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Optimiser l’organisation de la maintenance dans les hôpitaux et cliniques Retou

Optimiser l’organisation de la maintenance dans les hôpitaux et cliniques Retours d’expérience © MeaH, avril 2009 50, rue du Faubourg Saint-Antoine 75012 Paris Sommaire Préface 5 Remerciements 7 Table des matières 9 Glossaire 13 Introduction 15 Chapitre 1 Le pilotage 19 Chapitre 2 Les ressources humaines 59 Chapitre 3 Les techniques et outils 73 Annexes 133 Conçu par des praticiens de la maintenance hospitalière, cet ouvrage illustre, au travers d’actions pragmatiques et structurées, une volonté d’amélioration de la qualité et se veut être une aide pour une réﬂ exion à mener dans chaque établissement. Les établissements de soins sont tous soumis à des contraintes de maintenance : • prégnance des obligations de maintenir des outils de soins performants ; • obligation de maîtriser les coûts ; • complexité croissante des installations ; • poids croissant des obligations réglementaires. La T2A et les obligations sécuritaires ont accéléré la prise de conscience de l’importance de la maîtrise des installations techniques. La contrainte ﬁ nancière a remis en question les effectifs existants. Elle est à l’origine d‘une démarche de gestion des métiers et des compétences disponibles dans les ser- vices techniques. Consacré à la maintenance des bâtiments, ce chantier de la MeaH a été l’occasion de créer un espace de conﬁ ance, un lieu de rencontre et de dialogue qui a permis d’échan- ger et de structurer le travail de chaque participant. Le maître mot de cet ouvrage est le « PARTAGE » des connaissances. Le lecteur y retrouvera les expériences menées par chaque membre du groupe. En combattant les cloisonnements des métiers et des organisations, il faut capitaliser les différentes expériences. Devenue un domaine trop complexe, la maintenance hospi- talière ne peut plus être traitée avec les méthodes de travail issues de la tradition. L’ingénierie hospitalière s’afﬁ rme aujourd’hui au travers de son professionnalisme. La maintenance des installations techniques est une obligation répondant à une attente des services utilisateurs et des usagers. Les enjeux en sont : • le maintien des métiers stratégiques au cœur de l’activité des services techniques, ou, si l’externalisation en devient indispensable du fait de contraintes particulières, la conservation impérative de la maîtrise de ces domaines ; • la maîtrise des risques liés aux installations ; • la preuve de la pertinence d’une démarche de progrès au travers des résultats obtenus ; • la reconnaissance de la qualité du travail et du service rendu ; • l’appropriation d’une culture de maintenance. Le groupe de travail souhaite que ce document démontre sur le terrain toute son utilité en aidant les différents acteurs à progresser. Ce sera assurément sa meilleure récompense. Robin MUNOZ Centre hospitalier de l’Estran à Pontorson Ingénieur travaux Préface Remerciements Centre hospitalier de Falaise (14) Annick JEANCLAUDE, directeur des soins/RAQ Denis DOUTRESSOULLES, ingénieur Centre hospitalier de l’Estran à Pontorson (50) Olivier TRICOIT, directeur adjoint Robin MUNOZ, ingénieur Centre hospitalier de Nevers (58) Fabrice LEVRAULT, ingénieur Centre hospitalier régional universitaire de Lille (59) Bruno ROSSETTI, directeur technique Jean-Marc OSCARI, coordinateur risques techniques Centre régional Léon Bérard (69) Jean-François MONOD, responsable services techniques Centre hospitalier de Lagny – Marne-la-Vallée (77) Étienne DOUTRELEAU, responsable investissement Claire LEFORT, ingénieur Hervé MIGNARDOT, ingénieur Sophie NOLENT, technicien supérieur responsable maintenance Isabelle FERNANDES, adjoint administratif Polyclinique de la Forêt (77) Claudine SILVEIRA, directrice Jean-Louis CORREIA, responsable technique Virginie DELEVALLE, responsable qualité Clinique médicale et pédagogique Dupré (92) Mohamed MEDOUKALI, responsable services techniques Stéphane RIGAUT, adjoint de direction Blandine CHARREL, directeur Véronique LUTYJ, technicienne de gestion Cabinet Alliage Lionel BERTRAND Renaud OLIGER Karim DORO Cabinet Sector Philippe MARTIN Alain THOUVENIN 9 Table des matières Préface .................................................................................................................................... 5 Remerciements ....................................................................................................................... 7 Table des matières .................................................................................................................. 9 Glossaire ................................................................................................................................ 13 Introduction ........................................................................................................................... 15 Chapitre 1 : Le pilotage ........................................................................................................... 19 FICHE 1.1. Mettre en place un tableau de bord ..................................................................................... 20 1. La problématique ............................................................................................................................................... 20 2. L’objectif ............................................................................................................................................................ 20 3. Des réalisations concrètes ................................................................................................................................ 21 FICHE 1.2. Renforcer les interfaces avec les services utilisateurs ....................................................... 33 1. La problématique ............................................................................................................................................... 33 2. L’objectif ............................................................................................................................................................ 33 FICHE 1.3. Adopter une stratégie d’internalisation/externalisation ................................................... 46 1. La problématique ............................................................................................................................................... 46 2. L’objectif ............................................................................................................................................................ 46 3. Des réalisations concrètes ................................................................................................................................ 47 Chapitre 2 : Les ressources humaines ................................................................................... 59 FICHE 2.1. Manager ses équipes .............................................................................................................. 61 1. La problématique ............................................................................................................................................... 61 2. L’objectif ............................................................................................................................................................ 61 3. Des réalisations concrètes ................................................................................................................................ 62 FICHE 2.2. Déﬁ nir une politique de gestion des emplois et compétences ......................................... 68 1. La problématique ............................................................................................................................................... 68 2. L’objectif ............................................................................................................................................................ 69 3. Des réalisations concrètes ................................................................................................................................ 69 Chapitre 3 : Les techniques et outils ..................................................................................... 73 FICHE 3.1. Stimuler la maintenance préventive .................................................................................... 75 1. La problématique ............................................................................................................................................... 75 2. L’objectif ............................................................................................................................................................ 76 3. Des réalisations concrètes ................................................................................................................................ 76 FICHE 3.2. Optimiser la maintenance curative .................................................................................... 101 1. La problématique ............................................................................................................................................. 101 2. L’objectif .......................................................................................................................................................... 101 3. Des réalisations concrètes .............................................................................................................................. 102 FICHE 3.3. Gérer ses stocks .................................................................................................................... 119 1. La problématique ............................................................................................................................................. 119 2. L’objectif .......................................................................................................................................................... 119 3. Des réalisations concrètes .............................................................................................................................. 120 FICHE 3.4. Consolider une véritable base de connaissances ............................................................. 126 1. La problématique ............................................................................................................................................. 126 2. L’objectif .......................................................................................................................................................... 126 3. Des réalisations concrètes .............................................................................................................................. 126 Annexes : un catalogue d’indicateurs ................................................................................. 133 11 Charte éthique des projets d’amélioration des organisations conduits par la MeaH L’objet des interventions de la MeaH est d’améliorer la qualité de la prise en charge des patients, de façon directe ou indirecte, et les conditions de travail des professionnels dans le contexte de « vie réelle ». Les établissements sont volontaires et informés des modalités de collaboration. En accord avec la MeaH, les professionnels décident des actions d’amélioration et les conduisent en veillant à leur impact sur la qualité des soins. Les données utiles au projet sont recueillies par les établissements avec le concours des consultants. La diffusion des données est anonyme. Sur accord de l’établissement, cet anonymat peut être levé. Le ﬁ nancement des chantiers est assuré sur fonds publics (Fonds de modernisation des établissements de santé publics et privés). La sélection des consultants est réalisée après appel d’offres en application du Code des marchés publics. Les agents de la MeaH déclarent ne pas avoir de conﬂ it d’intérêt avec les cabinets de conseil. Les documents produits sont relus par un comité de lecture interne à la MeaH, incluant un médecin si le thème impacte directement la prise en charge des patients. Dans un souci de qualité et d’éthique, chaque chantier fait l’objet d’une évaluation et d’un rapport selon les recommandations de publication sur l’amélioration de la qualité des soins. Glossaire Terme Déﬁ nition AMDEC Analyse des modes de défaillance, de leurs effets et de leur criticité CH Centre hospitalier CHRU Centre hospitalier régional universitaire EHPAD Établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes GMAO Gestion de la maintenance assistée par ordinateur GPEC Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences GTC Gestion technique centralisée MBF Maintenance basée sur la ﬁ abilité MCO Médecine, chirurgie, obstétrique MeaH Mission nationale d’expertise et d’audit hospitaliers RH Ressources humaines SDO Surface dans œuvre SSR Soins de suite et de réadaptation SU Surface utile VRD Voirie et réseaux divers 15 Constitué sous l’inﬂ uence de problématiques historiques, de conceptions et structures variables au gré de l’évolution des technologies médicales et des modalités de prise en charge qui en découlent, le patrimoine hospitalier se caractérise aujourd’hui par son hétérogénéité tant en termes d’architecture que de niveaux de vétusté. D’une grande richesse mais vieillissants, diversiﬁ és mais parfois peu fonctionnels, les bâtiments hos- pitaliers sont au cœur d’une restructuration globale s’inscrivant dans l’homogénéisation de l’offre de soins voulue par les plans Hôpital 2007 et Hôpital 2012. La démarche de modernisation de ce patrimoine peut prendre différentes formes : • maintenance préventive accrue des locaux ; • réhabilitation de bâtiments anciens et inadaptés ; • extension de locaux pour s’adapter au niveau d’activité ; • construction et reconstruction partielle ou totale de bâtiments, au regard des orien- tations prises dans le cadre de la nouvelle répartition de l’offre de soins. Le bâtiment hospitalier : simplement complexe Toute démarche liée au maintien opérationnel ou à la conception d’un bâtiment hospi- talier se heurte à la complexité inhérente aux activités médicales, de recherche et d’hé- bergement. Outre les contraintes que l’on retrouve couramment au sein des ouvrages industriels et d’hébergement, citons notamment : • les installations de traitement d’air (climatisation, ﬁ ltration...) ; • l’isolation (pour des questions hygiéniques/bactériologiques) de certains secteurs spéciﬁ ques ; • les circuits de distribution de ﬂ uides spéciaux (azote, oxygène...) ; • les liaisons verticales et transversales multiples entre les différentes entités (ser- vices cliniques, médico-techniques, blanchisserie, cuisines...) ; • les réseaux d’alimentation en courants forts (équipements médicaux, luminaires...) et faibles (téléphonie, vidéosurveillance...) ; • etc. À cela s’ajoutent bien souvent des contraintes liées au classement en monument histo- rique, ainsi que le caractère constant de l’activité imposant entretien et réhabilitations en site occupé. En exploitation dite « normale », l’entretien courant, la maintenance légère et les réparations lourdes d’un bâtiment peuvent représenter jusqu’à 4 % du budget de fonctionnement et s’inscrivent la plupart du temps dans le cadre d’une politique globale de uploads/Ingenierie_Lourd/ bpo-maintenance-batiments-pdf.pdf