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CONTROLE INTERNE: Cycle personnel INTRODUCTION : Le contrôle interne peut être

CONTROLE INTERNE: Cycle personnel INTRODUCTION : Le contrôle interne peut être définit comme l’ensemble des sécurités contribuants à la maîtrise de l’Entreprise. Il a pour objectif d’assurer la protection et la sauvegarde de l’actif et aussi la qualité de l’information ; d’assurer la conformité de l’organisation par rapport aux lois et règlements et finalement améliorer les performances de l’entreprise. Il se matérialise par la mise en place de méthodes, de procédures, et des règles au sein de l’entité par toutes les personnes au sein de l’entreprise. Ce contrôle interne est très important pour au niveau de la comptabilité car il permet d’assurer la qualité de l’information financière et c’est d’ailleurs sur la base de son évaluation que l’auditeur va établir son programme. Etant donné que l’entreprise est composée de plusieurs cycles fonctionnant avec une certaine cohésion, le contrôle interne peut être subdivisé et analyser pour chaque cycle. Dans ce devoir, nous allons nous intéresser à l’appréciation du contrôle interne pour le cycle paie-personnel et pour cela nous allons subdiviser notre devoir en deux parties : premièrement nous allons développer des généralités du contrôle interne concernant ce cycle puis en deuxième lieu procéder à une illustration afin de mieux comprendre la partie théorique. 1 1. Le questionnaire d’appréciation du contrôle interne. 1.1. Objectifs : 1. S’assurer que les séparations de fonctions sont suffisantes. 2. S’assurer que toutes les charges et recettes relatives au personnel sont enregistrées (Exhaustivité). 3. S’assurer que les charges et produits relatifs au personnel sont réels. 4. S’assurer que les charges et produits relatifs au personnel sont correctement évalués. 5. S’assurer que les charges et produits au personnel sont correctement imputés, totalisés et centralisés. 1.2. Exemple : 1.2.1. S’assurer que les séparations de fonctions sont suffisantes. Grille de séparation des fonctions : 2 1.2.2. S’assurer que toutes les charges et recettes relatives au personnel sont enregistrées (exhaustivité). QUESTIONS Réf. Diag. OUI OU N/A NON COMMENTAIRES Référence programme de vérification des procédures 1. Les salaires sont-ils réglés sur un compte bancaire distinct ? Si oui, l’apurement de ce compte est-il régulièrement vérifié par une personne indépendante de la paie ? 2. Existe-t-il une liste : a) Des différentes retenues à effectuer sur les salaires (régimes sociaux) ? b) Des primes et avantages divers accordés au personnel ? Si oui, ces listes précisent-elles la périodicité des règlements ? Sont-elles utilisées pour provisionner les charges correspondantes ? 3. Les différentes charges sont-elles rapprochées des bases régulièrement ? 4. Le total du journal des salaires est-il rapproché avec celui du mois précédent et l’écart expliqué ? 5. Lorsque l’entreprise se substitue aux régimes sociaux pour le paiement des prestations, celles-ci sont-elles identifiées afin de permettre le suivi de leur récupération ? 6. S’assure-t-on que toutes les modifications aux données permanentes de la paie sont saisies ? 3 7. Les informations nécessaires pour le calcul des congés payés restant : a) Sur la période antérieure b) Sur la période en cours Sont-elles tenues par le service paie ? 8. le service paie a-t-il les moyens de vérifier : a) Qu’il est informé de toutes les absences ? b) Qu’elles sont toutes répercutées sur les salaires ? 1.2.3. S’assurer que les charges et produits relatifs au personnel sont réels. QUESTIONS Réf. Diag. OUI OU N/A NON COMMENTAIRE Référence programme de vérification des procédures 1. Existe-t-il un fichier du personnel contenant, pour chaque employé : a) Photo ? b) Spécimen de signature ? c) Situation de famille ? d) Date d’engagement ? e) Détail des rémunération et retenues à effectuer ? 2. Les opérations suivantes sont- elles soumises à l’autorisation d’un responsable : a) Embauche ? b) Renvoi ? c) Modification de salaire ? d) Octroi de prêt ? 3. Les données permanentes de la paie sont- elles régulièrement rapprochées du fichier individuel ? 4. L’accès au fichier du personnel est-il protégé ? 4 5. Les modifications au fichier servant à la préparation de la paie sont-elles : a) Identifiées ? b) Approuvées par un responsable ? 6. Les données variables, telles que les heures supplémentaires, les commissions… sont-elles approuvées par un responsable avant paiement ? 7. Le total des heures payées est-il rapproché avec le total des heures travaillées ? 8. Les comptes d’avances, prêts… sont-ils régulièrement : a) Confirmés avec les bénéficiaires ? b) Rapprochés de la liste du personnel ? 9. Lorsque des salaires sont payés en espèce a) Vérifie-t-on l’identité du bénéficiaire ? b) Les salaires non réclamé font- ils l’objet d’un contrôle particulier ? 10. Lorsque des salaires sont payés par virement, exige-t-on un relevé d’identité bancaire pour toute modification des coordonnées bancaires ? 11. Si des salaires sont payés à des tiers autres que l’employé, exige-t-on une procuration écrite ? 1.2.4. S’assurer que les charges et produits relatifs au personnel sont correctement évalués QUESTION Réf. Diag. OUI OU N/A NON COMMENTAIRE Référence programme de vérification des procédures 1. Les fiches de paie font-elles l’objet d’un contrôle indépendant, au moins par sondage, permettant de vérifier que les bases et taux utilisés sont corrects de même que les calculs ? 2. Les charges connexes aux salaires sont- elles périodiquement rapprochées des bases ? 5 3. le chiffre d’affaires servant de base aux commissions est-il rapproché du chiffre d’affaires comptable ? 4. les provisions pour charges à payer sur salaires sont-elles rapprochées des charges réelles ? 1.2.5. S’assurer que les charges et produits relatifs au personnel sont correctement imputés, totalisés et centralisés. QUESTION Réf. Diag. OUI OU N/A NON COMMENTAIRE Référence programme de vérification des procédures 1. L’imputation des écritures de charges et produits relatifs à la paie fit-elle l’objet d’un contrôle indépendant ? 2. Ce contrôle porte-t-il sur les imputations en : a) Comptabilité générale ? b) Comptabilité analytique ? 3. La totalisation du journal de paie est-elle périodiquement contrôlée ? 4. Les livres suivants sont-ils tenus à jours : a) Livre coté et paraphé ? b) Livre d’entré et sorties de personnel ? c) Livre de la main-d’œuvre étrangère ? 6 1.3. Intervenants :  La Direction générale  Le Service responsable du personnel pour le recrutement, l’embauche, du personnel ainsi que les calculs des provisions.  Le Service responsable paie qui établit les fiches de paie.  Le Service comptable et financier pour l’enregistrement de la paie.  Le Service de trésorerie pour le paiement des salaires.  Tous les autres services pour la saisie des temps. 1.4. Documents de support : Procédures Documents Classement comptable Comptabilisation du prêt Réception du prêt Décaissement du prêt Autorisation du prêt Expression du besoin Pointage Heure de travail Etablissement de la paie Paiement salaire La pièce de caisse (chrono caisse) Le grand livre Copie du reçu de caisse ou avis de crédit banque Pièce de caisse ou chèque Demande visée par l’autorité Demande de prêt produit par l’employé Relevés de temps manuel Fiches d’autorisation de réalisation d’heures supplémentaires, fiches de demande de congés Bulletin de paie, livre de paie, fiche de demande d’avance sur salaire Avis de virement 1.5. Etapes du cycle : 1.5.1. Respect de la réglementation : Le contrôle interne doit garantir que :  Les dispositions de la convention collective, des accords internes à l’entreprise (congés payés, primes, retraites…) sont appliquées.  Les livres légaux (livre de paie, entrées-sorties, main d ’œuvre étrangère, registre, inspection du travail…) existent et sont régulièrement tenus à jour.  La société respecte bien les règles relatives à l’établissement d ’un bilan social.  Les rémunérations des dirigeants sont conformes aux décisions les concernant. Relever les éventuels variables (primes, avantages, stocks options…) afin d’en contrôler la comptabilisation et la déclaration.  La société est à jour dans le règlement de ses cotisations. 7 1.5.2. Embauche et suivi du personnel Le contrôle interne doit garantir que :  Toute décision d’embauche est autorisée par une personne responsable.  Chaque embauche donne lieu à la création d’un dossier individuel comprenant tous les renseignements nécessaires sur le salarié et l’ouverture d’un fichier du personnel.  Les dossiers individuels sont mis à jour.  Les éléments de la paie et les dossiers individuels sont en adéquation. 1.5.3. Saisie des temps : Le contrôle interne doit garantir que :  Les fonctions de comptabilisation des temps, de vérification du calcul des relevés et de préparation de la paie sont séparées.  L’enregistrement des temps de présence est automatique pour éviter les erreurs humaines ou fraudes éventuelles.  Les relevés d’heures sont établis par des contremaîtres ou agents de maîtrise habilités n’ayant pas accès au calcul ou à la préparation des paies.  Un système fiable d’autorisation et de contrôle des heures supplémentaires existe.  Un suivi des absences (vacances, maladie…) formalisé existe (pointage, feuille de présence, fiche individuelle tenue par le chef de service…) et soit transmis systématiquement au service paie. 1.5.4. Établissement de la paye Le contrôle interne doit garantir que :  Le personnel est payé conformément aux décisions de la direction.  La réglementation est correctement appliquée (base, taux, horaires, convention collective…)  Un contrôle des calculs est effectué périodiquement par un responsable comptable, administratif ou uploads/Management/ apci-cycle-paie.pdf