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D A N S L E C A D R E D E L A M I S E E N P L A C E D ’ U N P R O G R A M M E D

D A N S L E C A D R E D E L A M I S E E N P L A C E D ’ U N P R O G R A M M E D E F O R M A T I O N A D I S T A N C E P O U R U N G R A N D C O M P T E Benchmark plateformes e-learning 6/19/11 1 D9CW2 Maud Bourgeois Plan  Executive summary  Contexte général  Budget alloué  ROI  Analyse de l’existant  Analyse des besoins  Matrice d’évaluation  Plateforme retenue  Stratégie de déploiement 6/19/11 2 D9CW2 Maud Bourgeois Executive Summary 6/19/11 D9CW2 Maud Bourgeois 3  La DSI d’une entreprise du CAC 40 cherche à s’équiper d’une plateforme LMS afin d’optimiser la formation en interne des équipes du siège à Paris et des filiales à l’étranger  La plateforme devra dans un premier temps s’adapter aux règles de « compliance » de sécurité informatique afin de garantir l’intégrité des données  Elle devra également être interopérable avec les systèmes et base données existantes et s’intégrer facilement à l’infrastructure informatique  Au delà de l’aspect « outil » qui permettra de mutualiser et de diffuser des contenus de formation existants la volonté est d’industrialiser les processus de formations internes grâce à la mise en place de véritable processus de suivi de l’évolution des apprenants Executive Summary 6/19/11 D9CW2 Maud Bourgeois 4  Une approche fonctionnelle est donc nécessaire afin de conduire cette étude et de sélectionner la plateforme la plus adaptée et adaptable au fonctionnement opérationnel existant  La solution retenue ne devra pas générer de coûts de déploiement et de maintenance trop élevés et devra être justifiée par un retour sur investissement tangible  Ce projet est un projet pilote mené par la DSI qui pourra être par la suite soutenu par la Stratégie qui choisira alors de normaliser l’utilisation de la plateforme aux autres « Business Units » si ce test est concluant  Les critères de choix seront donc à déterminer en fonction des besoins de la DSI tout en prenant en compte l’éventualité d’un déploiement beaucoup plus large Contexte Général 6/19/11 D9CW2 Maud Bourgeois 5  Présentation de l’entreprise  Grande entreprise du CAC 40 spécialisée dans la Finance de Marché  Plus de 12 000 collaborateurs dans 45 pays dans le monde  Siège et DSI à la Défense en France  DSI composée de 1000 personnes réparties entre Paris, Londres, New York, Hong Kong et Bangalore  Création d’un Pôle Formation pour la DSI en 2001  Ce Pôle est en charge du déploiement et du suivi des formations en interne de la DSI en plus des formations individuelles proposées par le service RH Activités 1/2 6/19/11 D9CW2 Maud Bourgeois 6  La DSI est composée de 3 grandes entités  La R&D qui regroupe les équipes de développement informatique  Le support qui gère toutes équipes dédiées à la résolution des problématiques liées à l’utilisation des applications par la salle des marchés  Le pôle formation qui gère tous les besoins en formation internes tant sur les aspects techniques que fonctionnels finance Activités 2/2 6/19/11 D9CW2 Maud Bourgeois 7  Les missions du Pôle Formation  Accueil et formation : accompagner et former les nouveaux arrivants sur les procédures techniques (infrastructures) et opérationnelles (gouvernance), la prise en main des applications  Documentation : accompagner les utilisateurs des applications développées en interne dans leur connaissance des processus métiers et de l’évolution des outils informatiques et technologies associées  Knowledge Management : soutenir la formation par l’accès aux bases de connaissances, la mutualisation des documents de référence techniques et fonctionnels, la mise à disposition d’outils performants et innovants permettant la création de communautés de pratiques et de connaissances Budget 1/2 6/19/11 D9CW2 Maud Bourgeois 8  Stratégie budgétaire en mode Projet  Le budget alloué en mode Projet est de 18k€ soit 0,5 FTE sur l’année à répartir sur une période déterminée par le responsable du projet en fonction des autres objectifs définis dans les SMARTS de l’équipe pour 2011 et des impératifs et priorités de la production  Une partie de la charge projet pourra être absorbée en Best Effort par des membres d’autres équipes intéressées par ce projet dans le cadre des initiatives transversales de la DSI  Etant donné que ce projet est un projet pilote à l’initiative de l’équipe Pôle Formation le budget alloué est restreint dans un premier temps  Il n’est pas envisageable d’avoir à payer un coût de licence par jetons utilisateurs Budget 2/2 6/19/11 D9CW2 Maud Bourgeois 9  Stratégie budgétaire en mode Baseline  Le budget alloué en mode Baseline devra être absorbé par le Pôle Formation mais tous les membres de l’équipe devront se former à la plateforme, un budget formation est donc à prévoir (négocier quelques jours de consulting avec l’éditeur retenu)  Il faudra pouvoir recruter un stagiaire pour absorber la charge en médiatisation des contenus existants  L’hébergement serveur pourra être mutualisé et le coût sera alors quasi transparent (faire une estimation de poids des supports de formation/capacité de stockage/coût serveur sur 5 ans avec un DBA)  L’administration de la plateforme et notamment la création des comptes utilisateurs et la gestion des habilitations nécessite le recrutement d’une personne à l’IT à plein temps ROI 6/19/11 D9CW2 Maud Bourgeois 10  Retour sur investissement  Les coûts de déploiement de la plateforme sont moindres et le projet est rentable au bout de 3 mois  Les coûts de maintenance sont minimes et peuvent être mutualisés avec les coûts de maintenance généraux  Cette solution offre une flexibilité qui permet de réduire considérablement les coûts générés par le déplacement des formateurs, et la fréquence de ces déplacements (1 formation déployée pour « n » utilisateurs partout dans le monde)  La réduction des risques opérationnels grâce à la garantie de pouvoir fournir en continu un service de formation de qualité accessible à tous, à tous moments, en asynchrone et partout dans le monde  Une initiative qui permet de réduire l’empreinte carbone en diminuant le nombre de déplacements des formateurs et qui va dans le sens de la démarche RSE de l’entreprise Analyse de l’existant 1/2 6/19/11 D9CW2 Maud Bourgeois 11  Infrastructure technique du SI  L’architecture WAMP existante est composée du :  Système d’exploitation Windows (XP, VISTA)  Serveur Web Apache  Langage de script PHP  Serveur de Base de Données MySQL  Client FTP Filezilla Analyse de l’existant 2/2 6/19/11 D9CW2 Maud Bourgeois 12  Organisation opérationnelle  L’équipe Pôle Formation mettra à disposition une ressource à plein temps (1 FTE) sur 3 mois pour réaliser les tâches suivantes :  Recueil et analyse du besoin auprès des futurs utilisateurs  Consolidation des supports de formations existants et transposables directement sur la plateforme  Analyse du besoin de médiatisation des autres supports de formations  Ecriture des spécifications techniques et fonctionnelles  Suivi du budget et reporting projet  L’équipe Support mettra ponctuellement à disposition une ressource pour suivre le déploiement technique de la plateforme par le consultant de l’éditeur retenu (0,1 FTE) sur 1 mois Analyse du besoin 1/2 6/19/11 D9CW2 Maud Bourgeois 13  Spécifications techniques  Langage de l’interface : Anglais  Bande passante : 0,5 > 2 à 4 > 100 Mbps  OS : Windows XP SP2, SP3, W2000, VISTA, Windows7  Navigateur Web : IE6 utilisé par 75% mais une mise à jour IE7 est prévue pour octobre 2011 sur Paris, doit aussi être compatible avec Firefox >=3.6 et Google Chrome  RAM : 512 M  Existence d’un firewall sur chaque BU : préciser les ports à ouvrir car il existe des filtrages sur certaines BU  Version de Flash : version 9  Niveau d’autorisation des utilisateurs des postes (installation de plugins) : les utilisateurs n’ont pas les droits d’administration leur permettant d’upgrader leur plugin Flash Analyse du besoin 2/2 6/19/11 D9CW2 Maud Bourgeois 14  Spécifications fonctionnelles  Evaluer et suivre la progression des apprenants (côté Formateur)  Agencer le contenu par thématiques orientées métiers  Créer une matrice des compétences reliées aux thématiques  Suivre son évolution et connaître les objectifs pédagogiques attendus (côté apprenants)  Développer des réseaux et des communautés de pratiques et de connaissances  Communiquer en synchrone et en asynchrone (chat audio et vidéo, mail, forum)  Possibilité de customiser l’interface pour développer les portails d’équipe Matrice d’évaluation 1/4 6/19/11 D9CW2 Maud Bourgeois 15  Critères d’évaluation  Consultation de la documentation de référence en ligne et des forums  Consultation des comparatifs, des analyses et des retours d’expériences d’experts reconnus  Présélection des plateformes répondant aux critères éliminatoires  Installation et test des outils  Scénario de test (en fonction des critères décisifs)  Elaboration d’une matrice fonctionnelle d’aide à la décision Matrice d’évaluation 2/4 6/19/11 D9CW2 Maud Bourgeois 16  Critères de uploads/Management/ benchmark-moodle-chamilo.pdf