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Votre modèle de cahier des charges prêt à l'emploi Pourquoi un cahier des charg

Votre modèle de cahier des charges prêt à l'emploi Pourquoi un cahier des charges ? Vous partez en quête d’un ERP ? Afin de bien préparer le projet, il est nécessaire de constituer un cahier des charges pour identifier les processus de l’entreprise, qualifier les besoins et choisir le prestataire qui correspondra le mieux. Ce document est votre feuille de route : il décrit comment l’entreprise fonctionne aujourd’hui, et comment elle aimerait fonctionner demain, équipée d’une solution ERP. Parce qu’il sera transmis à des prestataires pour une consultation, et qu’il sera l’intermédiaire entre les différents interlocuteurs du projet, il doit être le plus détaillé possible. Pour vous faciliter la tâche, nous vous proposons ce modèle de cahier des charges prêt à l’emploi. Sommaire Présentation de la société et de son activité 3 1 – La société 3 Fiche d’identité et chiffres clés 3 2 – La volumétrie 4 Le projet et ses objectifs 5 1 – Le contexte et les objectifs du projet 5 2 – La présentation de l’existant 6 Les processus 6 Le système d’information 6 3 – L’expression des besoins fonctionnels 6 1 Les exigences commerciales et techniques 8 1 – Les exigences commerciales 8 2 – Les exigences techniques 8 3 – Le timing du projet 9 Le calendrier de déploiement 9 Le rétroplanning de consultation 10 4 – Les éléments contractuels 11 2 Présentation de la société 1 – La société Pour débuter le cahier des charges, il est important de présenter l’entreprise, son activité, son contexte, son organisation... Voici une liste (non exhaustive) d’informations que vous devez renseigner. Fiche d’identité et chiffres clés ● Raison sociale ● Siège social ● Année de création ● Structuration globale (Business units, agences, domaines d’activité stratégiques...) ● Nombre de sociétés ● Description de leurs activités ● Dernier chiffre d’affaires et année → Toutes les données de structuration sont à décliner, pour chaque société ou chaque BU, si elles ont des missions différentes. Pour que le prestataire ait un maximum d’informations, n’hésitez pas à ajouter des éléments plus détaillés sur l’entreprise : ● Présentation détaillée de la société ● Historique ● Détail de l’offre ● Informations administratives et financières 3 2 – La volumétrie Dans le cadre d’un projet ERP, la volumétrie de l’entreprise a une importance particulière. Il s’agit de l’un des critères qui impactera le choix de la solution. Exemple BU 1 Exemple BU 2 Total Nombre de collaborateurs Dont - opérationnels Dont - fonctions support Nombre de clients existants Nombre de projets menés (par an) Nombre moyen de nouveaux clients (par mois) Panier moyen par projet (tranche) Nombre de commandes (par mois) Nombre de factures émises (par mois) Nombre de Notes de frais (par mois) Nombre de factures fournisseurs (par mois) → Toutes ces données sont à décliner, pour chaque société ou chaque BU, si elles ont des activités différentes. 4 Le projet et ses objectifs Dans cette partie, vous devez présenter le plus clairement possible les objectifs et les enjeux de la mise en place d’un ERP, ainsi que les bénéfices attendus. Pensez à prioriser les objectifs et à mettre en avant les attentes des différents interlocuteurs qui utiliseront l’outil. 1 – Le contexte et les objectifs du projet Pour quelles raisons faut-il mettre en place /remplacer une solution ERP au sein de l’entreprise ? Quels sont les objectifs de développement ? À court terme ? À long terme ? Renseignez à minima les éléments suivants. ● Le contexte général du projet et les constats Par exemple : pertes de productivité observées, coûts trop importants, problématiques de gestion des ressources… ● Les objectifs et les enjeux Par exemple : uniformiser les informations issues de tous les services, assurer la continuité des flux pour avoir la bonne information en temps réel, améliorer l’organisation de la logistique et de la production, faire une refonte et une harmonisation des systèmes d’information… → Astuce : vous pouvez décrire les objectifs et les enjeux par service – pour la direction générale, le commerce, l'administration des ventes... ● La contribution de ces objectifs à la stratégie d’entreprise Par exemple : disposer d’un SI plus fluide pour appuyer la croissance de la société. 5 ● Qu’envisagez-vous après le déploiement de l’outil ? Par exemple : nombre d’utilisateurs, ajout d’accès, déploiement de nouvelles fonctionnalités ? À moyen terme ? À long terme ? 2 – La présentation de l’existant Les processus Dans cette partie, décrivez les principaux processus de l’entreprise. ● Présentation des processus actuels (facultatif) Expliquez comment l’entreprise fonctionne actuellement (traitement des commandes, gestion des projets, achats, etc.) et quels sont les processus métier impactés par la mise en place d’un ERP. L’astuce Akuiteo Si l’entreprise a des activités différentes, il est important de penser à les décliner. N’hésitez pas également à insérer des logigrammes et des tableaux pour rendre la lecture du cahier des charges encore plus claire ! ● Formalisation des processus cibles / processus métiers souhaités Expliquez par un schéma comment l’entreprise devrait fonctionner idéalement, processus par processus. Le système d’information 6 Décrivez ici quels sont les logiciels actuellement utilisés par l’entreprise, en vous posant les bonnes questions : quel est le périmètre de chaque logiciel ? Quels sont les logiciels qui doivent être remplacés par l’ERP ? Ceux qui pourraient l’être facultativement ? Ceux qui doivent rester ? 3 – L’expression des besoins fonctionnels L’expression des besoins doit être issue d’ateliers de travail avec des utilisateurs de chaque domaine fonctionnel. Il convient ensuite de présenter les besoins en les découpant par domaine fonctionnel et / ou par processus. Posez-vous les questions suivantes : ● Quelles sont les fonctionnalités que le futur ERP doit absolument couvrir ? (must-have) ● Quelles sont les autres fonctionnalités qui sont importantes, mais pas indispensables ? (nice-to-have) L’astuce Akuiteo Découvrez comment bien distinguer un must-have d’un nice-to-have ! Le meilleur moyen de présenter ces besoins ? La grille fonctionnelle ! Ça tombe bien, on vous en a préparé une, prête à l’emploi ! Télécharger la grille fonctionnelle type 7 Les exigences commerciales et techniques Pour choisir le bon ERP, vous devez vous montrer pointilleux… mais toutes les exigences ne relèvent pas du fonctionnel. Il est temps de lister les autres critères à prendre en compte ! 1 – Les exigences commerciales Il est important de communiquer sur les critères avec lesquels vous allez évaluer le futur éditeur ou éditeur-intégrateur de logiciel ? (liste non exhaustive) ❏La couverture des besoins fonctionnels ❏L’expertise sectorielle de l’éditeur - intégrateur ❏Le coût global du projet ❏Le respect des délais de réalisation du projet (voir partie « Le timing du projet ») ❏La capacité à accompagner l’entreprise (conduite du changement, formations proposées, etc.) ❏La capacité à répondre aux besoins en standard, c’est-à-dire sans développement spécifique ❏L’évolutivité de la solution : la capacité à absorber la croissance de l’entreprise, à intégrer de nouveaux modules, de nouvelles versions... ❏L’ergonomie et la facilité d’utilisation de la solution ❏Le niveau d’engagement du prestataire sur le projet (respect des délais et pertinence de 8 l’équipe proposée) L’astuce Akuiteo Même si tous ces critères sont importants, faites l’exercice de vous donner un ordre de priorité pour choisir la bonne solution ! 2 – Les exigences techniques Voici quelques exemples de questions à vous poser. ● Quel est le mode de souscription souhaité : SaaS ou On-premise ? ● Si l’entreprise souhaite installer la solution chez elle, dispose-t-elle d’un moteur de base de données existant ? ● Depuis quel type de matériel doit-on accéder à la solution (ordinateurs, tablettes, mobile) ? ● Quelles sont les nécessités d'interfaçage de ce logiciel avec le SI existant ? Avec des tiers extérieurs à la société, par exemple des clients ? L’astuce Akuiteo Ne préjugez de rien avant et ouvrez la discussion avec les prestataires : même si vous avez des idées en tête, restez ouverts, vous pourriez bien avoir des bonnes surprises ! 3 – Le timing du projet 9 Les interlocuteurs du prestataire Avant de vous plonger dans le timing du projet, vous devez présenter les différents interlocuteurs qui seront les acteurs clés de la consultation, et auront à échanger avec les prestataires. C’est essentiel pour les relations à venir : ces personnes assureront le jeu des questions / réponses, devront réceptionner les différents documents, s’occuperont de la planification de démos, etc. Ces collaborateurs, qui doivent bien connaître les processus internes et avoir une certaine sensibilité technique pour piloter le projet, pourront ensuite accompagner le changement tout au long de la mise en place du logiciel. À l’aide d’un tableau, précisez le rôle de chacun, sa fonction au sein de l’entreprise ainsi que ses coordonnées et les moyens de communication en cas de questionnements. Le calendrier de déploiement Le planning est l’un des éléments clés de réussite : ne le négligez pas ! Et, plutôt que d’imposer un planning précis – qui, entre nous, a peu de chances d’être parfaitement respecté ! –, concentrez-vous sur les jalons qui sont importants, voire incontournables pour l’entreprise, en faisant un rétroplanning. Phase du projet Date cible Mise en production Formation des uploads/Ingenierie_Lourd/ modele-de-cahier-des-charges-erp.pdf