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CARTOGRAPHIE DES PROCEDURES Description du document Date mise à jour Cartograph

CARTOGRAPHIE DES PROCEDURES Description du document Date mise à jour Cartographie des procédures 4/15/2021 Historique du document Date Acteur Nom et Prénom 4/15/2021 Désiré KOMELAN Annick YAPI Diffusion Destinataire Secret Confidentiel INTERNE Champ d'application : Instruction numero 008 05 2015 régissant les modalités d'exercice des établissements émetteurs de monnaie éléctroniqu LES ORGANES DE LA CFP ABREVIATION DEPARTEMENT CONSEIL D'ADMINISTRATION CA CONSEIL D'ADMINISTRATION COMITE EXECUTIF COMEX SECRETARIAT GENERAL SG EXPLOITATION OPEX DIRECTION GENERALE OPERATIONS DIR. CONFORMITE DAF DSI DIR. MONETIQUE DRH DIRECTION GENERALE DIRECTION DES OPERATIONS DIR. CONFORMITE DIR. MONETIQUE TRESORERIE FINEX SUPPORT SUPP DAF CONFORMITE MONETIQUE DSI DRH ARTOGRAPHIE DES PROCEDURES Date mise à jour Auteur Version 4/15/2021 Désiré KOMELAN Création Historique du document Approbateur Modification Version M.DIOMANDE création version v1 e Information Public Pour intégration des établissements émetteurs de monnaie éléctronique dans les Etats membres de l'UMOA. FONCTIONS CYCLES MISSIONS GOUVERNANCE PCA ADMINISTRATEURS Il définit la stratégie de l'entreprise. DG DIR. COMMERCIAL RESP. COMPLIANCE DAF DSI DIR. MONETIQUE DRH MANAGEMENT LA CREATION DES UV SUIVI DE L'ENCOURS Il est en charge de la mise en œuvre de la stratégie votée en CA ASSITANT DE DIRECTION PROCEDURE ADMINISTRATIVE Il veille à l'application des orientations administratives. Il joue un rôle de coordinateur aupres des différents services. DIRECTEUR COMMERCIAL DIRECTEUR MARKETING DIRECTEUR COMMUNICATION AGENT DE CONFORMITE RESP. BACK OFFICE GESTION COMMERCIALE GESTION DE LA PLATEFORME MONETIQUE GESTION DE LA MONNAIE ELECTRONIQUE CONTRÔLE INTERNE Il accompagne la Direction dans la mise en œuvre de la stratégie opérationnelle de l'entreprise. TRESORIER RESP. BACK OFFICE AGENT DE CONFORMITE COMPTABILISATION DES OPERATIONS CONTRÔLE DE GESTION Il est en charge de suivre les opérations. DSI RH GESTION DU SI GESTION DES RH Il appui la mise en œuvre de la stratégie l'entreprise. CARTOGRAPHIE DE Description du document Cartographie des procédures Historique du Date Acteur 4/15/2021 Diffusion Destinataire Secret Mission : Il définit la stratégie de l'entreprise. ORGANE CYCLE SOUS-CYCLE CA GOUVERNANCE FINANCE Commissairat aux comptes Expertise comptable NOTAIRE Etude notariale JURIDIQUE Conseil AUDIT AUDIT CA LA POLITIQUE DE GOUVERNANCE CARTOGRAPHIE DES PROCEDURES ption du document Date mise à jour phie des procédures 4/15/2021 Historique du document Acteur Nom et Prénom Approbateur Désiré KOMELAN M.DIOMANDE Annick YAPI Destinataire Confidentiel INTERNE Public INTIUTÉ DATE DE CREATION DEPARTEMENT ACTEUR 4/19/2021 Direction générale 4/20/2021 DAF DAF 4/21/2021 DAF DAF lettre de mission de l'étude notariale 4/22/2021 Direction générale Lettre de mission du cabinet juriduque 4/23/2021 Direction juridique Le processus de gestion des réunions d’un CA la convocation aux AG AGO et AGE Les proces verbaux "Politique de bonne gouvernance Plan d'action de bonne gouvernance DG PCA le commissaire aux comptes le commissaire aux comptes suppléants La mission du cabinet d'expertise comptable le processus de validation des comptes annuels DG DG DAJ Audit interne Audit externe Indicateur (rapport annuel) Plan de continuité des activités - Avant sinistre - Après sinistre Auteur Version Désiré KOMELAN Création Modification Version création version v1 Information Pour intégration DOCUMENTATION ARCHIVAGE REVISION EXIGENCES REGLEMENTAIRES Registre des risques RISQUES CARTOGRAPHIE DES PROCEDURES Description du document Date mise à jour Cartographie des procédures 4/15/2021 Historique du document Date Acteur Nom et Prénom Approbateur 4/15/2021 Désiré KOMELAN M.DIOMANDE Annick YAPI Diffusion Destinataire Secret Confidentiel INTERNE Public Mission : Il est en charge de la mise en œuvre de la stratégie votée en CA ORGANE PROCEDURES CYCLES DATE DE CREATION DEPARTEMENT ACTEUR COMEX MANAGEMENT CREATION DES UV SUIVI DE L'ENCOURS ES Auteur Version Désiré KOME Création Modification Version création version v1 Information Pour intégration DOCUMENTATION ARCHIVAGE REVISION EXIGENCES REGLEMENTAIRES CARTOGRAPHIE DES PROCEDU Description du document Cartographie des procédures Historique du document Date Acteur 4/15/2021 Diffusion Destinataire Secret Mission : Il veille à l'application des orientations administratives. Il joue un rôle de coordinateur aupres des différents services. ORGANE CYCLE SOUS-CYCLE INTITULÉ SG PROCEDURE ADMINISTRATIVE Courrier Gestion du courrier Planning Organisation des réunions Déplacements & missions Gestion du planning Gestion de l'agenda/réunion Déplacements & missions les documents confidentiels l'archivage OGRAPHIE DES PROCEDURES Date mise à jour Auteur Version 4/15/2021 Désiré KOME Création Historique du document r Nom et Prénom Approbateur Modification Version Désiré KOMELAN M.DIOMANDE création version v1 Annick YAPI Destinataire Information Confidentiel INTERNE Public Pour intégration DATE DE CREATION DEPARTEMENT ACTEUR DOCUMENTATION ARCHIVAGE 4/19/2021 Secrétariat général Assistante de direction 4/20/2021 Secrétariat général Assistante de direction REVISION EXIGENCES REGLEMENTAIRES Description du document Cartographie des procédures Date Acteur Diffusion Destinataire Secret Mission : Il accompagne la Direction dans la mise en œuvre de la stratégie opé ORGANE CYCLE SOUS-CYCLE GESTION DE PROJET GESTION COMMERCIALE MARKETING COMMUNICATION INTERNE EXTERNE OPEX GESTION COMMERCIALE VENTE MONNAIE ELECTRONIQUE CRÉATION DES UV GESTION DES UV RELATION CLIENT MONNAIE ELECTRONIQUE SUIVI DE L'ENCOURS RAPPORTS OPÉRATIONNELS CONFORMITE GESTION DES RISQUES CONTROLE PERIODIQUE CONTROLE PERMANENT CONTROLE INTERNE CONFORMITE KYC/KYB PROTECTION DES DONNEES CARTOGRAPHIE DES RISQUES REPORTING RÈGLEMENTAIRE CONFORMITE LBC / FT PROTECTION DES DONNEES REPORTING RÈGLEMENTAIRE CINEMATIQUE DES OPERATIONS IDENTIFICATIONS / EVALUATION DES RISQUES GESTION DES RISQUES Emission Acquisition CARTOGRAPHIE DES PROCEDURES Description du document Cartographie des procédures Historique du document Confidentiel ns la mise en œuvre de la stratégie opérationnelle de l'entreprise. INTITULÉ PROCEDURE DATE DE CREATION 4/20/2021 4/20/2021 PRODUCTION DEVELOPPEMENT PROJET INFORMATION Ouverture d'un projet en marque blanche Projet d'étude Étude de faisabilité Étude de marché Benchmark Plan stratégique Plan opérationelle Merchandising Branding Elaboration du plan strategique Elaboration du plan opérationnelle Plan média Communication institutionnelle communication interne Stratégie de communication Mise en œuvre de la strategie de communication 4/21/2021 Prospecter Enrôlement client Contractualiser une vente Ouverture d'un compte Gestion du porte feuille client Piloter son activité Facturation Reporting Prospection commerciale Négociation commerciale - La démo / la découverte - le pré-closing - l'argumentaire - le closing - le parrainage Enrôlement client Signature du contrat Initier une demande d'ouverture de compte Animation commerciale Elaboration d'outils d'aide à la vente Administration des ventes - Elaborer d'un BC - devis - fature proforma - facture normalisée - bon de livraison - bon de reapprovionnement Elaborer un reporting journalier,hebdo,mensuel Service client Identifier ses clients Fidéliser ses clients Développer sa qualité de service Contacter le service client prise en charge du client type de reclamation Ouvrir un ticket affecter un ticket Traitement de reclamation clôture de la reclamation reporting Methode de verification de l'identité Politique de fidelisation (à quel moment , comment) Contrôle qualité de service Initier une demande Valider une demande Initier de demande d'UV interne et externe Validation d'une demande d'UV Pré-financement Initier une demande d'appro Valdier une demande d'appro Découvert Initier une demande d'approvisionnement Valider une demande 4/24/2021 Contrôle périodique Manuel conformité 4/30/2021 5/1/2021 Politique de LBC/FT 5/2/2021 5/3/2021 Politique de protection des données 5/4/2021 Cartographie des risques 5/5/2021 5/6/2021 transactions en émissions trx en acquisitions Suivi des opérations (entrant et sortant) Suivi par type (channels) d'opérations Suivi des transactions (émissions, acquisitions) Extraction des transactions - nombres - valeurs - Type - Genre Transmission Commisions Edition des rapports opérationnelles Contrôle permanent niveau 1 Contrôle permanent niveau 2 Enrôlement client KYC Enrôlement client KYB Politique de gestion des risques liés à l'activité BCEAO CENTIF GIABA APIF ARTCI 5/1/2021 5/3/2021 5/4/2021 Risque strategique Risque financier Risque opérationnel Risque réglementaire Risque de fraude Risque de reputation Risque lié au partenariat Risque politique Risque technologique - Procédure d'identification et - procédure d'evaluation des risques Contrôle interne permanent - niveau 1 - niveau 2 Périodique Contrôle externe (périodique) -Politique de gestion des risques - Contrôle interne Permanent et périodique Vérification d' identité client (KYC,KYB) la validation juridique et à la signature des contrats Poilitique d'identification Verification de l'authenticité d'une pièce Procédure d'accès aux différentes listes Activités suspectes Signalement Politique de LBC/FT Sécurité et confidentialité de l'information Politique de protection des données à caractère personnel - Secret - Conf identiel - interne - externe - pour diffusion BCEAO CENTIF GIABA APIF ARTCI Procédure d'accès à la plateforme COCOTIER Date mise à jour Auteur Version 4/15/2021 Désiré KOMELAN Création Nom et Prénom Approbateur Modification Version Désiré KOMELAN M.DIOMANDE Création version v1 Annick YAPI Information INTERNE Public Pour intégration DEPARTEMENT ACTEUR DOCUMENTATION ARCHIVAGE MARKETING Directeur marketing COMMUNICATION Directeur communication Plan média Plan marketing Benchmark (grille tarifaire) Directeur commercial Directeur commercial FORCE DE VENTE Plan d'action commerciale Fiche technique des partenaires ( profil, commission, les channels, personnes ressources) Configuration des commissions) Définition de tous les channels Fiche de prospection Formulaire d'identification Bon de commande devis Facture Présentation offre commercile offre tarifaire catalogue produit Argumentaire de vente Formulaire d'identification Questionnaire de satisfaction client Preuve de depot (ordre de virement) Formulaire de demande Rapport CONFORMITE Directeur conformité CONFORMITE Directeur conformité CONFORMITE Directeur conformité CONFORMITE Directeur conformité CONFORMITE Directeur conformité CONFORMITE Directeur conformité CONFORMITE Directeur conformité CONFORMITE Cartographie des risques CONFORMITE Directeur conformité CONFORMITE Directeur conformité CONFORMITE Directeur conformité CONFORMITE Directeur conformité Liste noire Liste blanche PEP ( Personne Politiquement Exposée) Signalements Guide d'utilisation ( canevas) REVISION EXIGENCES REGLEMENTAIRES CA Description du document Cartographie des procédures Date 4/15/2021 Diffusion Secret Mission : Il se charge du flux des opérations ORGANE CYCLES SOUS-CYCLES COMPTABILITE Principes generaux Moyen mis en œuvre Documents comptable Exploitation saisie classement FINEX Comptabilisation des opérations TRESORERIE Banque Caisse CONTRÔLE DE GESTION Pré-financement Réapprovisionnement comptabilité générale trésorerie COMPTABILISATION DES OPERATIONS LIEES A LA uploads/Management/ cartographie-des-procedures-v5-05052021.pdf