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Management de projet - PMBOK® Guide - Cinquième Édition Qu'est-ce qu'un projet?

Management de projet - PMBOK® Guide - Cinquième Édition Qu'est-ce qu'un projet? Qu'est-ce que le management de projet? Produits, programmes et projets Management du portefeuille Bureau des projets (PMO) Responsabilité professionnelle Cadre du management de projet PMI®, PMP®, PMBOK® Guide and CAPM® are either marks or registered marks of Project Management Institute, Inc. Copyright © STS Sauter Training & Simulation SA, Lausanne, Switzerland Qu'est-ce qu'un projet? Théorie Les principes clés en bref: "Entreprise temporaire initiée dans le but de fournir un produit, un service ou un résultat unique." (PMBOK® Guide – Cinquième Édition (PMI). Un projet remplit toujours les conditions suivantes: 1. Il est unique. 2. Il sous-entend un certain degré de nouveauté ou d’incertitude. 3. Il nécessite un commanditaire (mandant, sponsor). 4. Il est géré par un chef de projet. 5. Des objectifs ont été fixés. 1. Les livrables attendus sont clairs et bien définis (produit ou service, livrables intermédiaires). 2. Il est temporaire et limité dans le temps. 3. Un budget a été préparé (ou du moins une contrainte financière). 6. Tous les détails ne peuvent pas être connus dès le début. Ce qui suit ne constitue pas un projet: 1. Tout travail répétitif ou opérationnel. 2. Une tâche très petite (de nombreuses sociétés fixent un seuil de coût minimal au-dessous duquel une tâche ne peut pas être considérée comme un projet; d’autres ne fixent pas une telle limite). Les activités opérationnelles ne sont habituellement pas limitées dans le temps et ne constituent pas un changement pour la société; elles visent plutôt à assurer la stabilité des activités de la société. La frontière peut être difficile à établir parce qu’elle est fonction de l’organisation dans laquelle se trouve le projet: pour un très grand fabricant d’automobiles, fabriquer une voiture est un travail opérationnel (cela arrive régulièrement, il n’y a rien de nouveau, etc.), tandis que pour un petit groupe de «fans» de voitures de course, construire une voiture susceptible de gagner est très clairement un projet! Un projet est lancé lorsque… 1. une nouvelle demande du marché apparaît ou est identifiée (nouveau «concept car» approuvé); 2. l’organisation nécessite un changement (nouvelle usine pour augmenter la capacité de production); 3. une modification se produit dans l’environnement de la société (nouveau progrès technologique, nouvelle législation). Les phases d’un projet dépendent beaucoup du domaine d’activité, de l’entreprise, de son histoire et de sa culture. On appelle programme le regroupement de plusieurs projets en raison de leurs dépendances ou de contraintes existant entre eux. Un portefeuille de projets est simplement une vue consolidée de certains projets qui ne sont pas nécessairement reliés entre eux. Littérature: Vous trouverez une information approfondie sur ce sujet dans le livre suivant: Guide PMBOK® - Cinquième Édition: 1.2 Qu’est-ce qu’un projet? 1.4.1 Management de programme 1.5.1 Management de portefeuille 1.5.1 Les projets par rapport au travail opérationnel Comment faire Comment savoir si une mission donnée est réellement un projet? 1. Ce n’est absolument pas un projet si au moins une des conditions suivantes est remplie: A. C’est un travail de routine. B. Aucune date d’achèvement n’a été fixée. C. Les dépenses sont très faibles. 2. C’est un projet, par contre, si toutes les conditions suivantes sont remplies: 1. Ce travail est unique. 2. Ce travail comporte nombre d’aspects innovants. 3. Ce travail a été commandé par un commanditaire. 4. Ce travail a (ou aura) des objectifs clairement définis. Exemple 1. Qu’est-ce qu’un projet? A. Dès maintenant et jusqu’à fin décembre, accroître les ventes du produit P en Asie du Sud-est de 15% en termes de valeur et de volume. B. Réduire de 20% en huit mois le nombre d’articles retournés en raison de défauts de fabrication. C. Remplacer avant la fin de l’année toutes les imprimantes locales par des imprimantes en réseau. 2. Exemples de ce qui ne constitue pas un projet: A. Développer les ventes en Asie. B. Assurer la qualité du service après-vente. C. Assurer la disponibilité d’imprimantes en réseau. Check-list Vous avez affaire à un projet lorsque les caractéristiques suivantes sont réunies: □ Un degré d’unicité □ Un certain niveau de nouveauté □ Un commanditaire □ Un chef de projet □ Un but et des objectifs bien définis (objectifs de produit, de service, de coûts, de qualité, de délai, etc.) Pièges !  S’il n’y a pas de commanditaire, attention!  L’objectif a-t-il été défini de manière précise (cf. "Les objectifs du projet")?  Attention: si vous considérez toutes les affectations comme des projets, vous allez surcharger votre système de management de projet et perdre en efficacité. Qu'est-ce que le management de projet? Théorie Les principes clés en bref: Le Management de projet a pour but de conduire avec succès un projet jusqu’à réalisation de ses objectifs, à la satisfaction du client ou du commanditaire. Pour assurer un management de projet efficace, les facteurs de succès les plus importants sont:  un chef de projet dédié et professionnel,  des rôles et responsabilités clairs,  une méthodologie de management de projet,  divers outils et techniques supportant le management de projet. L’une des compétences les plus importantes du chef de projet (sinon la plus importante) est d’être un grand communicateur. Pour bien communiquer, le chef de projet doit identifier les canaux de communication (comment circule l’information), pour comprendre les besoins en information du récepteur (quelle information, quand, à quelle fréquence, etc.) et présenter l’information en conséquence (niveau de détail, graphique ou textuelle, par courriel ou formelle, etc.). La méthodologie de management de projet définit le cycle de vie du projet, c'est-à-dire l’ensemble des phases du projet que l’on doit mener à bien pour produire les résultats attendus du projet (résultat du travail, produit ou service): Tout projet nécessite de nombreuses activités pour sa gestion. Ces activités sont regroupées dans cinq "groupes de processus". Quand un projet produit des livrables intermédiaires importants, il peut être divisé en plusieurs phases de projet si tel ou tel livrable intermédiaire induit un changement important au sein de l'équipe projet, ou peut être un écueil éventuel, ou est nécessaire à la planification des prochaines phases – par exemple, le dessin des plans pour une maison est une phase de projet qui est distincte de la phase de construction: les équipes sont très différentes, les plans déclenchent une décision «go/no go» et ils sont nécessaires pour planifier en détail la construction de la maison. Dans ce cas, les cinq groupes de processus sont répétés pour chaque phase du projet. Voici les principales activités de chacun de ces groupes de processus de management de projet: Lancement A. Identifier les parties prenantes B. Déterminer les objectifs du projet C. Nommer le chef de projet D. Créer la charte de projet Planification A. Décomposer le contenu général en livrables (lots de travail) et en activités B. Développer les références de base de l’échéancier et du budget C. Planifier le management des ressources humaines D. Etablir les responsabilités E. Identifier les risques F. Obtenir l’approbation formelle du plan de management de projet Exécution A. Sélectionner les fournisseurs (lorsque cela est applicable) B. Constituer l’équipe projet C. Faire le travail (assigner les tâches, etc.) D. Mettre en œuvre les modifications E. Echanger les informations entre les parties prenantes Surveillance et maîtrise A. Mesurer les progrès et les écarts B. Auditer les risques C. Rapporter l’état du projet Clôture A. Obtenir l’acceptation formelle que les objectifs du projet ont été atteints B. Enregistrer les leçons apprises du projet C. Dissoudre l’équipe projet Un plan est établi pour le projet afin de décrire comment les choses seront faites. Ce plan est appelé plan de management de projet et est souvent cité comme le "plan de projet" tout court. Pour de grands projets, il peut être divisé en plusieurs sous-documents. Par exemple, le plan de management du contenu décrira comment le contenu sera détaillé pendant la planification et comment il sera accepté à la fin du projet. Il décrit également comment seront gérées les modifications du contenu. Littérature: Vous trouverez des informations complémentaires sur ce sujet dans les ouvrages suivants: PMBOK® Guide - Cinquième Édition 1.3 Qu'est-ce que le management de projet? 1.7 Rôle du chef de projet 3.1 Interactions entre processus de management de projet 3.2 Groupes de processus de management de projet Comment faire Comment assurer un management de projet efficace?  Demandez-vous si vous avez besoin d’assistance, d’entraînement, de formation ou de compétences supplémentaires pour être un chef de projet professionnel  Travaillez en profondeur les besoins en communication (qui a besoin de quelle information, quand et comment).  Recherchez la méthodologie de management de projet disponible au sein de votre entreprise.  Si aucune n’est disponible, établissez la liste des données de sortie du management de projet (charte de projet, plan de management de projet, référence de base du projet, échéancier, état d’avancement) qui sont attendues et posez-vous la question «Comment vais-je faire pour fournir cela?».  Utilisez les outils, les systèmes et les méthodes applicables compte tenu de la taille et de la complexité de votre projet: un jeu complexe d’outils et de uploads/Ingenierie_Lourd/ concepts-fondamentaux-m1-fr.pdf