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NOTICE « Solvabilité II » Système de gouvernance (Version en date du 17/12/2015

NOTICE « Solvabilité II » Système de gouvernance (Version en date du 17/12/2015) TABLE DES MATIÈRES 1. Introduction ....................................................................................................................................5 2. Exigences générales en matière de gouvernance. ............................................................................5 2.1 L’organe d’administration, de gestion ou de contrôle ..........................................................5 2.2 Structure organisationnelle et opérationnelle ......................................................................5 2.3 Décisions significatives ........................................................................................................6 2.4 Documentation des décisions prises au niveau de l’organe d’administration, de gestion ou de contrôle ..................................................................................................................................6 2.5 Répartition et séparation des tâches et des responsabilités .................................................6 2.6 Réexamen interne du système de gouvernance ...................................................................6 2.7 Politiques ............................................................................................................................7 2.8 Plans d’urgence ...................................................................................................................7 3. Rémunération .................................................................................................................................8 3.1 Périmètre de la politique de rémunération ..........................................................................8 3.2 Comité de rémunération .....................................................................................................8 4. Compétence et honorabilité............................................................................................................8 4.1 Exigences de compétence ....................................................................................................8 4.1 Politiques et procédures en matière de compétence et d’honorabilité ................................9 4.2 Sous-traitance des fonctions clés .........................................................................................9 5. Gestion des risques .........................................................................................................................9 5.1 Rôle de l’organe de gouvernance dans le système de gestion des risques ............................9 5.2 Politique en matière de gestion des risques ....................................................................... 10 5.3 Fonction de gestion des risques : missions ......................................................................... 10 5.4 Politique de gestion du risque de souscription et de provisionnement ............................... 11 5.5 Politique de gestion du risque opérationnel ....................................................................... 11 5.6 Réassurance et autres techniques d’atténuation des risques - politique de gestion des risques ...................................................................................................................................... 12 5.7 Risque stratégique et risque pour la réputation ................................................................. 12 5.8 Politique de gestion actif-passif ......................................................................................... 12 5.9 Politique de gestion du risque d’investissement ................................................................ 13 5.10 Politique de gestion du risque de liquidité ......................................................................... 13 6. Le principe de la «personne prudente» et le système de gouvernance .......................................... 14 6.1 Gestion du risque d’investissement ................................................................................... 14 2 6.2 Évaluation des activités d’investissement inhabituelles...................................................... 14 6.3 Sécurité, qualité, liquidité et rentabilité des portefeuilles d'investissement ....................... 15 6.4 Rentabilité ......................................................................................................................... 15 6.5 Conflits d'intérêts .............................................................................................................. 16 6.6 Contrats en unités de compte et contrats liés à un indice .................................................. 16 6.7 Actifs non admis à la négociation sur un marché réglementé ............................................. 16 6.8 Instruments dérivés ........................................................................................................... 16 6.9 Instruments titrisés............................................................................................................ 17 7. Exigences de fonds propres et système de gouvernance ............................................................... 17 7.1 Politique de gestion du capital ........................................................................................... 17 7.2 Plan de gestion du capital à moyen terme ......................................................................... 18 8. Contrôles internes ......................................................................................................................... 19 8.1 Environnement de contrôle interne ................................................................................... 19 8.2 Suivi et communication des informations .......................................................................... 19 9. Fonction d’audit interne ................................................................................................................ 19 9.1 Indépendance de la fonction d’audit interne ..................................................................... 19 9.2 Conflits d'intérêts au sein de la fonction d'audit interne .................................................... 19 9.3 Politique d’audit interne .................................................................................................... 20 9.4 Plan d’audit interne ........................................................................................................... 20 9.5 Documentation d’audit interne ......................................................................................... 20 9.6 Tâches de la fonction d’audit interne ................................................................................. 20 10. Fonction actuarielle..................................................................................................................... 21 10.1 Tâches de la fonction actuarielle ........................................................................................ 21 10.2 Coordination du calcul des provisions techniques .............................................................. 21 10.3 Qualité des données .......................................................................................................... 21 10.4 Confrontation à l’expérience ............................................................................................. 21 10.5 Politique de souscription et contrats de réassurance ......................................................... 21 10.6 Fonction actuarielle d’une entreprise en phase de pré candidature pour l’utilisation d'un modèle interne .......................................................................................................................... 22 11. Évaluation des actifs et des passifs autres que les provisions techniques ..................................... 22 11.1 Évaluation des actifs et passifs autres que les provisions techniques.................................. 22 11.2 Procédures de contrôle de la qualité des données ............................................................. 23 11.3 Documentation en cas d'utilisation de méthodes d'évaluation alternatives ....................... 23 11.4 Révision et vérification indépendantes des méthodes d'évaluation ................................... 23 3 11.5 Supervision par les conseils et les dirigeants effectifs......................................................... 24 11.6 Indépendance de l'expert externe ..................................................................................... 24 11.7 Informations à fournir à l'Autorité de contrôle prudentiel et de résolution au sujet de l'évaluation ou la vérification externe ........................................................................................ 24 12. Externalisation ............................................................................................................................ 24 12.1 Souscription ...................................................................................................................... 24 12.2 Externalisation intragroupe ............................................................................................... 25 12.3 Politique écrite d’externalisation ....................................................................................... 25 12.4 Notification écrite à l'autorité de contrôle prudentiel et de résolution ............................... 25 13. Politiques en matière de communication à destination du public et de l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution. .............................................................................................................. 26 13.1 Politique en matière de communication d'informations à destination du public ................ 26 13.2 Politique en matière de communication d'informations aux fins du contrôle ..................... 26 14. Exigences spécifiques à la gouvernance du groupe ...................................................................... 27 14.1 Responsabilités liées à l’établissement d’exigences en matière de gouvernance interne .... 27 14.2 Système de gouvernance au niveau du groupe .................................................................. 27 14.3 Risques ayant un impact significatif au niveau du groupe .................................................. 27 14.4 Concentrations de risques au niveau du groupe................................................................. 28 14.5 Transactions intragroupe ................................................................................................... 28 14.6 Gestion des risques au niveau du groupe ........................................................................... 28 4 1. Introduction 1 La présente notice est destinée à préciser les exigences règlementaires relatives au système de gouvernance des entreprises d’assurance et de réassurance dans le régime « Solvabilité II ». 2 Sauf mention contraire, « l’entreprise » dans cette notice correspond aux organismes d’assurance ou de réassurance relevant du régime « Solvabilité II » mentionnés aux articles L. 310-3-1 du code des assurances, L. 211-10 du code de la mutualité ou L. 931-6 du code de la sécurité sociale. 3 En outre, les dispositions applicables aux entreprises s’appliquent également mutatis mutandis aux groupes mentionnés à l’article L. 356-1 du code des assurances, et faisant l’objet du contrôle de groupe mentionné aux deuxième et troisième alinéas de l’article L. 356-2 du code des assurances. Par ailleurs, ces groupes appliquent en plus les dispositions spécifiques au niveau du groupe. 2. Exigences générales en matière de gouvernance. 2.1 L’organe d’administration, de gestion ou de contrôle (Orientation 1) 4 Conformément à l’article L. 354-1 du Code des assurances, le Conseil d’administration et le directeur général1, ou, le cas échéant, le conseil de surveillance et le directoire, interagissent de manière appropriée avec tout comité que le Conseil a mis en place ainsi qu’avec l’encadrement supérieur et avec les fonctions clés de l’entreprise, en leur demandant de manière proactive des informations et en questionnant ces informations si nécessaire. 5 Au niveau du groupe, le Conseil d’administration et le directeur général, ou, le cas échéant, le conseil de surveillance et le directoire, de l’entreprise participante ou mère mentionnée respectivement aux deuxième ou troisième alinéas de l'article L. 356-2 du code des assurances interagissent de manière appropriée avec le Conseil d’administration et le directeur général, ou, le cas échéant, le conseil de surveillance et le directoire2 de toutes les entités au sein du groupe qui ont une incidence significative sur le profil de risque du groupe, en demandant des informations de façon anticipée et en émettant des doutes quant aux décisions adoptées sur des questions susceptibles d'affecter le groupe. 2.2 Structure organisationnelle et opérationnelle (Orientation 2) 6 L’entreprise dispose de structures organisationnelle et opérationnelle conçues pour soutenir les objectifs stratégiques et les activités de l’entreprise. Ces structures doivent pouvoir être adaptées aux modifications apportées aux objectifs stratégiques, aux activités ou à l’environnement dans lequel l’entreprise évolue, dans des délais appropriés. 1 Conformément à l’article L. 212-1 du Code de la mutualité, pour les mutuelles et unions mentionnées à l’article L. 211-10 du Code de la mutualité, il y a lieu d’entendre « dirigeant opérationnel » pour toute occurrence de « directeur général ». 2 Ou tout équivalent de l’organe d’administration, de gestion et de contrôle s’il s’agit d’entités étrangères. 5 7 Au niveau du groupe, l’organe désigné par les politiques écrites3 de l’entreprise participante ou mère mentionnée respectivement aux deuxième ou troisième alinéas de l'article L. 356-2 du code des assurances évalue l’incidence des modifications apportées à la structure du groupe sur la situation financière pérenne des entités concernées et réalise les ajustements nécessaires en temps utile. 8 le Conseil d’administration et le directeur général, ou, le cas échéant, le conseil de surveillance et le directoire de l’entreprise participante ou mère mentionnée respectivement aux deuxième ou troisième alinéas de l'article L. 356-2 du code des assurances ont, en vue de prendre des mesures appropriées, une connaissance appropriée de l’organisation du groupe, du modèle économique de ses différentes entités, des liens et relations entre elles, et des risques découlant de la structure du groupe. 2.3 Décisions significatives (Orientation 3) 9 L'entreprise veille à ce qu'au moins deux personnes dirigent effectivement l'entreprise et interviennent dans toute décision significative avant que celle-ci ne soit mise en œuvre. 2.4 Documentation des décisions prises au niveau de l’organe d’administration, de gestion ou de contrôle (Orientation 4) 10 L’entreprise documente de manière appropriée les décisions prises au niveau du conseil d’administration et du directeur général, ou, le cas échéant, du conseil de surveillance et du directoire et la manière dont les informations provenant du système de gestion des risques ont été prises en considération. 2.5 Répartition et séparation des tâches et des responsabilités (Orientation 5) 11 L'entreprise veille à ce que les tâches et les responsabilités soient réparties, séparées et coordonnées conformément aux politiques de l'entreprise et reflétées dans les descriptions des tâches et des responsabilités. L'entreprise veille à ce que toutes les tâches importantes soient couvertes tout en évitant les chevauchements inutiles. Une coopération efficace entre membres du personnel est encouragée. 2.6 Réexamen interne du système de gouvernance (Orientation 6) 12 L’organe désigné par les politiques écrites détermine le périmètre et la fréquence des uploads/Management/ 14-20151218-notice-solvabilite2-systeme-gouvernance.pdf