INERIS – – DVM-11-121612-08005A - HPa Fiche conseil n°18 FC18_V2 1 / 12 G GE ES
INERIS – – DVM-11-121612-08005A - HPa Fiche conseil n°18 FC18_V2 1 / 12 G GE ES ST TI IO ON N D DE ES S M MO OD DI IF FI IC CA AT TI IO ON NS S Une fiche "Gestion des modifications" a été introduite, malgré l'absence de paragraphe spécifique au sein des référentiels, afin de rassembler en une seule et même fiche les différentes exigences des référentiels touchant aux modifications. 1. Exigences des référentiels − Environnement ISO 14001 4.3.1.a: Aspects environnementaux 4.4.6 : Maîtrise opérationnelle EMAS Article 8 : Modifications substantielles Annexe II.-3.1.a : Aspects environnementaux Annexe II.-A.4.6 : Maîtrise opérationnelle − SST OHSAS 18001 4.3.1.g-h : Identification des dangers, évaluation des risques et moyens de maîtrise 4.4.6 : Maîtrise opérationnelle Correspondance avec ILO OSH 2001 3.10 Prévention des dangers 3.10.2 Gestion des changements 2. Introduction et points particuliers Les « modifications » font partie intégrante de la vie de l’entreprise. Qu’elles aient trait aux installations, aux procédés, aux produits ou à l’organisation, elles ont généralement une influence sur la maîtrise des risques. Elles imposent donc une gestion rigoureuse. La bonne gestion des modifications est essentielle et l’organisme à tout à gagner à avoir une gestion des modifications efficace. Gérer les modifications signifie « faire bien du premier coup ». Si l’organisme se pose toutes les bonnes questions a priori et suit correctement la réalisation des modifications, il y a de fortes chances qu’il y ait peu de corrections à apporter par la suite, corrections qui souvent coûtent très cher en temps et surtout en argent. De plus, se poser les bonnes questions avant de lancer une modification peut permettre d’identifier des contraintes qui seraient passées inaperçues et/ ou d’autres solutions qui peuvent être plus intéressantes en termes financiers et en termes de gestion des risques. Toute modification dans l’entreprise est susceptible d’avoir un impact sur différents éléments du système de management, notamment : - aspects environnementaux / identification des dangers, de l’évaluation et de la maîtrise du risque, - respect des exigences légales et autres exigences, - évolution des compétences, besoins en formation, sensibilisation, - documentation et maîtrise de la documentation, - maîtrise opérationnelle, - accidents et situations d’urgence potentiels… INERIS – – DVM-11-121612-08005A - HPa Fiche conseil n°18 – Gestion des modifications FC18_V2 2 / 12 L’éventuel impact d’une modification sur le premier élément susmentionné doit être systématiquement évalué afin de maintenir l’analyse des risques à jour. A défaut, la maîtrise des risques au sein de l’entreprise peut rapidement se dégrader, puisqu’il se crée une distorsion entre la vision de l’entreprise que l’on peut percevoir à travers le système et la réalité. Il est à noter que l’OHSAS 18001 précise au § 4.3.1 (planification de l’identification des dangers, de l’évaluation et de la maîtrise du risque) que : - L'organisme doit établir, mettre en œuvre et tenir à jour une (des) procédure(s) pour identifier les dangers, évaluer les risques, et mettre en œuvre les moyens de maîtrise nécessaires. - La (Les) procédure(s) d'identification des dangers et d'évaluation des risques doivent prendre en compte : […] g) les modifications ou modifications proposées apportées à l'organisme, ses activités, ou matériaux ; h) les modifications apportées au système de management de la SST, y compris les modifications temporaires, et leurs impacts sur les opérations, processus et activités ; […] Pour la gestion des changements, l'organisme doit identifier les dangers pour la SST et les risques pour la SST liés à ces modifications au sein de l'organisme, du système de management de la SST, ou de ses activités, avant d'introduire de telles modifications. La version 2009 du règlement EMAS va beaucoup plus loin en introduisant un article spécifique aux modifications dites « substantielles » (terminologie également utilisée dans la réglementation environnementale). Ces modifications doivent d’une part faire l’objet d’une analyse et d’une prise en compte interne en termes de politique, programme, SM, mais aussi, si nécessaire, d’une mise à jour de la déclaration environnementale et également d’une information auprès de l’organisme compétent en matière d’enregistrement EMAS. Les exigences légales qui peuvent découler d’une modification doivent également être analysées avec attention. A titre d’exemple, elles peuvent se traduire par une demande de permis de construire, par une déclaration au titre de la réglementation des installations classées ou par une nouvelle demande d’autorisation d’exploiter. Ces différentes démarches administratives amènent alors à respecter des exigences réglementaires spécifiques dont certaines n’ont peut être pas été identifiées dans le cadre de la veille réglementaire (cas des exigences applicables par exemple uniquement aux installations nouvelles !). L’article L. 512-15 du code de l'environnement stipule que : « Il (l'exploitant) doit renouveler sa demande d'autorisation ou d’enregistrement, ou sa déclaration soit en cas de transfert, soit en cas d'extension ou de transformation de ses installations, ou de changement dans ses procédés de fabrication, entraînant des dangers ou inconvénients mentionnés à l'article L. 511-1. » Le manquement à cette obligation est susceptible d’entraîner des sanctions administratives allant jusqu’à la fermeture des installations ou à leur suppression (article L. 514-2 du code de l'environnement) et des sanctions pénales allant jusqu’à un an d’emprisonnement et 500 000 F d’amende (article L. 514-9 du code de l'environnement). Obligation faite aux établissements SEVESO Outre les non-conformités qui peuvent découler d’une mauvaise gestion des modifications, celle-ci peut être à l’origine d’incidents voire même d’un accident majeur, notamment du fait de l’intervention d’entreprises extérieures. L’accidentologie le met largement en évidence. Aussi, le législateur a intégré un chapitre « § 4 : gestion des modifications » dans le système de gestion de la sécurité (SGS) imposé par l’arrêté du 10 mai 2000 aux établissements « SEVESO seuil haut ». L’annexe III de cet arrêté fixe comme objectif, que « Des procédures sont mises en œuvre pour les modifications apportées aux installations et aux procédés et pour la conception de nouvelles installations ou de nouveaux procédés. ». INERIS – – DVM-11-121612-08005A - HPa Fiche conseil n°18 – Gestion des modifications FC18_V2 3 / 12 3. Vue synthétique des actions à réaliser Définir les modifications Définition de modification Concevoir la modification Réaliser la modification Réceptionner la modification Documents d’analyse de la modification renseignés : identification des risques, des exigences réglementaires… Cahier des charges spécifique Modification réalisée PV de réception Documents à jour (plan, procédure…) Informations fournies par le demandeur Documents d’analyse de la modification Cahier des charges type Eléments de maîtrise des prestations Sous-traitants / Fournisseurs INERIS – – DVM-11-121612-08005A - HPa Fiche conseil n°18 – Gestion des modifications FC18_V2 4 / 12 4. 4. Actions à mettre en œuvre DEFINIR LES MODALITES CONCERNANT LA GESTION DES MODIFICATIONS Bien que non spécifiée clairement dans le cadre de l’ISO 14001, il est fortement recommandé d’établir une procédure pour la gestion des modifications. Cette procédure est imposée en termes de maîtrise opérationnelle par l'OHSAS 18001, et indirectement par le règlement EMAS. Il doit être clair que plus les activités et l’organisation sont complexes et que plus les risques sont importants, plus cette procédure revêt un caractère essentiel. A l’inverse, elle peut être extrêmement simple pour les petites entreprises à faibles risques. Pour les établissements soumis à la mise en place d’un SGS par l’arrêté du 10 mai 2000 modifié (SEVESO seuil haut), cette procédure est une exigence réglementaire. Il est cependant possible d’envisager de se passer de procédure de gestion des modifications. Dans ce cas, il convient de préciser, dans les différentes procédures du système, comment sont faites les mises à jour, lors des modifications des activités, procédés, etc. : des aspects environnementaux, des exigences légales, des compétences, des procédures… mais aussi : des plans, des gammes de maintenance, des études… P PR RO OC CE ED DU UR RE E D DE E G GE ES ST TI IO ON N D DE ES S M MO OD DI IF FI IC CA AT TI IO ON NS S ² Définir les responsabilités La procédure de gestion des modifications doit clairement faire apparaître les responsabilités de chacun durant toutes les phases de la modification : ⋅ phase de conception ⋅ phase de réalisation ⋅ phase de réception Une attention particulière doit être portée aux transferts de responsabilité lors des périodes de transition entre ces différentes phases. La procédure doit identifier les fonctions qui doivent être informées ou consultées durant le processus de modification, depuis la demande jusqu’à la mise en service. Généralement, plusieurs fonctions sont concernées : études, achats, maintenance, production, environnement, sécurité… Cette liste n’est pas exhaustive, elle doit être adaptée en fonction de l’organisation de l’entreprise. Une fonction va être consultée parce qu’elle apporte quelque chose à l’analyse du projet. Par exemple, le responsable HSE regardera particulièrement les risques HSE et les exigences réglementaires relatifs au projet. Compte tenu du nombre de fonctions qui peuvent être impliquées dans le processus, la procédure gestion des modifications interfère évidemment avec d’autres, à savoir par exemple, celles liées aux achats [Renvoi Fiche n°11 : Maîtrise opérationnelle – Achats]. Il faut uploads/Management/ 19-fiche-18-gestion-modifs-v2.pdf
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- Publié le Apv 22, 2022
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