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© Formations Innovation – Gestion du temps et des priorités DEVENIR UN PROFESSI

© Formations Innovation – Gestion du temps et des priorités DEVENIR UN PROFESSIONNEL EFFICACE : LA GESTION DU TEMPS, DES ACTIVITÉS ET DES PRIORITÉS 2 TABLE DES MATIERES I.Êtes-vous un bon gestionnaire du temps ?...................................................3 II.L’organisation et l’ordre..............................................................................4 III.......................................................Optimiser son environnement de travail 5 IV.....................................................Gérer la paperasse électronique et papier 7 V.Instaurer des dates précises.......................................................................10 VI......................................................................................Les outils de gestion 13 VIII...........................................................................................La planification 15 IX...................................................................................................Les priorités 17 X.Connaître sa période de productivité.........................................................19 XI.....................................................................................La gestion des tâches 20 XII................................................................................Les mangeurs de temps 22 XIII.........................................................................Déléguer de façon efficace 23 XIV......................................................................Maximiser ses déplacements 27 © Formations Innovation – Gestion du temps et des priorités 3 I. Êtes-vous un bon gestionnaire du temps ? a) Dans un premier temps faites le portait du parfait ou de la parfaite gestionnaire de son temps. Gère et reconnaît les priorités Capacité de déléguer : pas de «dump and run» Bon communicateur Capacité à dire non Connaissance des échéanciers Savoir négocier son temps Savoir planifier Faire preuve de discipline et de rigueur Gérer les interruptions (appels, courriel, personnes) Savoir bien évaluer le temps pour les tâches Être bien organisé b) Cochez le score sur 3 qui correspond à votre réalité. 3 = Excellent, 2=Moyen, 1=Faible Énoncés 1 2 3 1. Je suis organisé 2. Je termine toujours mon action en cours et je gère la nouveauté 3. Je sais dire non 4. Je planifie efficacement mes suivis 5. Je gère efficacement mes courriels 6. Je sais regrouper les tâches de même nature 7. Je travaille habituellement en continu sans m’interrompre 8. J’ai de bonnes méthodes de travail 9. Je bloque dans mon agenda du temps pour moi 10.Je maîtrise bien mes télécommunications 11.Je maîtrise bien les interruptions 12.Je respecte bien mes cycles d’énergie 13.Je sais communiquer efficacement 14.Je sais bien déléguer 15.J’évite de procrastiner 16.Je sais bien prioriser 17.Je suis bon dans la planification à court, moyen et long terme Sous-total Grand total © Formations Innovation – Gestion du temps et des priorités 4 Résultats 41 à 51 Vous êtes un très bon gestionnaire de votre temps. Au cours de cette formation vous peaufinerez vos techniques qui sont déjà très bonnes. 26 à 40 Vous vous sentez souvent dépassé par les tâches. Il vous arrive d’être un peu à la dernière minute et vous pouvez parfois vous sentir stressé face à la quantité de choses à gérer. 25 et moins Ça ne va vraiment pas. Vous sentez que vous tournez en rond et les tâches s’accumulent comme les feuilles à l’automne. Cette formation vous sera très utile. Le temps de travail continu sans pause ne devrait pas dépasser les 90 minutes ! II.L’organisation et l’ordre Les effets des piles Surcharge sur le plan mental Augmentation du temps de décision Sentiment de culpabilité et d’insatisfaction Absence de visualisation de son emploi du temps Augmentation de son temps de recherche Oublis fréquents Matière à réflexion :  Donnez-vous une note sur 10 pour l’organisation de votre plan de travail. Y a-t-il place à amélioration ? Trucs et solutions  N’utilisez pas les babillards pour y mettre des tâches ! Servez-vous en pour afficher votre horaire de travail. © Formations Innovation – Gestion du temps et des priorités 5  Inscrivez dans votre carnet de notes les idées qui vous viennent durant la journée et revenez-y à la fin de la journée pour les planifier. La recherche le dit : Prévoir 15 à 20 minutes de planification à chaque matin avant de débuter le travail. Un employé col blanc passait 10,7% de sa semaine à chercher des documents papiers et informatiques, soit l’équivalent de plus de 5,5 semaines par an. III. Optimiser son environnement de travail La règle d’or de l’ergonomie au travail : Pratique et confortable Matière à réflexion :  L’organisation des boutons et cadrans dans la cabine de pilotage d’un avion est basé sur le principe d’organisation efficace. Les éléments les plus utilisés sont les plus rapprochés du pilote… Est-ce que votre environnement de travail est organisé comme un poste de pilotage ?  Est-ce que votre chaise de travail est confortable ?  Vos tiroirs de classeur sont-ils surchargés ? Si vous faisiez l’exercice aujourd’hui, combien de dossiers ou de papier retiriez-vous de vos classeurs ? %  Est-ce que votre écran d’ordinateur est à la hauteur de vos yeux ?  Donnez-vous une note sur 10 pour l’organisation du contenu de votre ordinateur. Y a-t-il place à amélioration ? © Formations Innovation – Gestion du temps et des priorités 6 Trucs et solutions  Utilisez des livres pour élever votre écran d’ordinateur  Investissez sur une chaise de travail adéquate et ergonomique.  La surface de travail sur votre table ne devrait servir qu’au travail en cours ! La recherche le dit : 60 % des objets sur notre table de travail ne servent pas. © Formations Innovation – Gestion du temps et des priorités 7 IV. Gérer la paperasse électronique et papier Dompter la paperasse en 5 étapes faciles ! Étape 1 : Trier Étape 2 : Épurer Étape 3 : Classer Étape 4 : Gestion quotidienne Étape 5 : Ménage annuel Étape 1 : Trier Classer en 4 catégories a) Revues et magazines b) Prospectus c) Routine (et doutes) d) Prioritaire (urgent et important) Étape 2 : Épurer 1) Revues et magazines/Prospectus  Annuler l’abonnement  Une seule copie à faire circuler  Planifier du temps de lecture  S’en occuper à l’arrivée  Conserver un dossier de lecture  Ne jamais feuilleter 2 fois 2) Routine  Créer une boîte de documents ‘’Routine’’. 3) Prioritaire  Créer une boîte prioritaire dans laquelle se trouve ce qui est essentiel.  Si tâches + 1heure : Planifier un horaire dans la semaine pour s’occuper du contenu de cette boîte et classer dans l’échéancier à chemises (voir étape 4). © Formations Innovation – Gestion du temps et des priorités 8 Étape 3 : Classer  Outils : Classeur, chemises à dossier, chemises suspendues.  On classe pour retrouver  Pas de surclassement (ex : pièces d’identité)  Analyser l’information et choisir un système de classification (alphabétique, couleur, numérique, chronologique)  Le plus ressent sur le dessus. Où classer les documents ? Fréquence d’utilisation Distance Quotidien Portée de main Hebdomadaire Portée de bras Mensuel Portée de jambe Archives Portée de corps Plan de classification CATÉGORIES INFORMATIONS IMPORTANTES Administration (AD) Gestion des affaires internes Déplacement Itinéraire de voyage, déclaration de kilométrage, information de voyage, Airmiles, etc. Formation continue Séminaires, atelier de formation, avancement de la carrière, attestations de formation, formations offertes, etc. Règlement de l’entreprise Plan d’évacuation en cas d’incendie, règlement interne. Comptabilité (CO) Utilisé pour l’enregistrement des transactions commerciales et la préparation des états financiers d’une entreprise. Comptes payables Paiements mensuels, reçu de dépenses, les avances de fonds, les dettes, dépenses du personnel, les factures de fournisseurs, location d’auto, prêts, etc. © Formations Innovation – Gestion du temps et des priorités 9 Finances Budget, plans à long terme, rapports mensuels, estimations, Légal (LG) Documents relatifs à la loi ou avocats Contrats et ententes Bail, accords, contrats, propositions, bons de commande, licences et permis, réclamations, garanties, etc. Marketing (MK) Relatif à l’achat et la vente dans un marché. Développement de l’entreprise Plans de commercialisation, partenariats stratégiques, campagnes, kiosques d’exposition, offre de services. Publicité Copies de publicités, listes de diffusion, grilles de tarifs, graphisme, logos, dessins, illustrations, canevas, photos, designs. Ressources humaines (RH) Gestion des employés. Description de tâches Affichage de postes, tâches de travail. Employés Dossiers des employés, évaluation du rendement, cv, salaires, rémunérations. Voici quelques règles à suivre pour la gestion de vos dossiers électroniques :  Limitez le nombre de dossiers apparents à 7.  Limitez le nombre de sous dossier afin de réduire le nombre de clics pour atteindre les fichiers (3 à 5 clics maximum)  Le nom de vos dossiers électroniques peuvent ressembler à ceux de vos dossiers papiers. Trucs et solutions © Formations Innovation – Gestion du temps et des priorités 10  Principe du classement : One in, one out !  Créez des filtres ou dossiers dans votre système de gestion de courriel afin de pouvoir mieux les trier. L’important est de vous assurer de vider votre boîte de réception à tous les jours! Étape 4 : Gestion quotidienne Type d’outils L’échéancier à chemise Diviser en 12 mois de l’année Ajouter 31 dossiers pour les journées du mois Les documents de routine Ex : Agenda, dossiers actifs, guides de référence, cartable de vente, etc. Garder à portée de main mais hors de la vue. Le courrier papier Déchiqueter ou recycler Déléguer Faire (10 minutes ou moins) Développer (+ de 10 minutes) : échéancier Classer Étape 5 : Le ménage annuel Une journée par année faites une nouvelle épuration de vos classeurs et débarrassez-vous de ce qui est inutile ! V.Instaurer des dates précises Nous avons en moyenne 150 tâches en cours. En effet, si vous faites le total de toutes les tâches qui se retrouvent autour de vous, dans votre boîte de réception, sur des mémos, lettres, cahier de notes, agenda uploads/Management/ cahier-de-formation-gestion-du-temps.pdf