du management de la qualité et de l’amélioration continue. 2. Projet d’auto-évaluation Le projet utilise l’outil d’auto-évaluation (cf. annexe 5) construit à partir du référentiel HAS1. 2.1. Présentation générale des phases du projet d’auto-évaluation 1. Haute Autorité de santé. Guide de bonnes pratiques en matière de simulation en santé. Évaluation et amélioration des pratiques. Saint-Denis La Plaine: HAS; 2012. 2.2. Description des phases ■ ■Phase 1 : préparation Le champ d’étude concerne l’ensemble des activités du centre de simulation. La décision de l’évaluation émane de la gouvernance de la structure et doit faire l’objet d’une communication claire à l’ensemble des personnes et structures concernées. La désignation des évaluateurs relève du même niveau de décision. Ceux-ci devront être légitimés au mini mum par une lettre de mission. Un responsable de l’auto-évaluation sera désigné et coordonnera l’ensemble de la démarche. Une fois désignés, les évaluateurs devront identifier de manière exhaustive tous les secteurs et professionnels à évaluer, certains appartenant à la structure et d’autres pouvant appartenir à des structures transversales plus larges (par exemple : centre de simulation appartenant à un CHU ou à une université voire aux deux). Si l’auto-évaluation est réalisée par un groupe de personnes, les évaluateurs peuvent se répartir en sous- groupes. Un programme et un calendrier sont alors établis pour chacun de ces groupes. Améliorer Préparer Dérouler Conclure Phase 4, 5 Phase 6 Phase 1 Phase 2, 3 ■ ■Phase 2 : réunion d’ouverture Lors d’une réunion d’ouverture de l’auto-évaluation à laquelle sont conviées toutes les parties prenantes, ou leurs représentants, les évaluateurs présentent la démarche et notamment : z z les évaluateurs et leurs compétences ; z z les objectifs et les modalités de l’auto-évaluation ; z z les modalités d’évaluation (grille de recueil, personnes interviewées, modalités d’observation…) ; z z les modalités de rendu des résultats et le temps contradictoire après envoi du rapport ; z z le calendrier des étapes et des différents rendez-vous. Les modalités pratiques de l’évaluation sont abordées au cours de ce temps d’échange. ■ ■Phase 3 : réalisation de l’auto-évaluation Le recueil d’informations est réalisé par au moins deux personnes (dont l’une appartient à l’infrastructure, et l’autre est extérieure à l’infrastructure). Les évaluateurs, pour chaque critère, rencontrent les professionnels concernés par le thème (interview, obser vation des pratiques, consultation de documents). Il est recommandé, au préalable, de regrouper les questions par interlocuteur. Il est demandé aux évaluateurs de formuler des constats fondés sur des faits, des observations et les élé ments de preuve rassemblés, de proposer des actions d’amélioration et de croiser les informations recueillies. Au regard de ces éléments, chaque critère est coté selon quatre niveaux A, B, C, D (et éventuellement « non applicable »). ■ ■Phase 4 : résultats de l’auto-évaluation Les données sont recueillies dans la grille d’évaluation (cf. annexe 5). Un outil informatique peut être utilisé pour synthétiser les données et faciliter la production du rapport final. À partir des données recueillies, un rapport de l’auto-évaluation est élaboré qui comporte (cf. annexe 6) : z z les constats relatifs à la conformité aux critères et à leur évaluation ; z z les points forts et les points à améliorer ; z z le positionnement du centre (type) en fonction des résultats obtenus ; z z la proposition du plan d’action au regard des points à améliorer. ■ ■Phase 5 : réunion de clôture Il s’agit d’un temps d’échange où les évaluateurs restituent le résultat de l’évaluation aux parties prenantes ou à leurs représentants. Ils présentent les points forts et les points à améliorer accompagnés de propositions d’actions d’amélioration. Ils concluent l’évaluation et présentent les étapes suivantes : z z établissement du rapport définitif ; z z analyse critique du rapport par le pilote de l’auto-évaluation ; z z validation et mise en œuvre par le pilote du plan d’action. À l’issue de la réunion, les évaluateurs remercient les professionnels qui ont participé à l’étude. ■ ■Phase 6 : plan d’action et suivi La mise en place des actions correctives incombe à la structure de simulation. Chaque action fait l’objet d’une fiche (cf. annexe 7). Les fiches action sont centralisées par le pilote de l’évaluation. Les actions font l’objet d’une priorisation en fonction des objectifs fixés par le pilote (exemple : obtenir le type 2). Celles qui ne sont pas prioritaires seront rassemblées dans un plan d’action à moyen terme. Le suivi pour chacune d’entre elles est coté de la manière suivante : z z Non fait ; z z Prévu ; z z En cours ; z z Réalisé ; z z Évalué. Une évaluation de l’efficacité des actions mises en œuvre est prévue et devra être réalisée pour permettre la modification de la cotation du critère correspondant. 3. Exemples d’autres documents pouvant être annexés au projet ■ ■Planning de l’auto-évaluation. ■ ■Curriculum vitæ des évaluateurs. ■ ■Fiche projet (contexte, enjeux). Synthèse des phases de l’auto-évaluation uploads/Ingenierie_Lourd/ annexe-4-document-daide-a-la-gestion-du-projet-dautoevaluation-simulation.pdf