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Rapport annuel 2016 - Audit interne AFSCA version 08-06-2017 Notre mission est

Rapport annuel 2016 - Audit interne AFSCA version 08-06-2017 Notre mission est de veiller à la sécurité de la chaîne alimentaire et à la qualité de nos aliments, afin de protéger la santé des hommes, des animaux et des plantes. Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Audit interne, Qualité & Prévention CA – Botanique Food Safety Center Bd du Jardin botanique, 55 B-1000 Bruxelles Tél. 02 211 82 11 www.afsca.be NE 0267 387 230 Rapport annuel de l’audit interne Activités 2016 Comité d’audit de l’AFSCA Rapport annuel 2016 - Audit interne AFSCA 2 / 27 Table des matières 1. Avant-propos ................................................................................................................................... 3 2. Définition, mission et objectifs de l’audit interne ............................................................................. 4 2.1. Définition ................................................................................................................................ 4 2.2. Mission et objectifs ................................................................................................................. 4 3. Acteurs du processus d'audit interne .............................................................................................. 5 3.1. Le Comité d’audit de l’Administration fédérale (CAAF).......................................................... 5 3.2. Le Service fédéral d'audit interne (FAI).................................................................................. 5 3.3. Le Comité d'audit de l'AFSCA ................................................................................................ 6 3.4. La cellule d'audit interne......................................................................................................... 6 3.5. Les experts techniques .......................................................................................................... 7 3.6. Les audits internes techniques de la DG LABO ..................................................................... 7 3.7. La DG SANTÉ – Unité F (Health and Food audits and analysis) en tant qu’acteur européen 8 3.8. Autres acteurs nationaux ....................................................................................................... 8 3.9. Cour des Comptes ................................................................................................................. 9 4. Organisation de la cellule d'audit interne ........................................................................................ 9 4.1. Structure et budget ................................................................................................................. 9 4.2. Fonctionnement de la cellule d'audit interne .......................................................................... 9 4.2.1. Profil de fonction et évaluation ....................................................................................... 9 4.2.2. Formation ....................................................................................................................... 9 4.2.3. Outils de support pour l’audit ....................................................................................... 10 4.2.4. Rapportage des activités .............................................................................................. 10 4.2.5. Amélioration continue ................................................................................................... 10 4.2.6. Fonctionnement dans le contexte national .................................................................. 11 4.2.7. Fonctionnement dans le contexte européen ................................................................ 11 5. Aperçu des activités d'audit interne en 2016 ................................................................................ 12 5.1. Activités génératrices d'assurance ....................................................................................... 12 5.1.1. Élaboration du programme d’audit 2016 ...................................................................... 12 5.1.2. Réalisation du programme d’audit 2016 ...................................................................... 12 5.1.3. Objectifs et KPI de la cellule d'audit interne ................................................................. 15 5.1.4. Conclusions principales des audits initiaux réalisés par la cellule d'audit interne ....... 16 5.1.5. Résultats des audits de suivi ........................................................................................ 17 5.1.6. Conclusions principales des audits réalisés par la DG LABO ..................................... 18 5.1.7. Aperçu des audits externes réalisés en vue de la certification et de l'accréditation de l'AFSCA 18 5.2. Activités consultatives et devoirs d'enquête spécifiques ..................................................... 19 6. Suivi des plans d'action ................................................................................................................ 20 6.1. Cellule d'audit interne ........................................................................................................... 20 6.2. DG LABO ............................................................................................................................. 20 7. Rapport du contrôle interne .......................................................................................................... 21 8. Conclusion générale ..................................................................................................................... 22 9. Abréviations .................................................................................................................................. 23 10. Annexe 1 : Programme d’audit 2016 (AIQP) ........................................................................... 24 Rapport annuel 2016 - Audit interne AFSCA version 08-06-2017 1. Avant-propos La charte de l’audit interne prévoit que le Comité d’audit de l’AFSCA rédige chaque année un rapport des activités menées en matière d’audit interne. Le présent rapport est déjà le 10e depuis l’instauration de la cellule d’audit interne à l’AFSCA. Vous trouverez dans ce rapport une description des acteurs du processus d'audit et de l'organisation de la cellule d'audit interne, un aperçu des activités d'audit effectuées en 2016, ainsi qu’un aperçu des audits externes et des principales conclusions pouvant en être tirées. En 2015, de nouveaux objectifs stratégiques et opérationnels ont été formulés dans le 5e business plan de l'AFSCA (période 2015-2017). Aucun objectif spécifique n’a été formulé pour le service d'audit interne mais un certain nombre d'objectifs opérationnels ont toutefois été prévus à titre d'actions secondaires. Veiller en permanence à la qualité et à l'efficience du travail dans le cadre d'une gestion optimale de l'organisation constitue un objectif stratégique pour le haut management. Un système de contrôle interne soutenu et implémenté par le personnel, et un système de qualité certifié ciblé sur une amélioration continue, doivent contribuer à la réalisation de cet objectif. Il relève de la mission du service d'audit interne de fournir au haut management l'assurance raisonnable que ces systèmes fonctionnent de manière efficace et efficiente. Le Comité d’audit réaffirme l'indépendance de la cellule d'audit interne au sein de l'organisation. Peter Maes, Président du Comité d’audit 2016 Rapport annuel 2016 - Audit interne AFSCA 4/27 2. Définition, mission et objectifs de l’audit interne 2.1. Définition L'audit interne est une activité indépendante et objective qui offre à une organisation une certaine assurance sur le degré de maîtrise de ses processus et activités, apporte des opportunités d’amélioration et contribue ainsi à créer de la valeur ajoutée pour l’organisation. L'audit interne aide cette organisation à atteindre ses objectifs via une approche systématique et méthodique afin d'évaluer et d'améliorer l’efficacité de ses processus de gestion des risques, de contrôle et de gestion organisationnelle (gouvernance). 2.2. Mission et objectifs L’audit interne de l’AFSCA revêt une fonction d’appréciation et d’évaluation indépendante, il a été instauré pour étudier et évaluer les activités de l’organisation afin de rendre service à l’ensemble de celle-ci. Les objectifs de l'audit interne sont les suivants : • vérifier la conformité avec les prescriptions légales (nationales et européennes) et les exigences de qualité pertinentes (normes) ; • vérifier que les processus de bonne gouvernance sont bien définis, qu'ils sont connus, compris et appliqués ; • examiner si l'AFSCA est en mesure d'atteindre ses objectifs et ce de manière efficiente ; • évaluer le bon fonctionnement, l'efficacité et l'efficience du système de contrôle interne. Les structures intégrées suivantes garantissent un haut degré d'objectivité et d'indépendance dans le processus d'audit interne : • l'emplacement de la cellule d'audit interne à un haut niveau de l'organisation, à savoir dans un service du CEO ; • l'existence d'un Comité d’audit fédéral (CAAF) et d'un Comité d'audit propre à l'AFSCA (voir points 3.1 et 3.3) ; • l'existence d'une charte d'audit et d'un code déontologique pour l'auditeur interne, reprenant entre autres les principes de base de l'audit interne (indépendance, expertise, intégrité, objectivité, accès illimité à tou(te)s les activités, propriétés, fichiers, membres du personnel et informations) ; • un contrôle indépendant périodique du processus d'audit interne par un organisme externe ; • un mode de rapportage transparent et la publication des rapports et des plans d’action sur l'intranet ; • un rapportage aux comités d'audit précités et une supervision par ceux-ci. Rapport annuel 2016 - Audit interne AFSCA 5/27 3. Acteurs du processus d'audit interne 3.1. Le Comité d’audit de l’Administration fédérale (CAAF) Depuis 2010, les activités d'audit interne de l'AFSCA sont placées sous la surveillance du Comité d’audit de l'Administration fédérale (CAAF).1 Il s'agit d'un organe consultatif indépendant, au service du gouvernement fédéral, dont l'objectif est de contribuer à une bonne gestion des services publics fédéraux et de veiller à ce que ceux-ci utilisent à bon escient l'argent des contribuables. Le CAAF prend note du programme d’audit et donne son avis à ce sujet. En 2016, le CAAF a rédigé deux rapports, dont un concernait directement le fonctionnement du système de contrôle interne de l'AFSCA. Les principales conclusions formulées dans ce rapport sont que le service d'audit interne de l'AFSCA travaille de manière professionnelle et structurée. En ce qui concerne le système de contrôle interne, l'AFSCA démontre que son organisation accorde de l'intérêt au système de contrôle interne et à l'amélioration de celui-ci. Dans son rapport, le CAAF formule une série de recommandations et d'opportunités d’amélioration. Le CAAF recommande ainsi d'ajouter au rapport un relevé clair des recommandations formulées par la Cour des Comptes et par les autres instances de contrôle, avec un état d'avancement des réalisations et un inventaire de tous les processus. De plus, le registre des risques devrait également indiquer quelles sont les personnes propriétaires de ces risques. Par ailleurs, ce registre des risques devrait être intégré dans le tableau de bord où sont enregistrées les actions correctives, préventives et d’amélioration, de manière à garantir un suivi optimal. Enfin, le CAAF conseille également de faire mention des résultats des actions d’amélioration dans le rapport. 3.2. Le Service fédéral d'audit interne (FAI) L'accord de gouvernement du 10 octobre 2014 prévoit l'organisation d'un service commun d'audit interne pour les services publics fédéraux. Le 11 décembre 2015, le conseil des ministres a approuvé un projet d'AR portant création du Service fédéral d'audit interne (FAI). Cet AR prévoit une structure en « clusters » qui serait pleinement déployée à partir de 2018. Un cluster horizontal est ainsi prévu pour les matières transversales présentes dans chaque département (RH, IT, finances, développement de l’organisation,…) et un certain nombre de clusters verticaux spécifiques afin de maintenir la connexion avec les départements. Pour chacune des organisations membres, le FAI évaluera la fiabilité de leur système de contrôle interne ainsi que leur gestion de l'organisation et des risques (bonne gouvernance). Après délibération, il s'est avéré que la réalisation d’audits légaux (tels que prévus dans l’AR) n’était pas un bon choix et qu’une séparation stricte entre les deux fonctions était souhaitée. La fonction d'auditeur légal réclame tout de même quelques autres compétences et d'autres droits. Le FAI exerce ses activités sous la supervision du CAAF et est dirigé par un responsable de l'audit interne (RAI). L'AR du 4 mai 2016 portant création du FAI2 prévoit qu'un certain nombre de services publics se uploads/Management/ 2017-06-21-rapport-annuel-ai-2016-fr-pdf.pdf