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PFE soutenu en Juin 2012 Anaël GAUDIN 1/5 M I S E E N P L A C E D ’ U N O U T I

PFE soutenu en Juin 2012 Anaël GAUDIN 1/5 M I S E E N P L A C E D ’ U N O U T I L D E M A N A G E M E N T D E P R O J E T F A C I L I T A N T L A G E S T I O N C O N T R A C T U E L L E Q U O T I D I E N N E D U M A I T R E D ’ O E U V R E D ’ E X E C U T I O N Société d’accueil : Elan, Management de Projet PFE présenté par : Anaël GAUDIN Tuteur industriel : Yohan DEFROCOURT, Chef de Service Adjoint Multisite Bâtiment Enseignant superviseur : Cyrille CHAZALLON, Maître de Conférence RESUME La société ELAN, filiale de Bouygues Bâtiment Ile de France est spécialisée dans le management de projet. Elle intervient sur trois domaines principaux : le bâtiment, l’immobilier et les télécoms et réseaux. Le pôle Multisite Bâtiment d’ile de France travaille maintenant depuis plus de 18 mois en tant que Maitre d’œuvre sur divers projets aux Galeries Lafayette de Paris. Ces projets possèdent à la fois des caractéristiques d’opération Multisite (unicité de l’interlocuteur client, du contexte travaux, …) et d’opération de conduite de projet bâtiment (singularité architecturale de chaque projet, montants de travaux importants, …). Afin de développer cette activité, Elan souhaite mettre en place un outil de management de projet, au service de ses collaborateurs, adapté à ce type de projets et à la récurrence de certaines tâches associées. La réalisation de cet outil nommé Elan MS Gestion Grands Projets est le sujet principal de ce Projet de Fin d’Etudes. Après une analyse des outils existant au sein du pôle Multisite bâtiment et une période de pratique du métier, l’outil a été développé suivant les besoins des collaborateurs Elan travaillant sur les projets des Galeries Lafayette, tout en l’imaginant intuitif et réutilisable pour d’autres projets. L’outil MS Gestion Grands Projets, qui prend en compte les exigences du Système de Management de l’Entreprise a subi une phase de test et d’application sur les chantiers des Galeries Lafayette, en particulier le projet « Luxe Femme ». ABSTRACT The company ELAN, a subsidiary of Bouygues Bâtiment Ile de France is specialised in project management. Its fields of intervention are : building, real estate, telecoms and network. The Multisite Project Management pole of Paris area has been working for 18 months as Project Manager on various projects in Galeries Lafayette. These projects own caracteristics of both Multisite (unicity of client, and environment of the projects) and construction project management (singularity of the architectural project, large financial contracts, …). In order to expand its activity, Elan aims to develop a management tool designed for its employees. It has to be suited to this type of projects and the recurrence of numerous associated tasks. The design and programming of this tool, named “Elan MS Gestion Grand Projet”, is the main subject of this project graduation. After the analysis of existing processes and a period of work-training, this tool has been programmed according to Elan employees’ needs while managing Galeries Lafayette projects. It also has to be usable with other clients. « MS Gestion Grands Projets », which considers the Management System of the Company, has been tested and applied on the project « Luxe Femme » in Les Galeries Lafayette in Paris. PFE soutenu en Juin 2012 Anaël GAUDIN 2/5 1. PRESENTATION DE L’ENTREPRISE ET DU PROJET 1.1 – PRESENTATION DE L’ENTREPRISE D’ACCUEIL Créée en 1968 sous l’impulsion de Francis Bouygues, Elan est une société à l’implantation nationale spécialisée dans le management de projet, et dépend de Bouygues Bâtiment Ile de France. Ses trois secteurs d’intervention sont le bâtiment, l’immobilier et les télécoms. Elle propose ses compétences sur toutes les phases d’un projet, depuis l’expression des besoins jusqu’à la mise en service, et ce, dans six types de métiers : • Conduite de projet Bâtiment • Conduite de projet Télécom et Réseaux • Multisite Bâtiment • Sécurité et protection de la santé • Construction durable et environnement • Audit et Conseil Les premiers projets dits « Multisite » ont été réalisés par Elan en 1997. Aujourd’hui, Elan est à même de réaliser des missions d’Assistance à Maîtrise d’ouvrage, de maîtrise d’œuvre, ou encore de coordination sécurité et protection de la santé. Elan déploie donc à l’échelle d’un réseau ou d’un patrimoine une même identité visuelle et fonctionnelle. De plus, de part son implantation nationale, Elan peut gérer des travaux sur une multitude de sites et gère à la fois un pilotage global et une présence locale, et, en particulier, le déploiement du concept, son adaptation au site ou encore la réalisation d’audit. 1.2 PROBLEMATIQUE ET ENJEUX Figure 1 – Intégration de l’outil de gestion de projet au sein du pôle Multisite d’Elan Dans le cadre du développement de son activité auprès des Galeries Lafayette, le pôle Multisite d’Elan cherche à créer un outil adapté à la gestion des grosses opérations qui s’y déroulent. En effet, contrairement à une agence bancaire par exemple, les travaux sont d’une durée importante, avec de nombreux intervenants et des montants importants. De plus, les collaborateurs Elan ne suivent qu’un ou deux de ces projets contre de multiples projets de moindre importance usuellement (dans le cas d’agences postales par exemple). PFE soutenu en Juin 2012 Anaël GAUDIN 3/5 Un outil adapté à la gestion quotidienne du maître d’œuvre serait un plus pour les collaborateurs. En effet, cette gestion comporte bon nombre de tâches répétitives (facturation, suivi de validation de plans, …) et est chronophage. Un outil automatisant la réalisation de ces tâches permettrait d’améliorer la prestation offerte par Elan auprès des Galeries Lafayette sur le suivi de chantier, le contrôle de la qualité, des coûts et des délais. Cet outil entre donc pleinement dans la politique de développement de l’activité d’Elan sur de grands projets Multisite, auprès des Galeries Lafayette et de prospects. L’élaboration d’un tel outil sera donc l’objet de ce Projet de Fin d’Etude. Cet outil, nommé Elan MS (Multisite) Gestion Grand Projet, a été élaboré pour les projets des Galeries Lafayette, tout en gardant l’objectif de lui donner le pouvoir d’être adaptable à tout client, et d’être facile d’utilisation pour tout les collaborateurs. 2. DEMARCHE DE CONCEPTION DE L’OUTIL 2.1 – LE PROJET – CADRE ET APPLICATION A LA MAITRISE D’ŒUVRE D EXECUTION Un projet est défini par l’ensemble des actions à entreprendre afin de répondre à un besoin défini par le triptyque d’objectifs Qualité/Coût/Délai. Ces trois objectifs sont interdépendants. L’outil à développer est un outil de gestion de projet. Gérer un projet, consiste à coordonner les différentes actions, à le maîtriser en matière de moyens et de stratégies, d’optimiser la répartition des ressources pour arriver au meilleur résultat en matière de coût et délai. Et cela tout en prenant les décisions nécessaires en vue de respecter les engagements pris auprès du client. Pour le Maître d’œuvre d’exécution, une opération est composée de « n » marchés (ou lots). La gestion de ce projet est divisible en quatre volets : • Volet Financier • Volet Gestion • Volet Sécurité • Volet Gestion des Plans, Contrôle Technique Ce sont ces quatre volets qu’il s’agira d’implémenter dans l’outil de Gestion de Projet. 2.2 – SYSTEME QUALITE – AMELIORATION CONTINUE Le management de la qualité est défini dans la norme ISO 9001. Pour le développement de l’outil, j’ai appliqué le principe d’amélioration continue contenu par cette norme. Le développement de l’outil s’est donc réalisé selon le cycle Plan (phase de recherche et de définition), Do (phase de réalisation), Check (phase de test), Act (phase d’amélioration). 2.3 – INSERTION DE L’OUTIL AU SEIN D’ELAN Elan possède un Système de Management d’Entreprise, déterminant les processus de management, opérationnels et les supports associés. Ce SME est constamment en évolution. L’outil Elan MS Gestion Grand Projets programmé s’y conforme. En sus, cet outil doit permettre l’uniformisation du classement, et des documents types (facturation, tableaux de suivi, …) chez tous les collaborateurs. 2.4 – FORME ET STRUCTURE DE L’OUTIL L’outil Elan MS Gestion Grands Projets a été développé informatiquement, pour permettre une utilisation simplifiée, une modification aisée et une plus grande adaptabilité en fonction des projets. PFE soutenu en Juin 2012 Anaël GAUDIN 4/5 L’outil a été développé en VBA avec une base de données Excel. Il est composé d’un ensemble de boîtes de dialogue qui permettent d’effectuer toutes les actions nécessaires. Cependant, il est possible de s’affranchir des boites de dialogue pour accéder à la base de données. Une uniformisation des noms de fichiers, ainsi que des répertoires de classement est également réalisée. En effet, l’enregistrement des noms de fichier est automatique, que ce soit en termes d’emplacement ou de nom. Seule exception, la première initialisation, où l’utilisateur choisi le nom du fichier et l’emplacement du package. 3. L’OUTIL ELAN MS GESTION GRAND PROJET L’outil uploads/Ingenierie_Lourd/ gaudin-pfejuin2012-doc-synthese.pdf