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1 GUIDE METHODOLOGIQUE DE LA CONDUITE DE PROJET ET CONSEILS PRATIQUES Monter un

1 GUIDE METHODOLOGIQUE DE LA CONDUITE DE PROJET ET CONSEILS PRATIQUES Monter un projet c’est se fixer se fixer un objectif et se donner les moyens de l’atteindre. L’objectif de ce guide est de vous aider à construire votre projet. Tout projet comporte 5 dimensions : - Une dimension personnelle : il s’agit de votre idée - Une dimension sociale : un projet ne se monte pas seul, vous aurez besoin des autres - Une dimension technique : une bonne organisation est nécessaire, il s’agit de tous les aspects matériels - Une dimension économique : il n’y a pas de projet sans budget - Une dimension temporelle : pour mener à bien un projet, il faut prendre son temps 2 Les 10 principales étapes de la conduite de projet : 1. Clarifier son idée 2. Faire l’état des lieux 3. Elaborer son budget prévisionnel 4. Formaliser le projet 5. Trouver des partenaires 6. Bâtir son plan d’action 7. Communiquer 8. Réaliser son projet 9. Evaluer et rendre compte 10. Prolonger l’action Ces étapes peuvent être adaptées selon le projet que vous souhaitez réaliser. 3 ETAPE 1 : CLARIFIER SON IDEE L’objectif est de savoir ce que vous voulez et où vous allez. Il faut donc répondre à deux questions : - Qu’est-ce que je veux faire ? QUOI ? - Qu’est-ce que j’en attends ? POURQUOI ? ETAPE 2 : FAIRE L’ETAT DES LIEUX Cette étape doit permettre de répondre à trois catégories d’information : - Qui fait quoi ? Qui sont les principaux acteurs ? - Comment ? Quels sont les méthodes, les procédures, les règlementations, les outils employés ? - Avec quoi ? Quelles sont les ressources humaines, financières et matérielles à réunir pour mener à bien mon projet ? Il est nécessaire de noter toutes les informations collectées, ces dernières sont indispensables pour : approfondir et affiner le projet, construire le budget, préparer l’argumentaire pour convaincre vos futurs interlocuteurs. Pendant cette étape, pensez à utiliser internet, des ouvrages spécialisés, mais allez aussi à la rencontre de votre entourage, des services communaux, d’une association… Lors du rendez-vous ou après, pensez à remplir un fiche contact pour synthétiser les informations recueillies. Vous trouverez en annexe un modèle de fiche, que vous êtes libre d’adapter selon vos besoins. 4 ETAPE 3 : ELABORER LE BUDGET PREVISIONNEL Cette étape doit vous permettre de savoir combien va coûter votre projet (les dépenses) et de vérifier que vous êtes en capacité de réunir les financements nécessaires (les recettes). Modèle en annexes Penser à prévoir le déroulement financier de l’action au même titre que le déroulement de l’action : Quand vais-je engager des coûts ? Quand vais-je recevoir les subventions ? Ma trésorerie me permet- elle de faire une avance de fonds ? Le budget prévisionnel doit refléter fidèlement l’analyse de vos besoins et les ressources que vous avez ou que vous comptez réunir pour les satisfaire. C’est un élément essentiel de votre dossier, qui permet de justifier du sérieux de votre motivation et de la rigueur de votre démarche. En toute hypothèse, quelques principes doivent être respectés impérativement : - Les recettes et les dépenses doivent toujours être présentées en colonnes équilibrées (égales) - Chaque dépense doit être justifiée (il ne faut pas faire des estimations à la louche, il est nécessaire de faire des devis ou d’aller relever les prix dans les magasins) - Prévoir une marge d’imprévu d’au moins 8% de dépenses - Dans la colonne des recettes, doivent apparaître les ressources dont vous disposez déjà, c’est-à-dire l’apport personnel ou l’autofinancement. Pour les partenaires, il est nécessaire de préciser s’ils sont acquis, en cours de négociation ou à acquérir. En outre, penser à mettre en annexe de votre dossier les lettres d’engagement éventuelles de votre ou de vos partenaires. - Distinguez les apports en financement direct ou en nature - Le budget prévisionnel étant évolutif, pensez toujours à la dater. ETAPE 4 : FORMALISER LE PROJET Prévoir les modalités de mise en œuvre, c’est organiser le déroulement de l’action, la planifier dans le temps, et définir les moyens nécessaires, pour garantir sa réalisation. 5 Définir les modalités de mise en œuvre permet de voir ce qui est réalisable ou non réalisable dans le projet. Cette phase entraîne parfois une modification de certains éléments du projet ou permet de prévoir des solutions de rechange. A compter de cette étape, vous êtes en capacité de répondre aux questions suivantes : - QUI ? porteur du projet et origine du projet - POURQUOI ? POUR QUI ? finalités - QUOI ? Où ? QUAND ? contenu précis (description), échéance et localisation du projet - COMMENT ? Approche technique (les besoins, les compétences, les ressources…) - COMBIEN ? Approche financière La réponse à l’ensemble de ces questions, va vous permettre de remplir votre dossier de demande de soutien. ETAPE 5 : TROUVER DES PARTENAIRES Trouver des partenaires, c’est mobiliser et engager à mes côtés d’autres personnes ou structures qui vont s’impliquer pour que le projet réussisse. Les aides sont aussi diverses que les partenaires : mairies, associations, entreprises, commerçants, directions départementales de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale, fondations spécialisées dans l’aide aux projets, le département, la région… Selon l’organisme, vous pouvez obtenir : - Un soutien financier : sponsoring, mécénat, prêt, subvention, bourse, prix… Le sponsoring est un soutien matériel ou financier en vue d’en retirer un avantage publicitaire. Le mécénat est un soutien matériel ou financier sans contrepartie. - Une aide en nature : réduction sur du matériel, prêt d’un local, d’une salle… - Un parrainage médiatique : articles ou reportages sur le projet - Des conseils ou des contacts : mise en relation avec d’autres partenaires potentiels - Une caution morale : par exemple d’une personnalité publique locale… ETAPE 6 : BATIR SON PLAN D’ACTION 6 Cette étape sert à déterminer ce qu’il y a à faire, qui doit le faire et quand. Le plan d’action est le tableau de bord du projet. Il permet d’organiser votre travail en grandes étapes, de planifier dans le temps les activités et les tâches de chaque étape et de visualiser l’état d’avancement du projet. Chaque étape du plan d’action est une cible à atteindre, une mesure qui doit être quantitative et qualitative indiquant l’objectif à atteindre et ayant une échéance de réalisation. ETAPE 7 : COMMUNIQUER Communiquer, c’est faire passer un message auprès de publics ciblés, grâce à des outils adaptés, afin de susciter des retombées. Pour communiquer sur votre projet, vous devez : - Cerner les cibles prioritaires : QUI ? POURQUOI ? • Les jeunes, quels jeunes, les étudiants, les ruraux… • Les partenaires, sociaux, économiques, publics, privés, … • Le grand public, les familles, les adultes, … • Les institutions et les médias… - Définir le message : QUOI ? POUR QUI ? • Positionner le projet par rapport à l’existant • Identifier les principaux arguments en faveur du projet • Adapter le message dans sa forme et son contenu en fonction des cibles - Choisir les moyens : QUELS SUPPORTS ? COMBIEN ? • Medias, locaux et/ ou nationaux, audiovisuels • Internet • Création de documents d’information, dépliants, affiches… • Information directe auprès des acteurs du territoire • Création d’évènements… Communiquer sur un projet participe aussi de l’évaluation de ce projet (par un regard extérieur, critique…). L’action de communication doit faire partie intégrante du projet et de son déroulement. Elle doit être prévue en amont, suivie, et bénéficier de moyens au même titre que les autres phases du projet. 7 Lorsque l’on utilise des moyens de communication extérieurs (journaux, radio…), on perd une certaine maîtrise du message (puisque c’est le journaliste qui décide des informations qu’il va faire passer). ETAPE 8 : REALISER LE PROJET Votre projet est finalisé, ça y est vous devez passer à l’action. Ainsi, cette étape va vous permettre de passer de l’idée au projet, de la réflexion à l’action. ETAPE 9 : EVALUER ET RENDRE COMPTE Cette étape permet de prendre du recul par rapport au projet, à voir dans quelle mesure les objectifs ont été atteints (partiellement ou en totalité) et à identifier les erreurs éventuelles. Cette partie ne doit pas être bâclée. Évaluer permet de mesurer l’impact de l’action, son efficacité, la manière dont elle a été conduite, afin d’en assurer le suivi ou la recadrer. Pour cela et à partir des objectifs du projet, il est nécessaire de : - Définir quelques indicateurs précis, qualitatifs et quantitatifs, afin de mesurer les résultats que vous souhaitez atteindre - Comment s’est déroulée l’action ? Quelle a été l’implication de mes partenaires? Est-ce que j’ai pu réunir les moyens dont j’avais besoin ? Est-ce que les délais et les étapes ont été respectés ? Pourquoi ? ETAPE 10 : PROLONGER L’ACTION Votre projet est une réussite, vous envisagez peut être de lui donner une suite et d’amplifier votre première expérience. Il faut donc consolider les fondations, développer votre projet. 8 ANNEXES 9 Modèle de fiche contact FICHE-CONTACT : Coordonnées de la personne rencontrée uploads/Ingenierie_Lourd/ guide-methodologique-de-la-conduite-de-projet-et-conseils-pratiques.pdf