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Cadrer un projet : l'avant-projet Le cadrage consiste à définir l'ouvrage à ven

Cadrer un projet : l'avant-projet Le cadrage consiste à définir l'ouvrage à venir. Cette phase d'avant-projet rappelle sa genèse, son utilité et sa finalité en répondant aux questions : pourquoi et quoi ? A ce stade, le ou les client(s) sont identifiés. Il est indispensable de bien comprendre le fondement du besoin afin de fixer des objectifs cohérents et donner ainsi toutes les chances de réussite à l'ouvrage . Pour les cas complexes ou lorsque les enjeux sont forts, une étude d'opportunité est réalisée. Par la suite, il convient de décrire les travaux à venir sous 2 horizons : temporel et budgétaire. Temporellement, cela consiste à fixer la date de fin attendue. Quant à la question budgétaire, il s'agit d'évaluer une enveloppe globale. A ce stade, il peut être opportun de lancer une étude de faisabilité afin de vérifier que le projet est viable. Une autre précision se révèle utile. Il s'agit de renseigner les types d'acteurs impliqués. C'est- à-dire mentionner globalement les services et profils sans nommer précisément de collaborateurs. Le chef de projet étant en général déjà choisi. Cette réflexion aboutit sur une note de cadrage . Elle est généralement issue de la rencontre des demandeurs et du maître d'ouvrage. Elle permet de communiquer en interne et d'être utilisée comme premier référentiel avant d'aller plus loin. Elle requiert également la participation des membres de l'équipe à sa rédaction. Ces derniers doivent s'approprier les tâches à venir. Le cadrage, une étape qui fixe le cap ! Pour réussir un ouvrage, il est nécessaire de bien en connaître les contours. Cette note contient des informations descriptives telles que les parties prenantes, l'équipe, le chef. Elle informe également sur son fondement : les besoins et les objectifs. Elle précise son périmètre (services, processus...). Après avoir décrit les grandes étapes, elle détermine les moyens et planifie les échéances en fixant les dates clés à travers un macro-planning. Dans certains cas, il est utile de définir les spécificités fonctionnelles attendues et les consigner à travers la rédaction d'un cahier des charges . La fin de l'étape de cadrage se matérialise à travers la tenue d'une réunion de lancement - très importante pour créer une dynamique et impliquer toutes les parties prenantes du projet. C’est le fameux kick-off . Savoir organiser ses projets Pour réussir un projet, tout est question d'organisation. Il ne faut pas hésiter à investir du temps dans la réflexion préalable avant le lancement et la conduite des travaux. Les paramètres à maîtriser sont nombreux. Pour organiser un projet avec méthode, il convient de prendre les étapes, une par une, de l'initialisation à la planification des moyens en s'inspirant des bonnes pratiques. Le travail en amont est à ce titre très important, car à partir des éléments collectés auprès des parties prenantes et des moyens de la structure, le "project manager" peut bâtir une démarche adaptée pour atteindre les objectifs du projet. Initialisation de l'ouvrage Pour bien terminer un projet, il faut bien le débuter ! Il s'agit d'une évidence qu'il convient de répéter. Une des erreurs de base est de mal comprendre les besoins du client. Qu'advient-il alors du livrable ?... Le piège classique est de se précipiter tête baissée dans la réalisation. Sans avoir pris le temps nécessaire pour analyser et bien comprendre le besoin explicite (et quelque fois implicite), les véritables enjeux (financiers mais aussi stratégiques, humaines...), l'environnement du projet, etc. Et vérifier que tout le monde est sur la même longueur d'onde : un partage unanime du diagnostic par les différentes parties prenantes du projet (comité de direction, comité de pilotage , maîtrise d'ouvrage , etc.). Une bonne préparation vous permet d'être plus efficace et maximiser le taux de réussite de vos projets. Comment préparer un projet ? Le bon réflexe est de recourir à un questionnement du type QQOQCP. Ces questions sont une aide précieuse pour explorer toutes les dimensions d'une problématique. de l'avant-projet. Si nécessaire, une étude d'impact peut être menée afin d'anticiper des difficultés à venir. Les conséquences d'un changement sont souvent négligées . Or le succès d'un projet se mesure à posteriori une fois que la nouvelle organisation, le nouveau produit, etc. sont réellement lancés. C'est à l'épreuve du quotidien que les difficultés apparaissent. Une fois tous les éléments définis, le kick-off (ou réunion de lancement) facilite la synthèse et la mise au diapason de l'ensemble du groupe projet ainsi les autres parties impliquées. Comment définir les objectifs d'un projet ? Maj le 12/02/2020 par Laurent GRANGER La fixation d'objectifs projet pertinents est une condition sine qua non pour mener un projet vers le succès. Qu'est-ce qu'un objectif ? Quelles différences avec le but ? Comment le définir ? Qu'est-ce qu'un objectif projet ? Ces objectifs déterminent concrètement ce à quoi un projet doit aboutir, les résultats qui seront produits. Ils font idéalement référence aux livrables . Ils tracent le chemin entre une situation actuelle et une situation future. Ils sont à la base de la structure du projet. Les objectifs apportent un liant indispensable entre le besoin brut et l'expression opérationnelle qui donne un sens au travail des équipes. Ces dernières sauront exactement ce qu'elles devront produire, quand et à quel coût. Ces objectifs sont ainsi à mettre en oeuvre pour n'importe quel type de projet. Combien d'objectifs par projet ? Il n'existe aucune règle précise, si ce n'est le bon sens et la pertinence. Suivant la complexité du sujet, plusieurs objectifs seront sans doute nécessaires pour répondre avec efficacité à la problématique en question. Ils pourront être séquentiels, c'est-à-dire qu'un objectif devra être atteint avant de pouvoir passer au second, ou bien exister parallèlement les uns aux autres. Un projet modeste se satisfera probablement d'un seul objectif. Différence entre objectifs et buts en gestion de projet Il ne faut pas confondre les 2 terminologies. Chacune se situe à un niveau différent. Le but d'un projet Il exprime une finalité générique. Il répond à une question telle que : "à quoi va servir ce projet ?". Par exemple, pour un projet d'amélioration du traitement des réclamations clients, le but peut être : "Traiter plus rapidement les demandes de réclamation client pour améliorer leur satisfaction." Le but est aligné à la stratégie d'entreprise. Il permet de rattacher le projet à une orientation "business". On parle d'alignement. Dans certains cas, un même but peut chapeauter plusieurs projets. Chacun d'entre eux étant focalisé sur un domaine bien précis. L'objectif L'objectif, quant à lui, exprime une cible précise. Il traduit au niveau opérationnel le but auquel il est rattaché. Il mesure le succès du projet soit, in fine, l'atteinte ou non du but. Dans notre exemple, le but "Traiter plus rapidement les demandes de réclamations clients pour améliorer leur satisfaction" peut se décliner en différents objectifs :  Traiter 95% des réclamations clients sous 24h au 1er juin 2020.  Pour le critère temps de traitement des commandes, augmenter le niveau de satisfaction client > 90% pour la prochaine enquête de juin 2020. A noter que dans ces 2 exemples, le sens des indicateurs est différent. Le premier s'assure qu'une majeure partie des demandes est gérée suivant un délai fixé. Ce qui implique que le choix des 24h soit pertinent. Dans le second, le projet s'attache à la perception générale de la prise en compte et du traitement rapide des réclamations. Le premier objectif peut être atteint sans que le second ne le soit. Se pose alors la question de la pertinence de l'objectif n°1. Cette explication montre qu'il convient d'être très prudent dans la formulation des objectifs et des mesures associées. Une réflexion approfondie est indispensable. Quand et comment définir des objectifs projets ? Les objectifs sont définis lors de la phase de cadrage. Pour être efficace, un objectif doit être SMART :  S pour Spécifique,  M pour Mesurable,  A pour Atteignable,  R pour Réaliste,  T pour Temporellement défini. En savoir plus sur l'objectif SMART en consultant notre dossier méthode . De plus, la description d'un objectif doit être courte, claire et compréhensible par tous. Un point important pour prévenir les malentendus, hésitations ou remises en cause permanentes. Les types d'objectifs Ils expriment généralement des notions de :  Performance : amélioration d'un processus, d'un service...  Qualité : réduction de défaillances, fiabilisation d'une production...  Technique : ajout de fonctionnalités à un produit, maîtrise d'une nouvelle technologie...  Business (commerciaux - marketing) : gain de part de marché, lancement d'un nouveau produit, conquête d'un nouveau marché...  Coûts (ou finance) : réduction du prix de revient... A noter : la performance peut s'exprimer elle-même suivant le triptyque Qualité - Coût - Délai. Qui choisit les objectifs ? La définition des objectifs est généralement réalisée de concert entre le chef de projet et le commanditaire. Les objectifs sont consignés dans la note de cadrage. Comment les utiliser ? Une fois construits, les objectifs intègrent le tableau de bord du projet. Ils sont généralement complétés par des KPI (indicateurs clés de performance) permettant le pilotage des travaux. Voir notre dossier sur uploads/Ingenierie_Lourd/ cadrer-un-projet-willy.pdf