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Département Services • 103, boulevard Saint-Michel • 75005 Paris • tél. : 01 44

Département Services • 103, boulevard Saint-Michel • 75005 Paris • tél. : 01 44 32 90 91 • fax : 01 44 32 91 63 • www.amue.fr • Méthode de calcul de coût complet d’un projet de déploiement d’Espace Numérique de Travail (ENT) Méthode de calcul de coût complet d’un projet de déploiement d’ENT 2 AMUE • Département Services • 103, boulevard Saint-Michel • 75005 Paris • www.amue.fr METHODE DE CALCUL DE COUT COMPLET D’UN PROJET DE DEPLOIEMENT D’ESPACE NUMERIQUE DE TRAVAIL (ENT) : ÉTAPES Préparation : Installation, Paramétrage, Formations techniques et Déploiement. Conduite du changement : Préparation à la décision de lancement, Etudes préalables, Sensibilisation, Formations des usagers et Appropriation. Support et exploitation Méthode de calcul de coût complet d’un projet de déploiement d’ENT 3 AMUE • Département Services • 103, boulevard Saint-Michel • 75005 Paris • www.amue.fr Sommaire Préambule................................................................................................................................. 4 Le rapprochement avec les projets UNR ............................................................................... 6 1. Quelles sont les notions minimales à connaître sur l’ENT ?...........................................8 2. Quand un projet de déploiement d’Espace Numérique de Travail commence-t- il et quand se finit-il ?...................................................................................................14 3. Une méthode de calcul et non un calcul de coût..........................................................15 4. Les gains et les coûts associés au projet ENT.............................................................15 Méthodologie.......................................................................................................................... 17 1. Les hypothèses............................................................................................................17 2. La méthode détaillée....................................................................................................21 Synthèse des coûts................................................................................................................ 37 Autre approche des coûts..................................................................................................... 39 Annexes (ou fiches explicatives).......................................................................................... 41 Annexe 1 : Méthode de calcul détaillée .....................................................................................42 Annexe 2 : Comment calcule-t-on un salaire ?..........................................................................49 Annexe 3 : Comptabilité analytique : présentation de la démarche et notions essentielles......51 Annexe 4 : Prospective sur les gains ou améliorations potentiels induits par les projets de déploiement des E.N.T............................................................................................55 Annexe 5 : Qu'est-ce qu'une licence de logiciel ?......................................................................60 1. Licence de type « Open Source » ................................................................................60 2. Licence de type « Logiciel Libre » ................................................................................61 3. Licence de type « commercial »...................................................................................62 Annexe 6 : Comment apprécier au regard des règles des marchés publics et du droit de la concurrence la diffusion d’un ENT à titre gratuit ou à un prix inférieur au coût complet de l’opération ? ..........................................................................................64 Annexe 7 : La TVA sur les dépenses engagées dans le cadre du projet de déploiement d’un ENT peut-elle être récupérée ? .......................................................................67 Annexe 8 : Les participants au groupe de travail.......................................................................69 Annexe 9 : Acronymes des termes ............................................................................................71 Méthode de calcul de coût complet d’un projet de déploiement d’ENT 4 AMUE • Département Services • 103, boulevard Saint-Michel • 75005 Paris • www.amue.fr Préambule De janvier à juillet 2004, un groupe de travail a regroupé des compétences « Projet », « Informatique » et « Financière » pour proposer aux établissements une méthode de calcul de coût complet d’un projet de déploiement d’Espace Numérique de Travail (ENT). Les projets de déploiement d’ENT, essentiellement incarnés par les 10 projets d’Université Numérique en Région (UNR) élus fin 2003 (suivi d’un onzième projet soutenu en septembre 2004), sont connus. Leurs planifications et leurs organisations sont en cours au sein de consortiums d’établissements représentant plus de 50% des effectifs étudiants en France. Ils sont donc significatifs. Parallèlement, plusieurs établissements ont initié une approche analytique de la comptabilité qui doit aussi concerner à terme tous les projets qu’ils réalisent. L’objectif assigné au groupe de travail n’était pas de produire un coût complet de déploiement d’un ENT en tant que tel mais bien de défricher le terrain des différents aspects à retenir pour appréhender le coût complet de déploiement d’un ENT. En effet, d’une part la diversité de la déclinaison des solutions liées à des choix politiques, à des contextes universitaires, à des options techniques, rendent l’exercice irréalisable. D’autre part, la démarche proposée s’étend sur des phases (généralisation par exemple) qui vont au-delà du stade auquel sont parvenues actuellement les universités porteuses de projets ENT. Les hypothèses sont certes réalistes mais reposent là aussi sur un ensemble de facteurs bien spécifiques détaillés ci- après. Les chiffres qui figurent dans ce dossier illustrent donc des situations bien précises dont les termes sont explicités. Ils n’ont à ce titre pas de valeur de modèle. Cependant, la méthode a été validée par les professionnels et doit retenir, de notre point de vue, toute l’attention de la communauté universitaire. De même, les données chiffrées viennent illustrer un contexte précis. Ils sont exacts dans ce contexte et ne peuvent donc pas nécessairement être transposés en tant que tel dans chaque établissement. Si certaines données reposent sur des valeurs certaines (exemple le coût moyen d’un personnel dans un corps déterminé), les quotités (nombre de jours de travail nécessaires de ce personnel sur telle ou telle tâche) peuvent varier selon le contenu du projet. De même, un établissement pourra souhaiter une approche plus spécifique et dans ce cas recherchera un calcul plus précis quant au coût des personnels spécifiquement associés au projet au lieu des coûts moyens proposés dans ce guide. C’est donc bien la démarche qu’il faut retenir, les illustrations chiffrées venant étayer celle-ci et permettant de déterminer des ordres de grandeur afin que chacun s’approprie la dimension du projet de déploiement d’un Espace Numérique de Travail. Méthode de calcul de coût complet d’un projet de déploiement d’ENT 5 AMUE • Département Services • 103, boulevard Saint-Michel • 75005 Paris • www.amue.fr Si l’on voulait synthétiser les résultats sur lesquels ce travail a pu aboutir, les éléments suivants peuvent être mis en avant : • une vision partagée du cycle de vie (étapes et tâches) d’un projet de déploiement avec un regroupement des tâches en grandes étapes ; • une liste de profil-types de ressources humaines impliquées ; • des exemples concrets de coûts unitaires (de salaires, d’infrastructures et de frais centraux) ; • des illustrations de calculs de coûts : globaux et unitaires (par utilisateur) et prenant en compte le projet dans sa durée ; • un langage utilisable par les différentes compétences habituellement séparées. A priori, cette méthode permet à l’établissement (ou au consortium) de faire lui-même le calcul du coût de son projet en respectant la terminologie comptable. Enfin, cette méthode est applicable à d’autres projets de même type, notamment ceux déployant des logiciels métiers. Méthode de calcul de coût complet d’un projet de déploiement d’ENT 6 AMUE • Département Services • 103, boulevard Saint-Michel • 75005 Paris • www.amue.fr Le rapprochement avec les projets UNR Ce document a été rédigé par l’AMUE sur la base des réflexions des membres du groupe de travail et soumis à ces mêmes membres (cf. présentation du groupe de travail en annexe 7). Le groupe de travail a été complété, pour les besoins des projets UNR, par la cellule d’appui UNR de la Direction de la Technologie (DT) du Ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche (MENESR). Afin de faciliter la lecture du dossier, les parties de texte rédigées par la Direction de la Technologie, Sous-direction des technologies de l'information et de la communication pour l'éducation (DT/SDTICE) et renvoyant vers le kit de gestion de projets UNR, apparaîtront précédées d'une carte de France et marquées en marge par un liseré bleu tel qu’illustré dans l’exemple ci-dessous : Rappel sur les projets UNR Le 13 décembre 2002, le gouvernement a annoncé la mesure "Universités numériques en région" (UNR) dans le cadre du Comité interministériel de l'aménagement du territoire, assortie d'un budget de 10 M Euros sur 2 ans. Cette mesure prend en compte l'efficacité du niveau territorial que constitue la région et le rôle grandissant joué par les conseils régionaux dans ce domaine. La circulaire annonçant l’appel à projets précisait que deux objectifs étroitement liés étaient visés : • le développement par les établissements de services numériques à destination des étudiants (services d'enseignement et aussi de vie universitaire au sens large du terme) ; • la prise en compte de l'accès de l'ensemble des étudiants à ces services (équipements collectifs et individuels, réseaux, accès individuels au haut débit, etc). Rappel sur la cellule d’appui aux projets UNR Dans le cadre de l'accompagnement des projets ENT UNR, la DT/SDTICE s'est dotée d'une assistance à maîtrise d'ouvrage - AMOA - afin de renforcer les équipes projets de la DT/SDTICE, et par là même apporter un soutien plus marqué aux chefs de projets ENT UNR. De plus, les actions de la cellule d’appui UNR visent principalement à favoriser l’échanges de bonnes pratiques entre les projets UNR. Méthode de calcul de coût complet d’un projet de déploiement d’ENT 7 AMUE • Département Services • 103, boulevard Saint-Michel • 75005 Paris • www.amue.fr Rappel sur le kit de gestion de projet Un des premiers besoins exprimés par les chefs de projet UNR lors de la mise en place de la cellule d’appui a porté sur une assistance pratique et un appui méthodologique en gestion de projet. La cellule d’appui a donc préparé un « kit de gestion de projet UNR ». Ce kit suit donc un double objectif : • proposer des outils aux chefs de projet UNR de manière à s’assurer le contrôle de leur projet ; • proposer un référentiel commun de gestion entre projets UNR afin de faciliter uploads/Ingenierie_Lourd/ ccc-deploiementent-amue.pdf