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Classer ses papiers en 6 principes et 5 questions Laurence Einfalt février 14,

Classer ses papiers en 6 principes et 5 questions Laurence Einfalt février 14, 2011 · 8:30 On respire un bon coup. C’est parti pour le classement des papiers! D’abord, précisons le contexte. Si je parle de classer les papiers, c’est que j’ai déjà fait ce qu’il y avait à faire avec eux. Par exemple: lire, pointer, vérifier, montrer à mon conjoint… Je suis alors placée devant une pile de papiers à mettre "dans les bonnes cases" pour pouvoir les retrouver quand j’en aurai besoin. Les principes  Quand je garde un papier, je sais pourquoi je le garde. Ce n’est pas une solution par défaut, parce que je n’aurais pas osé le jeter ou parce que je n’aurais pas encore décidé quoi en faire  Chaque papier a un emplacement possible et un seul (ça fait peur, quand c’est dit comme ça, non? Restez avec moi, c’est plus simple qu’il n’y paraît)  Pas de rubrique "divers", "je ne sais pas", "autres", "je verrai plus tard (sans savoir quand arrivera ce "plus tard")  Chaque chemise cartonnée doit avoir un nom. Je ne me fie pas uniquement à sa couleur.  Le nom de la chemise correspond exactement à ce qu’elle contient. Je n’hésite pas à bien préciser le titre. On n’est pas limité en nombre de caractères.  Si j’ai suffisamment de chemises d’une même catégorie, je les place dans un porte-revue avec une étiquette (vous dormez avec votre étiqueteuse depuis que vous avez trouvé ce blog, je le sais) qui reprend le titre des chemises. Exemples de catégories Les catégories de documents respectent votre logique. Il faudra vous mettre d’accord avec la personne qui partage votre vie pour que chacun puisse classer et retrouver les documents de façon autonome. Ca pourrait donner quelque chose comme ça: Porte-revue HABITATION A l’intérieur, des chemises cartonnées portant le nom des catégories ci-dessous:  énergie  eau  électricité  propriété ou location (contrat et quittances)  entretien (ramonage, copropriété, jardin, chaudière…)  etc (selon votre foyer) Porte-revue PERSONNES DU FOYER Prendre une chemise cartonnée par personne et y placer les sous-chemises (souples) suivantes, selon l’âge et l’activité des membres de la famille:  identité (copie des papiers d’identité)  santé (carnet de santé, ordonnances en cours, …)  scolaire/travail (bulletins de notes de l’année en cours, contrat de travail et bulletins de salaire de l’année en cours)  cantine  transport  activités/hobbies (cartes d’abonnement, adhésions de club,…)  etc Chemise TRANSPORTS (pas assez de sous-catégories pour créer un porte-revue)  une sous-chemise Véhicule (propriété, entretien)  une sous-chemise Abonnement transports, …. A vous de créer les autres rubriques en fonction de votre vie. Voici les questions les plus fréquentes au sujet du classement: Q1: Je ne suis pas sûre que mon classement soit le meilleur. Exemple: l’assurance voiture doit-elle être dans le dossier "transport" ou dans le dossier "assurance"? Cela dépend de votre logique et de votre situation. Imaginons que tous vos contrats d’assurance soient chez la même compagnie (habitation/responsabilité civile, véhicule,…). Vous avez tout intérêt à créer une chemise Assurance et placer les quittances et échanges de courrier dans cette chemise. En revanche, si vous avez des contrats avec de multiples compagnies, classez  ce qui concerne l’assurance de votre véhicule dans votre chemise "transport",  ce qui concerne l’assurance de votre maison dans le porte-revue "maison" etc. Q2: Je n’ai pas de souci avec les documents administratifs. Ce sont les papiers "affectifs" que je ne sais pas où mettre. Ni retrouver, d’ailleurs. Vous avez juste à vous poser la question "à quelle occasion en aurai-je besoin?". Prenons les dessins de Petit Dernier. Faut-il faire une chemise "dessins de Petit Dernier" et tout mettre dedans? Pas forcément. Vous pouvez  ouvrir une chemise "dessins de Petit Dernier pour moi". Vous y mettrez ceux qu’il a créé spécialement pour vous, ceux qui vous émeuvent le plus. Vous pourrez vous y replonger, la larme à l’oeil, à volonté.  ouvrir en plus une chemise "dessins de Petit Dernier pour lui". Vous y mettrez le reste. Quand il quittera la maison, vous lui donnerez. C’est lui qui décidera s’il veut les conserver pour les montrer à ses futurs enfants. On peut faire la même chose pour les photos. Q3: Que faire des documents qui m’inspirent, que je trouve beaux? Là encore, une question toute simple "c’est pour faire quoi?" Pour vous servir de sources d’inspiration dans vos loisirs créatifs? Créez une chemise qui s’appelle comme ça: "Inspirations pour peinture". Pour vous servir dans un projet particulier? Créez une chemise qui s’appelle "Idées de décoration de salle de bain". L’objectif: chaque document doit appartenir à une chemise dont le titre lui correspond le mieux. Q4: Que faire des documents qui pourraient m’aider dans l’élaboration de mes cours/projets/présentations? D’abord être draconien(ne). Pour garder un document de cette sorte, alors que l’on trouve de plus en plus d’informations à jour et originales sur internet, il faut être sûr(e) qu’il est exceptionnel. Si c’est bien le cas, tout va reposer sur votre capacité à inventer un titre explicite, qui vous parlera encore dans six mois ou un an. Crédit Photo : Maman s'organise ! Exemple de titre qui ne marche pas si vous êtes enseignant: "grammaire CE2". Exemple de titre plus utile "accord du participe passé – exercices simples". Cette dernière chemise pouvant être dans un porte-revue "grammaire", d’ailleurs. Q5: Comment faire lorsque je me retrouve avec des chemises contenant des sous-chemises, qui contiennent elles-mêmes des sous-sous-chemises, qui….? Au secours! Avez-vous entendu parler de cet adage "le mieux est l’ennemi du bien?" On y est. Votre perfectionnisme a encore frappé. C’est bien simple, pour savoir si vous en avez fait un peu trop, comptez le nombre de gestes qu’il vous faut pour prendre ou ranger un document. Plus de 5 geste? C’est trop. Vous n’aurez pas le courage de maintenir une telle discipline. A mon avis, dans la vie quotidienne, trois niveaux de rangement suffisent largement. Exemple:  porte-revue Habitation (niveau 1)  chemise Entretien (niveau 2)  sous-chemise plus souple Entretien chaudière (niveau 3) Ca ne m’étonnerait pas que vous ayez plein de questions au sujet de cette fichue paperasse. Lâchez-vous donc dans les commentaires ci-dessous. Si je n’ai pas la réponse, d’autres l’auront certainement. 6 conseils pour organiser vos listes de tâches  Auteur : Judith Crillen sur http://www.mamansorganise.com/conseils-pour-organiser-listes-de-taches/ Cet article fait partie de la série dédiée à la méthode Zen to Done de Leo Babauta. Pour rappel, je me lance dans le défi de mettre en pratique cette méthode d’organisation en installant chaque mois une nouvelle habitude dans ma vie. Si vous souhaitez apprendre la méthode Zen to Done en ma compagnie, c’est par ici qu’on commence ! Aujourd’hui, et dans la lignée de l’article précédent Comment bien organiser vos tâches, je vais vous donner 6 petits conseils – mais ô combien utiles – pour vous aider à bien organiser vos listes de tâches. Commençons sans plus attendre ! Conseil #1 : Choisissez un support papier et un support de geek informatique. Par exemple, mon support papier est mon carnet de notes. Tandis que mon support informatique est le gestionnaire de tâches Google Tasks intégré à l’agenda Google et Gmail. C’est donc extrêmement pratique pour planifier mes tâches en fonction de mon agenda. De même, lorsque je reçois un mail qui nécessite une action que je n’ai pas le temps d’effectuer, je peux directement l’ajouter dans la liste de tâches appropriée. Conseil #2 : Notez au fur et à mesure de la journée vos tâches dans votre carnet de notes. Ainsi, à la fin de la journée, vous aurez une liste de nouvelles tâches. Attention, pas de panique cependant si votre liste de tâches ne diminue pas. C’est normal ! L’important est de constater ce que vous avez pu réaliser dans la journée. Ne vous mettez pas une pression inutile, on aura toujours à faire ! Conseil #3 : Estimez une durée pour chaque tâche. Si vous avez une idée du temps qu’il vous faudra pour réaliser cette tâche, notez-le à côté de la tâche en question. Si vous n’avez aucune idée, je vous conseille d’utiliser un minuteur afin de mesurer le temps que vous prend diverses tâches. Par exemple, je sais que vider le lave-vaisselle me prend 5 minutes, vider la machine à laver et pendre le linge, 10 minutes, prendre ma douche, m’habiller et me sécher les cheveux… 1 heure ! Vous pouvez aussi fixer un temps limite pour certaines tâches. Par exemple : 15 minutes de repassage par jour, pas plus ! Utilisez votre minuteur pour vérifier que vous ne dépassez pas le temps limite. Sauf si vous êtes vraiment motivé à continuer. Conseil #4 : Vérifiez si une échéance est d’application pour ces nouvelles tâches. Si vous devez terminer une de ces tâches à date fixe, n’oubliez pas de noter l’échéance dans votre agenda et de planifier la réalisation de cette tâche en fonction de la durée que vous aurez estimée. Conseil #5 : Répartissez vos nouvelles tâches dans uploads/Management/ astuces-pour-classer-ses-documents.pdf