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Département fédéral de l’environnement, des transports, de l’énergie et de la c

Département fédéral de l’environnement, des transports, de l’énergie et de la communication DETEC Office fédéral des routes OFROU J121-1821 Formation Gestion des avenants Marchés de construction Groupe de travail Gestion des avenants Janvier 2021 Office fédéral des routes OFROU Contenu de la formation A) Contexte et structure Gestion des avenants Construction B) Objectifs et déroulement de la formation C) Explication des documents mis à disposition pour améliorer la qualité des appels d’offres D) Explications relatives aux formulaires et aux processus de révision des conditions du marché pendant la phase contractuelle E) Force obligatoire des documents F) Glossaire et emplacement des documents G) Prochaines étapes H) Questions 2 Formation Gestion des avenants Travaux de construction – janvier 2021 Office fédéral des routes OFROU Intervenants de la formation • Irene Bernhard • Philippe Schaer/Rudolf Schluep • Membre du groupe de travail de la filiale: • F1: Philippe Schaer • F2: Andri Sinzig • F3: Jürg Merian • F4: Roland Hug • F5: Stefano Pedrazzini Formation Gestion des avenants Marchés de construction – janvier 2021 3 Office fédéral des routes OFROU A) Contexte • Augmentation des demandes d’adaptation de la rémunération par les entrepreneurs pour les grands projets • Collaboration plus compliquée et haussements de ton sur les chantiers • Grande charge de travail pour les DGP/DGT/DT • Coûts supplémentaires non prévus dans le crédit à Il est nécessaire d’agir dans le domaine de la gestion des avenants 4 Formation Gestion des avenants Travaux de construction – janvier 2021 Office fédéral des routes OFROU A) Contexte – Constats • Causes des avenants diverses, sujet complexe • Approches différentes suivant les filiales • Avenants établis plusieurs fois ou seulement au moment de la facture finale • Discussions très longues • Documents d’appel d’offres souvent incomplets, avec des réserves et incohérents • Évaluation de l’offre avec analyse détaillée des articles cachés et rectification technique parfois négligée à Professionnaliser la gestion des avenants 5 Formation Gestion des avenants Travaux de construction – janvier 2021 Office fédéral des routes OFROU A) Contexte – Constats Évaluation des avenants: Environ 50% des avenants sont évitables à Professionnaliser la gestion des avenants 6 Formation Gestion des avenants Travaux de construction – janvier 2021 Office fédéral des routes OFROU A) Contexte – le credo Il ne s’agit pas d’éviter systématiquement les avenants. Buts: a) grâce à des documents d’appel d’offres de bonne qualité, avoir un projet suffisamment clair, compréhensible et documenté, sur la base duquel l’entrepreneur peut effectuer un calcul fiable b) le cas échéant, garantir que les avenants puissent être traités rapidement et de manière compétente grâce à des processus/responsabilités définis 7 Formation Gestion des avenants Travaux de construction – janvier 2021 Office fédéral des routes OFROU A) Contexte – Objectifs de la gestion des avenants • Améliorer les compétences en matière de gestion des avenants • Identifier/réduire les demandes d’avenant injustifiées • Améliorer l’efficacité, standardiser • Schéma de remontée hiérarchique en cas de demandes litigieuses («négociations en gestion des avenants») La gestion des avenants (et l’utilisation des moyens auxiliaires) relève de la responsabilité du PL ! 8 Formation Gestion des avenants Travaux de construction – janvier 2021 Office fédéral des routes OFROU A) Contexte – Structure de la gestion des avenants Travaux de construction • Amélioration de la qualité des documents d’appel d’offres: Module 1 • Évaluation approfondie de l’offre avec rectification technique: Module 2 • Accélération et simplification des avenants dans la phase contractuelle: Module 3 9 Formation Gestion des avenants Travaux de construction – janvier 2021 Office fédéral des routes OFROU B) Objectifs et déroulement de la formation Déroulement sur la base des phases SIA 10 Module 2 Évaluation des offres Module 1 Qualité des documents d’appel d’offres • Élaboration des documents d’appel d’offres • Examens de synthèse Module 3 Gestion des avenants dans la phase contractuelle Aperçu du déroulement du projet et modules de gestion des avenants Formation Gestion des avenants Travaux de construction – janvier 2021 Phase 3 Étude du projet Phase 4 Appel d’offres Phase 5 Réalisation Appel d’offres Auteur du projet Réunion de lancement Appel d’offres Examen de synthèse Auteur du projet Examen de synthèse OFROU Évaluation de l’offre Gestion des avenants Office fédéral des routes OFROU B) Objectifs et déroulement de la formation Objectifs de la formation Comprendre le déroulement prévu de la gestion des avenants en matière de construction et clarifier l’utilisation des documents: • Savoir pourquoi • Savoir quand, quelles étapes • Savoir comment: • Utilisation des différents outils • Utilisation correcte et cohérente des modèles 11 Formation Gestion des avenants Travaux de construction – janvier 2021 Office fédéral des routes OFROU B) Objectifs et déroulement de la formation Déroulement de la formation • Présentation d’un exemple de déroulement pendant la phase SIA 4 avec l’utilisation des documents mis à disposition (modules 1 et 2, chapitre C): pourquoi, quand et comment • Utilisation des modèles et processus pendant la phase contractuelle (module 3, chapitre D) 12 Référence aux Documents Modèles Explications Exemples Remarques Formation Gestion des avenants Travaux de construction – janvier 2021 Office fédéral des routes OFROU Objectif: Appels d’offres de bonne qualité pour marchés de construction Grâce à: Fixation d’exigences minimales et de responsabilités claires, exigence d’une assurance de la qualité C) Documents Phase 4: Module 1 13 Doc.1: Description des prestations APR (déjà existant) Fonction clé «Responsable de l’appel d’offres» Fonction clé «Examen de synthèse de l'auteur du projet» Formation Gestion des avenants Travaux de construction – janvier 2021 Office fédéral des routes OFROU Demander de «nouvelles» fonctions clés à l’auteur du projet (APR): - Responsable de l’appel d’offres - Examen de synthèse de l’auteur du projet C) Vue d’ensemble du module 1: Qualité des appels d’offres 14 Formation Gestion des avenants Travaux de construction – janvier 2021 Phase 3 Étude du projet Phase 4 Appel d’offres Phase 5 Réalisation Appel d’offres Auteur du projet Réunion de lancement Appel d’offres Examen de synthèse Auteur du projet Examen de synthèse OFROU Évaluation de l’offre Gestion des avenants Office fédéral des routes OFROU Élaboration des documents d’appel d’offres: - Responsabilité pour le «responsable de l’appel d’offres» - Exigences minimales définies - Différents outils à disposition: - Procès-verbal de la séance de lancement de l’appel d’offres avec analyse des risques, analyse du marché C) Vue d’ensemble du module 1: Qualité des appels d’offres 15 Formation Gestion des avenants Travaux de construction – janvier 2021 Gestion des avenants Évaluation de l’offre Examen de synthèse OFROU Examen de synthèse Auteur du projet Réunion de lancement Appel d’offres Appel d’offres Auteur du projet Phase 3 Étude du projet Phase 4 Appel d’offres Phase 5 Réalisation Office fédéral des routes OFROU • Examen de synthèse de l’auteur du projet: Vérification de la cohérence des documents d’appel d’offres par une personne indépendante du projet • Moyens auxiliaires: • Description des prestations pour l’examen de synthèse APR • Rapport de l’examen de synthèse 16 C) Vue d’ensemble du module 1: Qualité des appels d’offres Formation Gestion des avenants Travaux de construction – janvier 2021 Phase 5 Réalisation Phase 4 Appel d’offres Phase 3 Étude du projet Évaluation de l’offre Gestion des avenants Examen de synthèse OFROU Examen de synthèse Auteur du projet Réunion de lancement Appel d’offres Appel d’offres Auteur du projet Office fédéral des routes OFROU • Examen de synthèse de l’OFROU: l’expert vérifie l’appel d’offres • Outils: • Description des prestations pour l’examen de synthèse externe • Rapport de l’examen de synthèse C) Vue d’ensemble du module 1: Qualité des appels d’offres 17 Formation Gestion des avenants Travaux de construction – janvier 2021 Appel d’offres Auteur du projet Réunion de lancement Appel d’offres Examen de synthèse Auteur du projet Examen de synthèse OFROU Évaluation de l’offre Gestion des avenants Phase 3 Étude du projet Phase 4 Appel d’offres Phase 5 Réalisation Office fédéral des routes OFROU C) Module 1: «Nouvelles» fonctions clés chez l’APR 18 «Responsable de l’appel d’offres» «Examen de synthèse APR» Description des prestations APR Adaptation nécessaire! Au moment de débuter l’élaboration de l’appel d’offres, il convient de désigner les personnes qui satisfont à ces exigences. Formation Gestion des avenants Travaux de construction – janvier 2021 Phase 5 Réalisation Phase 4 Appel d’offres Phase 3 Étude du projet Appel d’offres Auteur du projet Réunion de lancement Appel d’offres Examen de synthèse Auteur du projet Examen de synthèse OFROU Évaluation de l’offre Gestion des avenants Office fédéral des routes OFROU C) « Achèvement » de la phase projet 19 Études du projet MP/DP «achevées» Études du projet achevées et «approuvées», nécessaire, y compris prises de position des unités territoriales, BSA et gestion du patrimoine Modifications après approbation MP/DP uniquement possible via COPIL! Formation Gestion des avenants Travaux de construction – janvier 2021 Gestion des avenants Évaluation de l’offre Examen de synthèse OFROU Examen de synthèse Auteur du projet Réunion de lancement Appel d’offres Appel d’offres Auteur du projet Phase 3 Étude du projet Phase 4 Appel d’offres Phase 5 Réalisation Office fédéral des routes OFROU C) Module 1: Explication des documents 20 Les exigences/prescriptions relatives aux documents d’appel d’offres sont définies à pas uploads/Ingenierie_Lourd/ formation-gestion-des-avenants.pdf